In einer Umfrage der Münchener Schell Marketing Consulting unter Mitarbeitern und Führungskräften beziffernten die Befragten den Anteil an produktiven Meetings auf 52 Prozent. Jedes zweite Meeting ist also vertane Zeit. Dabei helfen einige einfache Regeln, Besprechungen effektiver zu gestalten.
Investieren Sie in die Vorbereitung
Das fängt mit einer optimalen Vorbereitung an. Besprechungen dienen unterschiedlichen Zwecken: um Informationen weiter zu geben, Ideen zu sammeln, für gute Ergebnisse zu loben, Probleme zu analysieren und zu lösen, neue Aufgaben zu erläutern, Verantwortlichkeiten zu verteilen, Termine festzulegen oder Entscheidungen zu treffen. Doch nicht für jeden dieser Anlässe braucht es tatsächlich eine Besprechung. Denn die kostet auf jeden Fall Zeit und Geld. Je seltener und effektiver Besprechungen sind, desto besser. Bei weniger komplexen Sachverhalten genügen auch ein Memo, einige Telefonate, Mails oder ein Aushang. Erster Schritt zur Effizienzsteigerung: Prüfen Sie die Notwendigkeit der Besprechung.
Nächster Schritt: Definieren Sie Inhalte und konkrete Ziele der Besprechung so knapp wie möglich und so genau wie nötig. Aus dieser Tagesordnung ergibt sich die Auswahl der Teilnehmer. Wenn es beispielsweise um die Anschaffung einer neuen Maschine geht, müssen die Mitarbeiter aus der betreffenden Abteilung und aus der Beschaffung dabei sein. Jeder Teilnehmer sollte schriftlich informiert werden, worum es in der Besprechung geht und von wann bis wann sie dauert.
Führen Sie das Gespräch
Als Leiter der Besprechung sind Sie dafür verantwortlich, dass Tagesordnung und Zeitplan eingehalten werden. Stellen Sie zu Beginn die einzelnen Punkte vor und fragen Sie, ob die Teilnehmer etwas ergänzen wollen. Denken Sie an die Ziele, die Sie festgelegt haben. Trägt das momentan Diskutierte zur Zielerreichung bei? Wenn nicht, lenken Sie das Gespräch freundlich, aber bestimmt auf das eigentliche Thema zurück. So verhindern Sie ein Ausufern und Abschweifen.
Visualisieren Sie schwierige Zusammenhänge. Dann können die Teilnehmer sie leichter verstehen und behalten. Dazu eignet sich am besten ein Flip-Chart oder eine Pinnwand, weil die dargestellten Grafiken und Tabellen während der gesamten Besprechung nebeneinander sichtbar bleiben – diese Möglichkeit bieten Overhead-Projektor und Beamer nicht. Halten Sie in regelmäßigen Abständen die Zwischenergebnisse fest, am besten nach jedem TOP. Das hilft, den Überblick zu behalten und Missverständnisse zu vermeiden.
Tipps für Mitarbeiter & Chef
- Durch eine gute Vorbereitung tragen Sie dazu bei, dass die Besprechung schnell über die Bühne gehen kann: Arbeiten Sie die Unterlagen durch und sammeln Sie alle erforderlichen Informationen aus Ihrem Zuständigkeitsbereich.
- Scheuen Sie sich nicht, nachzufragen, wenn Ihnen etwas unklar ist. Scheinbar simple Fragen tragen oft dazu bei, neue Ideen zu entwickeln. Sagen Sie, was Sie denken – gerade auch, wenn Sie anderer Meinung sind. Unterschiedliche Auffassungen führen vielleicht zu neuen Lösungen.
- Beginnen Sie pünktlich, warten Sie nicht auf Nachzügler und liefern Sie ihnen auch keine Zusammenfassung des bereits Besprochenen – das demotiviert die Pünktlichen und ermuntert zum Zuspätkommen.
- Hören Sie als Vorgesetzter zu. Lassen Sie die Aussage des Mitarbeiters stehen – sonst demotivieren Sie ihn. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter ernst, sonst werden sie sich in Zukunft mit Beiträgen zurückhalten.
- Überfrachten Sie die Tagesordnung nicht. Endlos-Besprechungen führen oft dazu, dass mancher Teilnehmer früher geht und dann einen entsprechenden Informationsverlust hat. Ergibt sich unerwartet bei einem Tagesordnungspunkt erheblicher Diskussionsbedarf, vertagen Sie das Thema. Fassen Sie die wichtigsten Fakten zusammen, verteilen Sie erforderliche Zuarbeiten und bereiten Sie das Thema für die nächste Beratung auf.
