Wird ein Mitarbeiter ohne eigenes Zutun krank, hat er gegenüber seinem Arbeitgeber Anspruch auf bis zu 42 Kalendertage Entgeltfortzahlung. Auslöser für diesen Anspruch ist die Arbeitsunfähigkeit, die vom Arzt festgestellt wird. Dabei kommt es generell nicht darauf an, welcher Art die Tätigkeit im Betrieb ist. Einzige Ausnahme sind Beschäftigte, deren Arbeitsverträge von vornherein auf maximal vier Wochen befristet sind. Mindestens vier Wochen muss auch ein neues Arbeitsverhältnis ununterbrochen bestehen, ehe es im Krankheitsfall zu einem Anspruch auf Entgeltfortzahlung kommt. Erst nach Ablauf dieser Wartezeit setzt die Fortzahlungsverpflichtung des Betriebes ein. Dabei hat die Wartezeit keinen Einfluss auf die maximale Anspruchsdauer von sechs Wochen.
Umlageverfahren U1: Ausgleich für Arbeitgeber
Um zu verhindern, dass kleine Betriebe durch die Entgeltfortzahlung in wirtschaftliche Not geraten, gibt es das so genannte Umlageverfahren U1. In diese Entgeltfortzahlungsversicherung werden Beiträge eingezahlt, die sich nach dem jeweiligen Umlagesatz der Ausgleichskasse sowie den Arbeitnehmerentgelten der Beschäftigten richten. Bis zu 70 Prozent der Entgeltfortzahlungskosten werden den teilnehmenden Betrieben von der Umlagekasse der zuständigen gesetzlichen Krankenversicherung erstattet, wobei die Höhe variieren kann: Sie hängt zum Teil auch von verschieden hohen Umlagesätzen ab. Welche Unternehmen per Gesetz zur Teilnahme verpflichtet sind, richtet sich nach der Zahl ihrer Mitarbeiter.
Ob Ihr Betrieb dazugehört, können Sie zum Beispiel mit Hilfe unseres Umlagerechners selbst feststellen.
Berechnung der Entgeltfortzahlung
Wie viel der Betrieb seinem erkrankten Mitarbeiter zahlen muss, richtet sich grundsätzlich nach dem Bruttoentgelt, das er innerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erzielt hätte. Zum fortzuzahlenden Entgelt gehören deshalb auch Leistungen wie Gefahren-, Nacht-, Sonntags- oder Feiertagszuschläge und eine etwaige betriebliche Vermögensbildung. Auch laufende Sachleistungen, wie zum Beispiel freie Unterkunft und Verpflegung, müssen weiter gewährt werden. Dagegen spielen erwartete Überstunden keine Rolle, es sei denn, es gibt anderslautende einzel- oder tarifvertragliche Regelungen. Leistungen, für die der Mitarbeiter entstandene Kosten nachweisen müsste, fallen durch die Arbeitsunfähigkeit erst gar nicht an: dazu zählen beispielsweise Reisekosten und Spesen. Einmalbezüge, wie etwa Weihnachtsgratifikationen oder Gewinnbeteiligungen werden dagegen in der Regel während einer bestehenden Arbeitsunfähigkeit gezahlt. Dies ist in Tarif- oder Arbeitsverträgen geregelt.
Das fortzuzahlende Gehalt wird in der Regel wie folgt berechnet:
Bezieht der erkrankte Mitarbeiter einen Stundenlohn, werden die wegen Arbeitsunfähigkeit ausgefallenen Stunden mit dem Stundenlohn multipliziert.
Beispielrechnung 1:
Udo K. erhält einen Stundenlohn von 14,00 Euro. Vom 3.12. bis zum 7.12. (5 Werktage) ist er arbeitsunfähig. Seine regelmäßige Arbeitszeit in einer Woche beträgt 40 Stunden.
Entgeltfortzahlung:
- 40 Stunden x 14,00 Euro = 560 Euro
Bei einem Monatslohn richtet sich das fortzuzahlende Entgelt nach den tatsächlich ausgefallenen Arbeitstagen. Dazu ermitteln Sie zunächst den Tagesbetrag, indem Sie das Monatsgehalt durch die Anzahl der Arbeitstage des betreffenden Monats teilen. Anschließend multiplizieren Sie diesen Betrag mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage.
