Meldeverfahren

Die Sozialversicherungsträger (Kranken- und Pflegekassen, Rentenversicherungsträger, Bundesagentur für Arbeit, Unfallversicherungsträger) benötigen für die Feststellung der Leistungsansprüche ihrer Versicherten zahlreiche Daten und Informationen. Vor diesem Hintergrund wurde das einheitliche Meldeverfahren zur Sozialversicherung geschaffen*.

Die Arbeitgeber müssen dazu alle versicherungsrechtlich relevanten Daten ihrer Beschäftigten an die zuständigen Krankenkassen melden. Meldungen für geringfügig Beschäftigte sind grundsätzlich bei der Minijob-Zentrale einzureichen. Eine Ausnahme bilden die in Privathaushalten Beschäftigten, hier kommt das vereinfachte Haushaltsscheckverfahren (siehe www.haushaltsscheck.de) zur Anwendung.

Damit auch die anderen Sozialversicherungsträger über die Beschäftigungsdaten verfügen können, leiten die Krankenkassen diese an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) weiter. Ausnahme: Sofortmeldungen übermitteln die Arbeitgeber direkt an die DSRV.

Wichtig: Alle Meldungen sind ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung mittels zugelassener systemgeprüfter Entgeltabrechnungsprogramme oder maschinell erstellter Ausfüllhilfen (siehe z. B. www.svnet.info) zu übermitteln.

* Der § 28a im Vierten Sozialgesetzbuch (SGB IV) sowie die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) bilden die rechtliche Grundlage für das einheitliche Meldeverfahren. Für alle Detailfragen lohnt ein Klick auf: www.datenaustausch.de

Tipp: Ausführliche Informationen und zahlreiche Praxis-Beispiele liefert Ihnen außerdem unsere aktuelle Fachbroschüre Meldungen zur Sozialversicherung (PDF)

Neben den persönlichen Daten des Versicherten, die aus amtlichen Unterlagen zu entnehmen und stets anzugeben sind, ist insbesondere die Angabe der Versicherungsnummer und der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes wichtig, weil diese für die maschinelle Zuordnung der Meldedaten benötigt werden. Die Versicherungsnummer wird von der DSRV vergeben und ist dem SV-Ausweis zu entnehmen, der bei der Vergabe einer Versicherungsnummer von Amts wegen ausgestellt wird. Soweit dem Arbeitgeber bei Anmeldung die Versicherungsnummer des Beschäftigten nicht bekannt ist, sind die für die Vergabe der Versicherungsnummer erforderlichen Daten (Name, Geburtsangaben, Anschrift) zu melden. Die Vergabe einer Betriebsnummer für den Beschäftigungsbetrieb erfolgt grundsätzlich durch den Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.
Welche Daten und Informationen je Meldetatbestand konkret zu übermitteln sind, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in Datensätzen und -bausteinen festgelegt. Für solche Angaben wie Personen- und Beitragsgruppen sowie Angaben zur Tätigkeit sind Verschlüsselungen vorgesehen (siehe: www.datenaustausch.de). Zu melden sind darüber hinaus insbesondere die Beschäftigungszeiten sowie die dazugehörige Höhe der beitragspflichtigen Bruttoarbeitsentgelte.

Meldefrist/-termin: spätestens bei Beschäftigungsaufnahme

In den Branchen, die auch der Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren unterliegen, besteht die Pflicht zur Abgabe von Sofortmeldungen. Das heißt, Arbeitgeber haben den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses direkt an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) zu melden, sofern sie Personen in folgenden Wirtschaftsbereichen/-zweigen beschäftigen:

  • im Baugewerbe,
  • im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • im Personenbeförderungsgewerbe,
  • im Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
  • im Schaustellergewerbe,
  • bei Unternehmen der Forstwirtschaft,
  • im Gebäudereinigungsgewerbe,
  • bei Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
  • in der Fleischwirtschaft.

So kann schnell und zweifelsfrei festgestellt werden, ob der Arbeitgeber seinen Sozialversicherungspflichten bereits nachgekommen ist. Denn: Liegt bei einer Kontrolle in den verpflichteten Branchen für einen Beschäftigten keine Sofortmeldung bei der DSRV vor, ist dies ein eindeutiges Verdachtsmoment für Schwarzarbeit.

Die automatisierte Sofortmeldung (Abgabegrund „20“) muss spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung direkt an die DSRV abgegeben werden. „Spätestens“ bedeutet hier, dass bei einem Arbeitsantritt in der Gastronomie an einem Sonntag um 10 Uhr bis spätestens 10 Uhr an diesem Tag auch die Sofortmeldung abzugeben. Der Datensatz wird bei der DSRV solange vorgehalten, bis die „ordentliche“ Anmeldung zur Sozialversicherung erfolgt ist.

