Entgeltfortzahlung

Ist ein Arbeitnehmer krankheitsbedingt arbeitsunfähig, hat der Arbeitgeber für maximal 42 Tage Entgeltfortzahlung zu leisten. Auch im Falle von Schwanger- und Mutterschaft einer Arbeitnehmerin ist das ausfallende Einkommen zu ersetzen – als Mutterschutzlohn bzw. Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.

Mit diesen arbeitsrechtlichen Ansprüchen sieht sich das Lohnbüro stetig konfrontiert, häufig genug gehen damit komplexe Fragestellungen einher.  

Darüber hinaus gibt es noch das das Umlageverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (Umlagesätze), mit dem die Arbeitgeberaufwendungen in den genannten Fällen ausgeglichen werden. Und natürlich auch hier den einen oder anderen Fallstrick, welchen es zu beachten gilt.

Bis zu sechs Wochen lang hat ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) das volle Arbeitsentgelt fortzuzahlen, wenn dieser infolge eines Arbeitsunfalls oder einer Erkrankung seine Arbeitsleistung nicht erbringen kann. Bei der Berechnung haben die Betriebe einiges zu beachten.

Wird ein Mitarbeiter ohne eigenes Zutun krank, hat er grundsätzlich gegenüber seinem Arbeitgeber Anspruch auf bis zu 42 Kalendertage Entgeltfortzahlung. Auslöser für diesen Anspruch ist die Arbeitsunfähigkeit, die vom Arzt festgestellt wird. Einzige Ausnahme sind Beschäftigte, deren Arbeitsverträge von vornherein auf maximal vier Wochen befristet sind.

Wartezeit: Mindestens vier Wochen muss ein neues Arbeitsverhältnis ununterbrochen bestehen, ehe es im Krankheitsfall zu einem Anspruch auf Entgeltfortzahlung kommt. Erst nach Ablauf dieser Wartezeit setzt die Fortzahlungsverpflichtung des Betriebes ein.

Bei krankheitsbedingter Einstellung der Arbeitsleistung im Laufe eines Arbeitstages bzw. einer Arbeitsschicht stellt das für die ausgefallenen Arbeitsstunden dieses Tages bzw. dieser Schicht gezahlte Arbeitsentgelt keine Entgeltfortzahlung im Sinne des EFZG dar. Der Zeitraum der 42 Kalendertage Entgeltfortzahlung beginnt bei diesen Fällen am darauffolgenden Kalendertag.

Umlageverfahren U1: Ausgleich für Arbeitgeber

Um zu verhindern, dass kleine und mittlere Betriebe (max. 30 anrechenbare Arbeitnehmer) durch die Entgeltfortzahlung in wirtschaftliche Not geraten, gibt es das Umlageverfahren U1 nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG). In diese Entgeltfortzahlungsversicherung werden Beiträge eingezahlt, die sich nach den jeweiligen Umlagesätzen der zuständigen Ausgleichskasse (Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale) sowie den rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelten der Beschäftigten richten.

Bis zu 80 Prozent der Entgeltfortzahlungskosten können den teilnehmenden Betrieben erstattet werden. Die Höhe der Erstattung kann variieren. Sie wird von der Wahl des Arbeitgebers aus den verschieden hohen Erstattungssätzen bestimmt, die in der Satzung der jeweiligen Krankenkasse festgelegt sind.

Tipp: Ob Ihr Betrieb per Gesetz zur Teilnahme verpflichtet, können Sie ganz leicht mithilfe unserem Umlagerechner feststellen. 

Berechnung der Entgeltfortzahlung

Für die Berechnung der Entgeltfortzahlung ist das Bruttoarbeitsentgelt im Sinne des Arbeitsrechts maßgebend (also nicht im Sinne des Lohnsteuer- bzw. Sozialversicherungsrecht).

So zählen zum Bruttoarbeitsentgelt:

  • der gesamte Barlohn im arbeitsrechtlichen Sinne (Stunden-, Wochen-, Monats-, Akkord- und Schichtlohn usw.)
  • laufend gewährte Sachleistungen (z. B. Kost oder Wohnung) und Deputate; kann freie Station in natura nicht gewährt werden (weil sich z. B. der arbeitsunfähige Arbeitnehmer nicht beim Arbeitgeber aufhält), gilt für die Berechnung der Lohnsteuer und der Sozialversicherungsbeiträge der amtliche Sachbezugswert
  • Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeitszuschläge
  • Erschwernis- und Gefahrenzuschläge
  • Schmutzzulagen, soweit diese dem Arbeitnehmer nicht zusätzliche Kosten zum Beispiel für Reinigungsmittel ersetzen sollen
  • soziale Zulagen (Familien- und Kinderzuschläge, Wohnungsgeld und Ortszulagen)
  • Trinkgelder, soweit darauf ein rechtmäßiger Anspruch besteht (z. B. Bedienungsgelder im Hotel- und Gaststättengewerbe)
  • vermögenswirksame Leistungen, die der Arbeitgeber laufend gewährt
  • Inkassoprämien
  • Nachzahlungen, wie z. B. rückwirkende Entgelterhöhungen, die der Arbeitnehmer in einer Summe erhält
  • Funktionszulagen, Wegezeitvergütungen oder andere Leistungen, die pauschal vergütet werden

Bei der Berechnung der Entgeltfortzahlung unberücksichtigt bleiben jedoch Auslösungen, für die der Arbeitnehmer entsprechende Kostennachweise erbringen muss, wie die Erstattung von Fahrtgeld, Reisekosten, Spesen ebenso wie Trennungsentschädigungen, Werkzeuggeld und der Ersatz für Arbeitskleidung.

Einmalige Leistungen, wie z. B. Gewinnbeteiligungen, Abschlussgratifikationen, Weihnachtszuwendungen, Beihilfen und Unterstützungen, Prämien für Verbesserungsvorschläge und Anwesenheitsprämien, bleiben ebenfalls unberücksichtigt.

Entgeltfortzahlung bei Zeitlöhnen

Ausgangsbasis für die Entgeltfortzahlung ist stets die regelmäßige Arbeitszeit, die aufgrund einer Krankheit nicht geleistet werden kann. Wird die Arbeitsleistung nach Stunden bezahlt, ist die Entgeltfortzahlung also aus den durch die Arbeitsunfähigkeit ausgefallenen Stunden und dem jeweiligen Stundenlohn zu berechnen.

Beispiel 1: 

Udo K. erhält einen Stundenlohn von 14,00 Euro. Vom 3.12. bis zum 7.12. (5 Arbeitstage) ist er arbeitsunfähig. Seine regelmäßige Wochenarbeitszeit beträgt 40 Stunden.

Entgeltfortzahlung:

40 Stunden x 14,00 Euro = 560,00 Euro

Bei Arbeitnehmern, deren Bezüge monatlich abgerechnet werden, kann der Arbeitgeber unterschiedliche Berechnungsmöglichkeiten anwenden.

Erfolgt die Berechnung nach Arbeitstagen, so ist auf der Grundlage des Entgeltausfallprinzips das monatliche Bruttogehalt durch die tatsächlichen Arbeitstage dieses Monats – ggf. einschließlich gesetzlicher Feiertage – zu teilen und der sich danach ergebende Betrag mit der Anzahl der krankheitsbedingt ausgefallenen Arbeitstage – ggf. einschließlich gesetzlicher Feiertage – zu multiplizieren.

Beispiel 2:

Stefanie P. ist Friseurin und erhält ein Bruttogehalt von 1.540,00 Euro pro Monat. Im November (22 Arbeitstage) ist sie vom 1. bis zum 14. (14 Kalendertage/10 Arbeitstage) arbeitsunfähig.

Entgeltfortzahlung:

1.540,00 Euro : 22 Arbeitstage = 70,00 Euro

70,00 Euro x 10 Arbeitstage mit Arbeitsunfähigkeit = 700,00 Euro

Erfolgt die Berechnung nach durchschnittlichen Kalendertagen (30 Tage), so ist der auf den Kalendertag entfallende Teil des Arbeitsentgeltes (1/30 des Monatsbetrages) mit der Anzahl der krankheitsbedingt ausgefallenen Kalendertage zu multiplizieren.

Spiegelt das Ergebnis nicht die tatsächlichen Verhältnisse wider, ist der Berechnungszeitraum auf drei Monate (zwölf bzw. dreizehn Wochen) zu erweitern (vgl. dazu Beispiel zu leistungsabhängiger Entlohnung).