Beispielrechnung 2:
Stefanie P. ist Frisörin und erhält ein Bruttogehalt von 1.100 Euro pro Monat. Im November (22 Arbeitstage) ist sie vom 1. bis zum 14. (10 Werktage) arbeitsunfähig.
Entgeltfortzahlung:
- 1.100 Euro : 22 Arbeitstage = 50 Euro
- 50 Euro x 10 AU-Tage = 500 Euro
Spiegelt das Ergebnis nicht die tatsächlichen Verhältnisse wieder, ist der Berechnungszeitraum auf drei Monate (zwölf bzw. 13 Wochen) zu erweitern (vgl. dazu Beispielrechnung bei leistungsabhängiger Entlohnung).
Entgeltfortzahlung bei leistungsabhängiger Entlohnung
Auch wenn Arbeitnehmer nach Leistung bezahlt werden, wie etwa Akkordarbeiter, ermittelt man das fortzuzahlende Entgelt vergangenheitsbezogen: Berechnungsgrundlage ist das Arbeitsentgelt des letzten abgerechneten Monats. Zunächst wird der sogenannte Tagesakkordsatz errechnet. Dazu teilt man das Arbeitsentgelt des Vormonats durch die jeweilige Anzahl der Arbeitstage des laufenden Monats. Danach multipliziert man den Tagesakkordsatz mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage. Da Akkordlohn jedoch erfahrungsgemäß monatlichen Schwankungen unterliegt, empfiehlt es sich, von vornherein die letzten drei Monate (zwölf bzw. 13 Wochen) als Richtgröße anzusetzen.
Beispielrechnung 3:
Holger H. ist Fliesenleger und erhält einen Akkordlohn. Vom 20.11. bis 5.12. (12 Werktage) ist er arbeitsunfähig. In den vorangegangenen drei Monaten hat er folgende Verdienste erzielt:
- Oktober (22 Arbeitstage): 2673,50 Euro
- September (20 Arbeitstage): 2.487,30 Euro
- August (23 Arbeitstage): 2.810,05 Euro
Berechnung des Tagesakkordsatzes:
- Oktober: 2673,50 Euro
- September: 2.487,30 Euro
- August: 2.810,05 Euro
- Insgesamt: 7.970,85 Euro
7.970,85 : 65 Arbeitstage = 122,63 Euro/Arbeitstag
Entgeltfortzahlung vom 20.11. bis 05.12.:
- 122,63 Euro x 12 AU-Tage = 1.471,56 Euro
Aus Tarif- und Arbeitsverträgen können sich andere Berechnungsweisen ergeben.
Entgeltfortzahlung bei mehreren Erkrankungen
Der Arbeitgeber muss das Entgelt nicht unbegrenzt für jede Erkrankung des Beschäftigten fortzahlen: Innerhalb eines Zeitjahres (Zwölf-Monats-Frist) zahlt er grundsätzlich nur für insgesamt sechs Wochen (42 Kalendertage) wegen derselben Krankheit. Selbst dann, wenn sich der Anspruch auf mehrere Krankheitszeiträume verteilt. Ist der Anspruch des Mitarbeiters von maximal sechs Wochen Entgeltfortzahlung aufgebraucht, setzt die Zahlung von Krankengeld durch seine gesetzliche Krankenversicherung ein.
Ob auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arztes "Erstbescheinigung" oder "Folgebescheinigung" steht, ist kein zuverlässiges Indiz über den Anspruch auf Entgeltfortzahlung: Wird ein Mitarbeiter nämlich nach überstandener Krankheit am ersten Tag seiner Rückkehr an den Arbeitsplatz erneut krankgeschrieben, dann steht auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wiederum "Erstbescheinigung"; auch wenn beide Erkrankung auf derselben Ursache beruhen. Aus diesem Grund sollten Sie sich bei mehrfachen Erkrankungen eines Mitarbeiters direkt an die zuständige Krankenkasse wenden. Generell sind Krankenkassen befugt, Arbeitgebern mitzuteilen, ob die er-neute Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten auf derselben Ursache beruht. Die Übermittlung von Diagnosedaten an Arbeitgeber ist jedoch nicht zulässig. Falls der Beschäftigte vor Beginn einer neuen Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit fehlte, besteht allerdings in jedem Fall ein neuer Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung.