Die Sofortmeldung muss den Familien- und die Vornamen des Beschäftigten, seine Versicherungsnummer, soweit bekannt, ansonsten die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwendigen Angaben (Tag und Ort der Geburt, Anschrift), die Betriebsnummer des Arbeitgebers sowie den Tag der Beschäftigungsaufnahme enthalten.

Meldefrist/-termin: mit der ersten auf den Beginn der Beschäftigung folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von 6 Wochen nach Beschäftigungsbeginn

Der Arbeitgeber hat jeden Arbeitnehmer, der wenigstens in einem Zweig der Sozialversicherung der Versicherungspflicht unterliegt, bei der für ihn zuständigen Krankenkasse anzumelden (Grund der Abgabe „10“). Eine Anmeldung ist also auch zu erstatten, wenn beispielsweise nur Arbeitgeberbeitragsanteile zur Renten- oder Arbeitslosenversicherung zu zahlen sind.  

Immer dann, wenn eine Beschäftigung für mehr als einen Monat ohne Entgeltzahlung unterbrochen wurde und der Arbeitnehmer die Beschäftigung später wieder aufnimmt, muss er erneut angemeldet werden (Grund der Abgabe „13“). Für Anmeldungen aufgrund eines Krankenkassenwechsels gilt der Abgabegrund „11“, im Falle eines Beitragsgruppenwechsels die „12“. 

Der Arbeitgeber hat bei Anmeldungen mit Abgabegrund „10“ im Feld „Statuskennzeichen“ anzugeben, ob der Beschäftigte zu ihm in einer Beziehung als Ehegatte, gleichgeschlechtlicher Lebenspartner nach dem Lebenspartnerschaftsgesetz oder Abkömmling steht (Status „1“) oder ob es sich um einen geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH (Status „2“) handelt.

Die Beurteilung, ob es sich tatsächlich um ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis handelt, nimmt dann die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund in Form des obligatorischen Statusfeststellungsverfahren vor. Sie versendet einen Feststellungsbogen, trifft später die Entscheidung und erteilt darüber einen Bescheid. Außer Arbeitnehmer und Arbeitgeber werden auch die zuständige Krankenkasse und die Bundes­agentur für Arbeit über das Ergebnis informiert.

Tipp: Weitere Informationen zum Statusfeststellungsverfahren finden Sie auch unter: www.drv-bund.de

Meldefrist/-termin: mit der ersten auf das Ende der Beschäftigung folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von 6 Wochen nach Beschäftigungsende

Endet ein Beschäftigungsverhältnis, hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit dem letzten Tag der Beschäftigung bei der zuständigen Krankenkasse bzw. der Minijob-Zentrale abzumelden (Grund der Abgabe „30“).

Ist ein Beschäftigter verstorben, erfolgt die Abmeldung zum Todestag mit Abgabegrund „49“. 

Sofern die Versicherungspflicht nur in einem Versicherungszweig wegfällt, handelt es sich um eine Änderung im Beschäftigungs- bzw. Versicherungsverhältnis (z. B. Wegfall der Versicherungspflicht in der Arbeitslosenversicherung wegen Erreichens der Regelaltersgrenze). In diesen Fällen ist sowohl eine Abmeldung (Ende des alten Rechtszustandes) als auch eine Anmeldung (Beginn des neuen Rechtszustandes) zu erstatten (vgl. Änderungsmeldung).

Für Abmeldungen aufgrund eines Krankenkassenwechsels gilt der Abgabegrund „31“, im Falle eines Beitragsgruppenwechsels die „32“ und wegen sonstiger Gründe/Änderungen im Beschäftigungsverhältnis die „33“.

Bei einer Arbeitsunterbrechung wegen unbezahlten Urlaubs oder unentschuldigten Fernbleibens von der Arbeit oder Arbeitskampfes von länger als einem Monat ist zum Ablauf des Monats der Arbeitsunterbrechung eine Abmeldung zu erstatten. Bei unbezahltem Urlaub oder unentschuldigtem Fernbleiben von der Arbeit gilt der Grund der Abgabe „34“ und bei Arbeitskampf die „35“.

Eine Abmeldung darf dann mit einer Anmeldung kombiniert werden, wenn die Anmeldung noch nicht abgegeben wurde und beide Meldungen bis zur nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung abzugeben sind. Als Grund der Abgabe gilt hierfür die Schlüsselzahl „40“.

