Viele (Handwerks)betriebe stehen früher oder später vor dem Problem: Das Unternehmen läuft – aber irgendwann ist der Punkt erreicht, an dem es nicht mehr weitergeht. Immer mehr Kunden kommen mit Aufträgen – alles läuft über den Schreibtisch des Chefs. Doch da ist kein Platz mehr. Also müssen Aufträge abgelehnt werden, während gleichzeitig beim Chef die Arbeitsbelastung das Privatleben aufzufressen beginnt.
So delegieren Sie richtig
Die Lösung scheint einfach, doch vielen Betriebsinhabern fällt es schwer, sie in die Praxis umzusetzen: die Abgaben von bestimmten Aufgaben oder ganzen Aufgabenbereichen an bestimmte Mitarbeiter – mit der dazugehörigen Verantwortung.
Keine Frage, mit der höheren Verantwortung steigen auch Motivation der Mitarbeiter und ihre Bindung an den Betrieb. Damit das für beide Seiten erfolgreich verläuft, gilt es Fehler zu vermeiden.
Etwa, wenn der Chef nur „Mickeymaus-Aufgaben“, also kleine, eher unbedeutende Aufgaben delegier. Oder wenn die Aufgabe nicht klar definiert wird und die Kompetenzen nicht klar geregelt sind. Bestehen Sie als Chef auf Ergebnissen, aber nicht auf Perfektion. Es gibt meist mehrer Wege, die zum Ziel führen. Machen Sie sich folgende Maxime zu eigen. Rechtzeitig „gut“ ist besser als „perfekt“, aber zu spät.
Wer delegiert, muss loslassen können. Nur dann macht Delegieren Sinn. Nicht nur für den Betrieb oder die Mitarbeiter, sondern auch für den Chef. Ziel ist es schließlich, Stress zu vermeiden und Freiräume zu schaffen. Und davon profitieren letztendlich alle.
Fünf Schritte zum erfolgreichen Delegieren
1. Aufgaben
Überlegen Sie, welche Aufgaben sich delegieren lassen. Das sind in der Regel Routinearbeiten aus dem Tagesgeschäft, zum Beispiel Material bestellen, Maschinen und Fahrzeuge warten, Aufmass nehmen oder kleinere Angebote erstellen. Projekte und Sonderaufgaben.
2. Mitarbeiter
Wählen Sie den richtigen Mitarbeiter aus. Das hängt natürlich von der Aufgabe ab: Ist es eine Routineaufgabe oder wird ein Stellvertreter gesucht? Welche Fachkompetenz ist erforderlich? WIst die neue Verantwortung für den Mitarbeiter Ansporn oder fühlt er sich überfordert? Vor allem bei komplexen Aufgaben sollten Sie das Anforderungsprofil so präzise wie möglich schriftlich fixieren.
3. Verantwortung
Legen Sie den Entscheidungsrahmen fest: In welchen Grenzen darf der Mitarbeiter selbständig entscheiden und handeln? Welche Kompetenzen, welche Budgetverantwortung, welche Weisungsbefugnisse bekommt er? Ziel für den Chef muss sein, dass er nur noch bei wirklich wichtigen Fragen angesprochen wird. Machen Sie es sich zur Regel, dass Ihre Mitarbeiter keine Anfrage ohne einen dazugehörigen Lösungsvorschlag an Sie weitergeben.
4. Motivation
Jeder Mitarbeiter muss seine Tätigkeit im Rahmen des Ganzen verstehen, vor allem die Gründe und Bedeutung bestimmter Aufgaben. Klare Anweisungen, die auch Freiraum für eigenes Entscheiden lassen, stärken die Motivation. Auf diese Weise setzen sich die Mitarbeiter auch mehr für Kunden und Unternehmen ein. Sie entwickeln eigene Lösungen und tragen dazu bei, die gemeinsame Zukunft des Unternehmens zu gestalten.
5. Ergebniskontrolle
Abgeschlossen wird die Delegation durch die Kontrolle. Am besten geschieht das durch einen Soll-Ist-Vergleich mit den Vorgaben, die der Mitarbeiter bei der Übertragung der Aufgabe bekommen hat. Gut ist auch, wenn der Mitarbeiter einbezogen wird: Was hat geklappt, was könnte besser gemacht werden? – das sind entscheidende Fragen für die künftige Delegierung von Aufgaben. Und wenn etwas noch nicht so geklappt hat, wie erhofft, gibt eine Fehleranalyse wertvolle Hinweise.