Entgeltfortzahlung bei leistungsabhängiger Entlohnung

Auch wenn Arbeitnehmer nach Leistung bezahlt werden, wie etwa Akkordarbeiter, ermittelt man das fortzuzahlende Entgelt vergangenheitsbezogen: Berechnungsgrundlage ist das Arbeitsentgelt des letzten abgerechneten Monats. Zunächst wird der sog. Tagesakkordsatz errechnet. Dazu teilt man das Arbeitsentgelt des Vormonats durch die jeweilige Anzahl der Arbeitstage des laufenden Monats. Danach multipliziert man den Tagesakkordsatz mit der Anzahl der ausgefallenen Arbeitstage. Da Akkordlohn jedoch erfahrungsgemäß monatlichen Schwankungen unterliegt, empfiehlt es sich, von vornherein die letzten drei Monate (zwölf bzw. 13 Wochen) als Richtgröße anzusetzen.

Beispiel 3: 

Holger H. ist Fliesenleger und erhält Akkordlohn. Vom 20.11. bis 5.12. (12 Arbeitstage) ist er arbeitsunfähig. In den vorangegangenen drei Monaten hat er folgende Verdienste erzielt:

  • Oktober (22 Arbeitstage): 2.673,50 Euro
  • September (20 Arbeitstage): 2.487,30 Euro
  • August (23 Arbeitstage): 2.810,05 Euro

Berechnung des Tagesakkordsatzes:

Insgesamt: 7.970,85 Euro 7.970,85 : 65 Arbeitstage = 122,63 Euro/Arbeitstag

Entgeltfortzahlung vom 20.11. bis 05.12.:

122,63 Euro x 12 ausgefallene Arbeitstage = 1.471,56 Euro

Aus Tarif- und Arbeitsverträgen können sich andere Berechnungsweisen ergeben.

Entgeltfortzahlung bei mehreren Erkrankungen

Der Arbeitgeber muss das Entgelt nicht unbegrenzt für jede Erkrankung des Beschäftigten fortzahlen: Innerhalb eines Zeitjahres (Zwölf-Monats-Frist) zahlt er grundsätzlich nur für insgesamt sechs Wochen (42 Kalendertage) wegen derselben Krankheit; selbst dann, wenn sich der Anspruch auf mehrere Krankheitszeiträume verteilt. Ist der Anspruch des Mitarbeiters von maximal sechs Wochen Entgeltfortzahlung aufgebraucht, setzt in aller Regel die Zahlung von Krankengeld durch seine gesetzliche Krankenkasse ein.

Sie sollten sich bei mehrfachen Erkrankungen eines Mitarbeiters direkt an die zuständige Krankenkasse wenden. Generell sind Krankenkassen befugt, Arbeitgebern mitzuteilen, ob die erneute Arbeitsunfähigkeit eines Beschäftigten auf derselben Ursache beruht.

Wichtig: Die Übermittlung von Diagnosedaten an Arbeitgeber ist jedoch nicht zulässig!

Falls der Beschäftigte vor Beginn einer neuen Arbeitsunfähigkeit mindestens sechs Monate nicht wegen derselben Krankheit fehlte, besteht allerdings ein neuer Anspruch auf sechs Wochen Entgeltfortzahlung (Sechs-Monats-Frist).

Sollte im Laufe der Anspruchsfrist eine zweite Krankheit hinzukommen, die ebenfalls für sich gesehen Arbeitsunfähigkeit auslöst, ist Entgeltfortzahlung insgesamt längstens für sechs Wochen zu leisten.

Ausnahme: Endet Krankheit A bevor sechs Wochen vergangen sind und ist Krankheit B ab diesem Zeitpunkt alleinige Ursache für die Arbeitsunfähigkeit, so ist zu prüfen, ob für Krankheit B vorher bereits Arbeitsunfähigkeit bestand. Sollte dies der Fall sein, besteht noch bis zum Höchstanspruch von 42 Kalendertagen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Entgeltfortzahlung bei Hinzutritt einer weiteren Krankheit

Sollte im Laufe der Anspruchsfrist eine zweite Krankheit hinzukommen, die ebenfalls für sich gesehen Arbeitsunfähigkeit auslöst, ist Entgeltfortzahlung insgesamt längstens für sechs Wochen zu leisten.

Ausnahme: Endet Krankheit A bevor sechs Wochen vergangen sind und ist Krankheit B ab diesem Zeitpunkt alleinige Ursache für die Arbeitsunfähigkeit, so ist zu prüfen, ob für Krankheit B vorher bereits Arbeitsunfähigkeit bestand. Sollte dies der Fall sein, besteht noch bis zum Höchstanspruch von 42 Kalendertagen Anspruch auf Entgeltfortzahlung.