Meldefrist/-termin: 2 Wochen nach Ablauf des ersten Monats der Unterbrechung

Eine Unterbrechungsmeldung ist erforderlich, wenn eine Beschäftigung wenigstens für einen vollen Kalendermonat ohne Fortzahlung von Arbeitsentgelt unterbrochen wird und einer der folgenden Gründe vorliegt:

  • Bezug von bzw. Anspruch auf Entgeltersatzleistungen* die „51“,
  • Elternzeit die „52“ bzw.
  • gesetzlicher Dienstpflicht oder freiwilligem Wehrdienst die „53“.

*Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elterngeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Pflegeunterstützungsgeld oder Versorgungskrankengeld

Bei Wiederaufnahme der Beschäftigung nach der meldepflichtigen Unterbrechung ist keine erneute Anmeldung notwendig. Denn in der Kranken- und Pflegeversicherung bleibt die Mitgliedschaft Versicherungspflichtiger auch ohne Zahlung von Arbeitsentgelt erhalten. Die folgende Beschäftigungszeit findet in der nächsten Jahres- oder ggf. Abmeldung Berücksichtigung.

Die aufgrund der Unterbrechungszeit im Rentenkonto entstandene Lücke wird vom zuständigen Sozialleistungsträger bzw. vom Bund durch eine Meldung an die Deutsche Rentenversicherung geschlossen.

Meldefrist/-termin: mit der ersten auf den 31. Dezember eines Jahres folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch bis zum 15. Februar des folgenden Jahres

Eine Jahresmeldung (Abgabegrund „50“) hat der Arbeitgeber für jedes Beschäftigungsverhältnis zu übermitteln, das über den Jahreswechsel hinaus ununterbrochen fortbesteht. Keine Jahresmeldung ist also z. B. zu erstatten, wenn zum 31. Dezember bereits eine Unterbrechungsmeldung oder eine Abmeldung aufgrund einer Änderung im Beschäftigungs- bzw. Versicherungsverhältnis erfolgt.

Mit Jahresmeldungen ist das im jeweiligen Beschäftigungszeitraum erzielte beitragspflichtige Arbeitsentgelt zu übermitteln. Auch beitragspflichtige Sonderzuwendungen sind dabei zu berücksichtigen, sofern diese nicht bereits gemeldet wurden.

 

Meldefrist/-termin: mit der ersten auf den Eintritt der Änderung folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von 6 Wochen nach dem Eintritt der Änderung

Bestimmte Veränderungen im Beschäftigungsverhältnis müssen ebenfalls gemeldet werden. So besteht z. B. eine Meldepflicht, wenn

  • die Krankenkasse gewechselt wird,
  • der Arbeitnehmer von einer versicherungsfreien geringfügigen Beschäftigung in eine versicherungspflichtige Beschäftigung wechselt oder umgekehrt,
  • die Art der geringfügigen Beschäftigung wechselt,
  • der Arbeitnehmer wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze krankenversicherungsfrei wird,
  • eine hauptberuflich selbstständige Tätigkeit begonnen oder beendet wird,
  • ein Entgeltfortzahlungsanspruch für mindestens 6 Wochen begründet wird,
  • der Arbeitnehmer wegen Erreichens der Regelaltersgrenze arbeitslosenversicherungsfrei wird,
  • der Arbeitnehmer eine Rente wegen voller Erwerbsminderung oder eine Vollrente wegen Alters erhält,
  • das Beschäftigungsverhältnis in Altersteilzeit umgestellt wird oder der Arbeitnehmer im Rahmen einer Altersteilzeitbeschäftigung von der Arbeitsphase in die Freistellungsphase wechselt (Beitragsgruppenwechsel wegen ermäßigtem Beitragssatz in der Krankenversicherung),
  • ein Wechsel in der Art der Abführung freiwilliger Krankenversicherungsbeiträge vom Firmenzahler (Beitragsgruppe „9“) zum Selbstzahler („0“) oder umgekehrt eintritt,
  • der Beschäftigungsort gewechselt wird und sich dadurch der Rechtskreis ändert; Wechsel von den alten Bundesländern (einschließlich West-Berlin) in die neuen Bundesländer (einschließlich Ost-Berlin) oder umgekehrt.

Für das Übermitteln von Sonderzuwendungen (einmalig gezahltes Arbeitsentgelt) bestehen drei verschiedene Meldewege: Aufnahme in die nächstfolgende Meldung, Sondermeldung oder Korrektur der zuletzt erstatteten Meldung.

