Die richtige Sprache
Im Gegensatz zum persönlichen Bereich ist im Geschäftsleben Vorsicht vor einem allzu saloppen Ton geboten. Vor allem schlecht oder missverständlich formulierte E-Mails lösen häufig Rückfragen im schlimmsten Fall sogar ablehnende Reaktionen aus.
Gerade der schnelle Mailverkehr verführt zu lockerer und legerer Sprache. Deshalb ist es wichtig, bestimmte Regeln zu beachten, um dem Empfänger das Gefühl zu vermitteln, dass Sie ihn ernst nehmen – oder sicherzustellen, von ihm ernst genommen zu werden. Die meisten Mail-Programme verfügen mittlerweile über eine Rechtschreibprüfung, unterstrichene Wörter sollten Sie nachschlagen. Durchgängige Groß- oder Kleinschreibung ist nur schwer lesbar. Auch Emoticons gelten als unprofessionell. Berater Günther Weick: „Texte sollten Sie so schreiben, dass auch ohne Smiley keine Missverständnisse entstehen.“
Der Name des Empfängers und die korrekte Anrede gehören in den Mailtext. Kollegen und Mitarbeiter, die Sie gut kennen, können Sie mit ‚Hallo’ begrüßen. „Bei Kunden, Geschäftspartnern oder Vorgesetzten heißt die zeitgemäße Anrede: ‚Guten Tag, Herr …’“, sagt Irmtraud Schmitt. Der erste Absatz des Textes enthält das Wichtigste, dann folgen die Details – maximal fünf Absätze (ca. fünf Zeilen), für längere Texte empfiehlt sich ein Anhang. Die Schlussformel darf aus dem üblichen Rahmen fallen, zum Beispiel ‚Beste oder herzliche' Grüße’ anstatt 'freundliche Grüße'. Abgerundet wird die Mail durch die Signatur, in der alle Angaben stehen, die der andere benötigt, um Sie anzurufen oder Ihnen zu schreiben.
Effizient und stressfrei kommunizieren
Stellen Sie sich auf jeden Fall die Frage, ob E-Mail die beste Form des Austauschs ist. Irmtraud Schmitt, Autorin des Buchs „Geschäftsbriefe und E-Mails schnell und professionell" rät bei bestimmten Themen davon ab: „Sie eignet sich nicht für heikle, sensible und emotional geladene Nachrichten. Als schriftliche Dokumentation kann sie schnell in unbefugte Hände gelangen.“ Wenn Sie jemanden kontaktieren, den sie nicht gut kennen, greifen Sie lieber zum Telefonhörer. Denn sonst besteht bei der Form oder der Formulierung die Gefahr von Missverständnissen. E-Mail-Coach Günther Weick: „Für wichtige Schreiben lohnt sich der zusätzliche Aufwand für einen Brief, etwa wenn Sie sich besonders bedanken wollen. Der Empfänger nimmt das positiv zur Kenntnis.“
Wenn es eine E-Mail sein soll, achten Sie auf den Verteiler. Weick empfiehlt, nur dem Empfänger eine cc-Kopie zu schicken, der über den Vorgang als solchen (aber nicht über den Inhalt) informiert werden soll. Er kann sie ungelesen löschen. Formulieren Sie Ihre Mail so, dass der Adressat wenig Arbeit damit hat und wenig Nachfragen muss. Das fängt mit der Betreff-Zeile an. Texten Sie so, dass er sofort weiß, worum es geht. Tabu sollte eine leere Zeile sein, sonst scheitert die Nachricht am Spam-Filter.
Tipps für Mitarbeiter & Chef
- Sie müssen nicht jede E-Mail sofort lesen und bearbeiten. Das wirkt sich meist störend auf den Arbeitsablauf aus. Richten Sie sich E-Mail-Zeiten ein, z. B. morgens, mittags und abends jeweils 5 bis 10 Minuten. Dann arbeiten Sie alle aufgelaufene Post ab.
- Fügen Sie die Mail-Adresse erst nach dem Schreiben der E-Mail ein. Das verhindert, dass Sie halbfertige Mails aus Versehen senden.
- Gestalten Sie die Signaturen Ihrer Firma einheitlich. Gesetzlich vorgeschrieben sind seit 2007 in gewerblichen Mails alle Angaben, die auch auf einen Geschäftsbrief gehören, beispielsweise der Handelsregistereintrag.
- Mails sind zeitaufwendiger als ein Meeting, wenn komplexe Themen diskutiert werden müssen. Bessere Alternative: eine Video- oder Telefonkonferenz.