Entgeltfortzahlung bei Vorsorge- und Reha-Maßnahmen

Die Ansprüche Ihres Mitarbeiters beschränken sich jedoch nicht nur auf dessen Arbeitsunfähigkeit. Auch bei medizinisch notwendigen Vorsorge- und Reha-Maßnahmen sind Arbeitgeber zur Entgeltfortzahlung verpflichtet, selbst wenn der krankhafte Gesundheitszustand (noch) nicht zur Arbeitsunfähigkeit führt. Voraussetzungen sind, dass die Maßnahme von einem Sozialleistungsträger (gesetzliche Unfall-, Renten- oder Krankenversicherung) bewilligt wurde und stationär erfolgt. Dabei ist unerheblich, ob die Kosten voll übernommen werden; schon die Bezuschussung reicht, um einen sechswöchigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung auszulösen. Liegt der Vorsorge- bzw. Reha-Maßnahme und einer vorangegangenen Arbeitsunfähigkeit allerdings dieselbe Krankheit zugrunde, kann sich dadurch der Anspruch verkürzen.

Nicht nur für werdende Mütter ist die Schwangerschaft eine Zeit voller Veränderungen, sondern auch für Betriebe, die sich von der Arbeitsorganisation bis zur Buchhaltung darauf einstellen müssen. Im Mutterschutzgesetz (MuSchG) und in der Verordnung zum Schutze der Mütter am Arbeitsplatz finden Unternehmen alle einzuhaltenden Vorschriften.

Die Mitarbeiterinnen sollten ihrem Arbeitgeber so schnell wie möglich mitteilen, dass sie schwanger sind, damit alle Maßnahmen zum Schutz von Gesundheit und Leben von Mutter und Kind eingeleitet werden können. Das Unternehmen muss die Schwangerschaft der zuständigen Aufsichtsbehörde (Arbeitsschutzamt oder Gewerbeaufsichtsamt) umgehend melden, sonst droht ein Bußgeld.

Gefahren vermeiden und Beschäftigungsverbot

Das Mutterschutzgesetz schreibt vor, dass Schwangere keine schweren körperlichen Arbeiten ausführen dürfen und dass ein generelles Beschäftigungsverbot für Tätigkeiten gilt, „bei denen sie schädlichen Einwirkungen von gesundheitsgefährdenden Stoffen oder Strahlen, von Staub, Gasen oder Dämpfen, von Hitze, Kälte oder Nässe, von Erschütterungen oder Lärm ausgesetzt sind“. Das Unternehmen muss in einer Gefährdungsbeurteilung den Tätigkeitsbereich der Mitarbeiterin auf Risiken durch physikalische Gefährdungen sowie chemische und biologische Arbeitsstoffe hin überprüfen und Schutzmaßnahmen bestimmen.

Chemische Gefahren können zum Beispiel im Maler- und Lackiererhandwerk sowie in holzverarbeitenden Betrieben durch Stäube und lösemittelhaltige Farben bestehen oder bei Gebäudereinigerinnen durch Desinfektions- und Reinigungsmittel. Riskante Biostoffe sind unter anderem Pilze, Bakterien und Viren, die im Gartenbau und bei Reinigungsarbeiten im Gesundheitswesen auftreten können.

In vielen Handwerksberufen können für Schwangere physikalische Gefährdungen bestehen: Hitze in der Bäckerei, Lärm und Erschütterungen durch Maschinen, erhebliches Strecken oder Beugen bei Montagearbeiten, ständiges Stehen der Friseurin oder häufiges Bewegen von Lasten ohne Hilfsmittel. Erhöhte Unfallgefahren durch Ausgleiten, Fallen oder Abstürzen treten nicht nur generell auf Baustellen auf, sondern auch schon durch die Arbeit auf Leitern oder in Werkhallen mit feuchtem Fußboden.

Ist es nicht möglich, die Arbeitsbedingungen entsprechend zu verändern, muss der Mitarbeiterin eine andere Tätigkeit übertragen werden. Neben den generellen Beschäftigungsverboten kann ein Arzt auch ein individuelles vollständiges oder teilweises Beschäftigungsverbot verhängen, wenn die Gesundheit von Mutter oder Kind durch die Arbeit gefährdet ist.

Finanzieller Ausgleich für Fehlzeiten

In ihrer Arbeitsplanung müssen Unternehmen die gesetzlichen Schutzfristen berücksichtigen: Sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung (bei medizinischen Früh- oder Mehrlingsgeburten zwölf Wochen) dürfen Mütter nicht beschäftigt werden, wobei die Schwangere vor der Geburt auf Wunsch weiterarbeiten darf. Urlaubstage verfallen durch Beschäftigungsverbote und Schutzfristen nicht, sondern können anschließend von der Mitarbeiterin beansprucht werden.