Nächste Meldung

Meldefrist/-termin: es gilt jeweils die Frist bzw. der Termin für die nächstfolgende Meldung (Ab-, Unterbrechungs- oder Jahresmeldung)

Beitragspflichtige Sonderzuwendungen bzw. Teile von Sonderzuwendungen sind grundsätzlich bei der nächstfolgenden Meldung für das laufende Kalenderjahr mit anzugeben. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die nächste Meldung laufendes Arbeitsentgelt und denselben Beitragsgruppenschlüssel enthält, der auch für die Sonderzuwendung verwendet worden ist; anderenfalls muss die Sonderzuwendung gesondert gemeldet werden.

Sondermeldung

Meldefrist/-termin: mit der ersten auf die Zahlung folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung

Sonderzuwendungen, die nicht in die nächste Meldung aufgenommen werden können, müssen gesondert (Grund der Abgabe „54“) gemeldet werden. Die Beschäftigungszeit ist dabei der Zeitraum vom ersten bis zum letzten Tag des Kalendermonats der Zuordnung der Sonderzuwendung.

Eine Sondermeldung ist auch dann abzugeben, wenn erst nach Abgabe der Jahresmeldung (bis spätestens 15. Februar des Folgejahres) eine Sonderzuwendung gewährt wird, die aufgrund der sog. „März-Klausel“ noch dem Vorjahr zuzuordnen ist.

Hinweis: Sonderzuwendungen, die ausschließlich der Beitragspflicht zur gesetzlichen Unfallversicherung unterliegen, sind spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Zahlung gesondert zu melden (Grund der Abgabe „91“). Dies gilt jedenfalls immer dann, wenn eine Meldung aus anderem Grund für das Kalenderjahr der Zuordnung nicht mehr erfolgt. Hintergrund: In der gesetzlichen Unfallversicherung können bestimmte Sonderzuwendungen im Gegensatz zu den übrigen Sozialversicherungszweigen beitrags-/meldepflichtig sein.

Korrektur der letzten Meldung

Meldefrist/-termin: unverzüglich

Anstelle einer Sondermeldung kann auch die zuletzt erstattete Entgeltmeldung storniert und unter Einbeziehung der beitragspflichtigen Sonderzuwendung neu gemeldet werden. Zu beachten ist, dass diese Meldung Angaben zum laufenden Arbeitsentgelt und denselben Beitragsgruppenschlüssel enthält, der auch für die Berechnung der Beiträge aus der Sonderzuwendung maßgebend war.

Meldefrist/-termin: mit der nächsten auf das Verlangen des Arbeitnehmers folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung

Für Arbeitnehmer, die einen Antrag auf Altersrente gestellt haben, ist auf deren Verlangen eine gesonderte Meldung über das beitragspflichtige Arbeitsentgelt abzugeben. Dies gilt auch bei einem Auskunftsersuchen des Familiengerichts im Versorgungsausgleichsverfahren. Die Arbeitgeber sind auf die Art von der früheren Pflicht entbunden, eine Vorausberechnung durchzuführen und die erforderlichen Informationen manuell per Vordruck zu bescheinigen.  

Die gesonderte Meldung ist mit Abgabegrund „57“ zu erstatten und umfasst den Zeitraum, der im laufenden Jahr noch nicht gemeldet wurde. Dieser darf grundsätzlich nicht früher als mit dem letzten Tag des vierten Kalendermonats vor Rentenbeginn enden.

Zu beachten ist, dass die mit einer gesonderten Meldung übermittelten beitragspflichtige Einnahmen bei nachfolgenden Meldungen nicht erneut gemeldet werden dürfen. Die weiteren Meldungen enthalten stets nur den sich an die gesonderte Meldung anschließenden Zeitraum.

Andere DEÜV-Meldungen haben grundsätzlich immer Vorrang vor der gesonderten Meldung mit Abgabegrund „57“. Eine Ausnahme bildet hier die Jahresmeldung: Diese braucht dann nicht mehr erstattet zu werden, wenn für denselben Meldezeitraum bereits eine gesonderte Meldung erstattet wurde. Ist hingegen die Jahresmeldung bereits erstattet, entfällt für denselben Zeitraum die gesonderte Meldung („57“).

Meldefrist/-termin: die Stornierung einer Meldung hat stets unverzüglich zu erfolgen

Sofortmeldungen sowie An-, Ab-, Jahres-, Unterbrechungs- und sonstige Entgeltmeldungen sind zu stornieren, wenn sie nicht zu erstatten waren oder bei einer unzuständigen Einzugsstelle erstattet wurden. Enthielt die Meldung unzutreffende Angaben, ist sie zu stornieren und neu zu erstatten. Dies gilt auch für die Meldedaten der Unfallversicherung.

