Die erstmalige Ausstellung eines SV-Ausweises erfolgt auf Antrag des Arbeitnehmers; der Antrag kann formlos gestellt werden. Weiterhin wird ein neuer SV-Ausweis auf Antrag ausgestellt, wenn sich eine Namensänderung ergibt oder der SV-Ausweis abhanden gekommen ist. Zuständig für die Annahme der Anträge auf Ausstellung eines SV-Ausweises ist in der Regel die Krankenkasse, von der die Krankenversicherung durchgeführt wird. Der Antragsteller muss bei Antragstellung das 15. Lebensjahr vollendet haben. Zurückgegebene SV-Ausweise werden von den Krankenkassen vernichtet.
Als personenbezogene Daten des Arbeitnehmers enthält der SV-Ausweis ausschließlich:
- die Versicherungsnummer
- den Familiennamen
- ggf. den Geburtsnamen
- den Vornamen
Zusätzliche, aber nicht personenbezogene Daten sind:
- der Aufdruck „Sozialversicherungsausweis“
- der Name des ausstellenden Rentenversicherungsträgers
- das Ausstellungsdatum und eine fortlaufende Vordrucknummer
Der Arbeitgeber hat sich bei Beginn der Beschäftigung den SV-Ausweis des Arbeitnehmers zur Einsichtnahme vorlegen zu lassen. Zum Nachweis sollte eine Kopie angefertigt und zu den Lohnunterlagen genommen werden.
Geringfügig Beschäftigte können mit ihrem Arbeitgeber vereinbaren, dass der SV-Ausweis für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses durch den Arbeitgeber aufbewahrt wird.
Bis zum 31. Dezember 2008 musste der SV-Ausweis in bestimmten Wirtschaftsbereichen mitgeführt werden. Seit dem 01. Januar 2009 dient der SV-Ausweis nur noch der Übermittlung der Versicherungsnummer bei Aufnahme der Beschäftigung, da sich gezeigt hat, dass er kein geeignetes Instrument zur Bekämpfung von Schwarzarbeit und illegaler Beschäftigung ist.
Durch den Wegfall der Mitführungspflicht zum 01. Januar 2009 ist der Arbeitnehmer stattdessen in folgenden Gewerben verpflichtet, amtliche Personaldokumente, wie den Personalausweis oder Reisepass mitzuführen und auf Verlangen vorzulegen:
- Baugewerbe
- Schaustellergewerbe
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die am Auf- und Abbau von Messen beteiligt sind
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personen- und Güterbeförderung (außer Werksverkehr)
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Fleischwirtschaft
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, einmalig jeden Arbeitnehmer nachweislich und schriftlich über die Mitführungs- und Vorlagepflicht zu belehren. Dieser Hinweis muss für die Dauer der Dienst- oder Werkleistungen aufbewahrt und auf Verlangen bei Prüfungen vorgelegt werden. Verstöße der Arbeitnehmer gelten als Ordnungswidrigkeiten, welche mit Geldbußen bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
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