Darf eine Mitarbeiterin aufgrund eines Beschäftigungsverbots nicht tätig sein, erhält sie vom Arbeitgeber einen Mutterschutzlohn in Höhe ihres Durchschnittsverdienstes der letzten drei Monate vor der Schwangerschaft. Während der Schutzfristen bekommt sie von ihrer Krankenkasse ein Mutterschaftsgeld von bis zu 13 Euro täglich. Bei höheren Nettolöhnen wird das Mutterschaftsgeld vom Arbeitgeber bezuschusst, um die Differenz zum bisherigen Nettolohn auszugleichen.

Unternehmen können sich sowohl die Aufwendungen für den Mutterschutzlohn als auch für den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld voll erstatten lassen. Dazu ist ein Antrag bei der Krankenkasse notwendig, bei der die Mitarbeiterin versichert ist. Die Erstattung finanziert sich durch die sogenannte U2-Umlage, in die alle Arbeitgeber einzahlen.

Der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld ist beitragsfrei. Die Arbeitgeberanteile an den Sozialversicherungsbeiträgen, welche auf die während eines Beschäftigungsverbots weitergezahlten Bezüge entfallen, werden ebenfalls voll aus der U2-Umlage erstattet (sofern keine pauschale Erstattung vorgesehen ist).

Im Mutterschutzgesetz, das in Betrieben mit mehr als drei weiblichen Beschäftigten ausgelegt oder ausgehängt werden muss, sind darüber hinaus das Kündigungsverbot, Ruhemöglichkeiten und Freistellungen für Vorsorgeuntersuchungen geregelt.

Für Arbeitgeber besteht die Pflicht zur Entgeltfortzahlung, wenn ein Arbeitnehmer wegen einer Organspende im Sinne des Transplantationsgesetzes nicht arbeiten kann. Denn diese wird wie eine unverschuldete Arbeitsunfähigkeit behandelt. Aber: Die Krankenversicherung des Organempfängers erstattet die Aufwendungen.

Der Arbeitgeber bleibt mit dem fortgezahlten Entgelt nicht belastet. Das fortgezahlte Bruttoentgelt einschließlich der darauf entfallenden Beiträge zur Sozialversicherung und zur betrieblichen Altersversorgung wird auf Antrag zu 100 Prozent erstattet.

Der Antrag geht an die Krankenkasse, bei der der Organempfänger versichert ist. Ist der Empfänger nicht Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse, erstattet der Kostenträger der Organtransplantation (private Krankenversicherungen, Beihilfeträger) dem Arbeitgeber die entstandenen Aufwendungen.

Bei längerem Ausfall wird Krankengeld gezahlt

Dauert der Arbeitsausfall wegen einer Organspende länger als sechs Wochen an, haben die Spender künftig auch einen Krankengeldanspruch. Sie erhalten als Ersatz für das ausgefallene Nettoentgelt Krankengeld. Für pflichtversicherte Arbeitnehmer bleibt die Mitgliedschaft in dieser Zeit erhalten.

Sofern der Organspender für mehr als sechs Wochen nicht arbeiten kann, leistet die Krankenkasse nach Ablauf der Entgeltfortzahlung Krankengeld. Allerdings gibt es hier einen entscheidenden Unterschied zum „normalen“ Krankengeld: Während dieses grundsätzlich in Höhe von 70 Prozent des Regelentgelts, maximal in Höhe von 90 Prozent des entfallenen Netto-Entgelts geleistet wird, erhält der Organspender Krankengeld in der vollen Höhe des entfallenen Nettoarbeitsentgelts (begrenzt auf die kalendertägliche Beitragsbemessungsgrenze). Während der Zeit des Krankengeldbezugs bleibt die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse des Organspenders – gesetzlich wie private - erhalten.

Dies gilt analog auch für die Mitgliedschaft in der Pflegeversicherung. Die aus
dem Krankengeld zu zahlenden Beiträge zur Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung trägt ebenfalls die Krankenkasse des Organempfängers.

Mitwirkungspflichten des Arbeitnehmers

Ausdrücklich im Gesetz geregelt wird auch die Verpflichtung des Arbeitnehmers, seinen Arbeitgeber unverzüglich über alle Fakten zu informieren, die zur Durchsetzung des Erstattungsanspruchs erforderlich sind.                                           

Weitere Infos erhalten Betriebe in den IKK-Geschäftsstellen vor Ort oder unter der kostenlosen Rufnummer 0800 045 5400.

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