Fehlerhafte Meldungen hinsichtlich des Namens, der Anschrift, des Aktenzeichens/der Personalnummer des Beschäftigten, der Staatsangehörigkeit, der europäischen Versicherungsnummer und zu den Betriebsdaten können nicht storniert werden, sondern müssen in richtiger Form neu gemeldet werden.

Die Verpflichtung zum Übermitteln zusätzlicher Meldedaten gilt grundsätzlich für jede Entgeltmeldung (z. B. Ab-, Jahres-, Unterbrechungs-, Sondermeldung), die nach dem 31. Dezember 2008 erstattet wird; sie gilt jedoch nicht für Meldezeiträume vor 2008.

In allen Entgeltmeldungen sind zusätzlich anzugeben:

  • der Grund für Besonderheiten bei der Abgabe der Unfallversicherungsdaten (UV-Grund),
  • die Betriebsnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers,
  • die Mitgliedsnummer des Unternehmens beim zuständigen Unfallversicherungsträger,
  • die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, dessen Gefahrtarif angewendet wird,
  • die Gefahrtarifstelle, der der Mitarbeiter zuzuordnen ist,
  • das an den Mitarbeiter gezahlte und zur Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt (UV-Entgelt) sowie
  • die vom Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden.

Tipp: Antworten auf die häufigsten Fragen bezüglich des DBUV (Datenbaustein Unfallversicherung) liefert der Spitzenverband der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung: www.dguv.de

Ein Meldetatbestand für den Eintritt in eine oder den Austritt aus einer Beschäftigung der Gleitzone besteht nicht. Bei einem Eintritt oder Austritt einer Beschäftigung in oder aus der Gleitzone sind demnach keine Meldungen durch den Arbeitgeber abzugeben.

Bei Beschäftigungen in der Gleitzone ist die Meldung mit einem Merkmal zu versehen, sofern ein Arbeitsentgelt (Jahresmeldung, Abmeldung, Unterbrechungsmeldung) gemeldet wird. Folgende Schlüssel sind zulässig:

0 = Kein Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone bzw. Verzicht auf die Anwendung der Gleitzonenregelung in der gesetzlichen Rentenversicherung

1 = Gleitzone; tatsächliche Arbeitsentgelte betragen in allen Entgeltabrechnungszeiträumen von 450,01 Euro bis 850,00 Euro

2 = Gleitzone; Meldung umfasst sowohl Entgeltabrechnungszeiträume mit tatsächlichen Arbeitsentgelten von 450,01 Euro bis 850,00 Euro als auch solche mit Arbeitsentgelten unter 450,01 Euro oder über 850,00 Euro.

Bei Angabe der Kennziffern "1" oder "2" ist in die Meldungen als beitragspflichtiges Bruttoarbeitsentgelt die reduzierte beitragspflichtige Einnahme einzutragen.

Meldefrist/-termin: mit der ersten auf die Anforderung der Einzugsstelle folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen nach der Anforderung

Von 2015 an gilt: Soweit die Einzugsstelle bei Mehrfachbeschäftigten auf Grundlage der Entgeltmeldungen nicht ausschließen kann, dass die erzielten Arbeitsentgelte die Beitragsbemessungsgrenze (BBG) überschreiten, fordert sie von den Arbeitgebern GKV-Monatsmeldungen (Abgabegrund „58“) an. Die Anforderung erfolgt mit Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK) und Datenbaustein Meldesachverhalt GKV-Monatsmeldung (DBMM).

Die Arbeitgeber haben für den benannten Zeitraum GKV-Monatsmeldungen mit Datensatz Meldung (DSME) und Datenbaustein Krankenversicherung (DBKV) zu erstatten. Die Einzugsstelle stellt daraufhin innerhalb von zwei Monaten fest, ob und inwieweit die laufenden und einmalig erzielten Arbeitsentgelte die BBG in den einzelnen SV-Zweigen überschreiten. Sie meldet das Prüfergebnis zurück. Auf dieser Grundlage kann die erforderliche Verhältnisrechnung erfolgen.

Tipp: In der Praxis kann das Prüfverfahren erst durchgeführt werden, sobald die erforderlichen Entgeltmeldungen aller beteiligten Arbeitgeber vorliegen. Im Falle der Jahresmeldung können also Monate vergehen. Es ist daher nach wie vor zulässig, wenn die Arbeitgeber im Vorgriff selbstständig die Entgelte aufteilen.