So gehen Sie bei mehreren Erkrankungszeiträumen vor:
Ist Ihr Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten zweimal krankgeschrieben,
- schauen Sie zunächst, ob seit der letzten Arbeitsunfähigkeit sechs Monate vergangen sind.
- Ist das der Fall, hat er erneut Anspruch auf volle sechs Wochen Entgeltfortzahlung.
- Liegen zwischen den Krankschreibungen weniger als sechs Monate, so fragen Sie die zuständige Krankenkasse, ob die neue Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht.
- Ist das der Fall, dann müssen Sie nur so lange Lohn oder Gehalt fortzahlen, bis der Anspruch auf sechs Wochen, der durch die erste Arbeitsunfähigkeit ausgelöst wurde, insgesamt ausgeschöpft ist.
Entgeltfortzahlung bei Hinzutritt einer weiteren Krankheit
Auch wenn Ihr Mitarbeiter parallel oder versetzt an verschiedenen Krankheiten leidet, müssen Sie grundsätzlich nur sechs Wochen lang am Stück Entgeltfortzahlung leisten. Dabei gilt folgende Ausnahme: Endet Krankheit A bevor sechs Wochen vergangen sind – und ist Krankheit B ab diesem Zeitpunkt alleinige Ursache für die Arbeitsunfähigkeit, so ist zu prüfen, ob für die hinzugetretene und nunmehr allein fortbestehende Arbeitsunfähigkeit bereits eine anrechenbare Vorerkrankung besteht. Sollte dies der Fall sein, besteht noch Anspruch auf Entgeltfortzahlung für den Rest, der für diese Krankheit an sechs Wochen fehlt. Nach 42 Tagen ununterbrochener Entgeltfortzahlung, endet die Zahlungsverpflichtung des Arbeitgebers.
Entgeltfortzahlung bei Vorsorge- und Rehamaßnahmen
Die Ansprüche Ihres Mitarbeiters beschränken sich jedoch nicht nur auf dessen Arbeitsunfähigkeit: Auch bei medizinisch notwendigen Vorsorge- und Reha-Maßnahmen sind Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet, selbst wenn der krankhafte Gesundheitszustand noch nicht zur Arbeitsunfähigkeit führt. Voraussetzungen sind, dass die Maßnahme von einem Sozialleistungsträger (gesetzliche Unfall-, Renten- oder Krankenversicherung) bewilligt wurde und stationär erfolgt. Dabei ist unerheblich, ob die Kosten voll übernommen werden; schon die Bezuschussung reicht, um einen sechswöchigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung auszulösen. Liegt der medizinischen Maßnahme und einer vorangegangenen Arbeitsunfähigkeit allerdings dieselbe Krankheit zugrunde, kann sich dadurch der Anspruch während der Kurmaßnahme verkürzen.
Anspruch des Arbeitgebers bei einem Unfall, an dem ein Dritter Schuld hat
Kommt es zu einem Unfall, an dem ein Dritter Schuld ist, dann können Arbeitgeber ihrerseits Forderungen stellen: In der Regel hat der Mitarbeiter nämlich einen Schadensersatzanspruch wegen des Verdienstausfalls. Dieser Anspruch geht dann in Höhe des fortgezahlten Entgelts, der Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und gegebenenfalls auch einer zusätzlichen Altersversorgung auf das Unternehmen über, bei dem der Mitarbeiter beschäftigt ist. Es versteht sich von selbst, dass nur dann Ansprüche erhoben werden können, wenn diese Beträge auch tatsächlich fortgezahlt wurden. Damit die Ansprüche schnellstmöglich rechtlich geltend gemacht werden können, ist der Mitarbeiter dazu verpflichtet, seinem Arbeitgeber ohne Umweg alle nötigen Informationen zu liefern. Trägt der Beschäftigte zudem eine Mitschuld, erhält das Unternehmen auch weniger Geld.
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