Flexibles Arbeiten: Gut geplant ein Gewinn für alle

Fragt man Arbeitnehmer, dann sind starre Arbeitszeiten „out“. Auch bei Unternehmen ist der Trend zu mehr Flexibilität ungebrochen. Damit flexible Arbeitszeiten ein Gewinn für alle sind, muss das gewählte Modell zur jeweiligen Firma passen. Wir geben einen Überblick über die bekanntesten Modelle sowie deren Vor- und Nachteile.

Sei es, um Familie und Beruf besser unter einen Hut zu bringen oder einfach nur der Wunsch nach mehr Selbstbestimmung: Arbeitnehmer in Deutschland bevorzugen eine flexible Gestaltung der Arbeitszeiten. Für Unternehmen können sich entsprechende Modelle nicht nur bei der Personalrekrutierung bezahlt machen, sondern auch wirtschaftlich.

Um Arbeit flexibel zu gestalten, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zum einen über die Dauer der Arbeitszeit oder die Verteilung, zum anderen über die Art und Weise wie bei Telearbeit. Dabei kommen je nach Ansatz und Bedarf sogenannte Arbeitszeitkonten zum Erfassen der flexiblen Arbeitszeit zum Einsatz.

Weit verbreitet: Gleitzeit

Das Modell Gleitzeit wird in vielen Unternehmen und Branchen praktiziert. Das Grundprinzip: Beschäftigte können den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende innerhalb eines gewissen Rahmens selbst festlegen. Die so genannten Gleitzeitspannen bilden meist einen „Puffer“ um die Kernarbeitszeiten herum, in denen alle Mitarbeiter anwesend sein müssen. Auf einem Arbeitszeitkonto werden die Stunden erfasst. In der Regel müssen die Arbeitnehmer die Plus- und Minusstunden innerhalb eines festgelegten Zeitraums ausgleichen. Auch die Festlegung einer Obergrenze für gesammelte Überstunden bzw. einer Untergrenze für Minusstunden ist sinnvoll.

Pro und Kontra

Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, private Termine, wie Behördengänge oder Arztbesuche, außerhalb der Arbeitszeit wahrzunehmen. Durch die Gleitzeitspannen sind Mitarbeiter weniger unter Zeitdruck und gestresst, was auch dem Unternehmen zugutekommt. Für Arbeitgeber bietet dieses Modell den Vorteil, dass in den Spitzenzeiten durch die festgelegten Kernzeiten immer ausreichend viele Mitarbeiter anwesend sind.

Saisonale Auftragsschwankungen: Jahresarbeitszeit

Das Modell Jahresarbeitszeit eignet sich vor allem für Branchen, in denen die Auftragslage variiert, beispielsweise das Baugewerbe. Maßgeblich ist eine „Nettojahresarbeitszeit“, die zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vereinbart wird. Für jeden Mitarbeiter muss ein Jahresarbeitszeitkonto eingerichtet werden. Die tägliche Arbeitszeit richtet sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften nach der jeweiligen Auftragslage, während die Höhe des Monatslohns unverändert bleibt.

Pro und Kontra

Arbeitgeber können flexibel auf saisonale Auftragsschwankungen reagieren, müssen jedoch darauf achten, Mitarbeiter nicht zu überlasten, wenn diese überwiegend in besonders arbeitsintensiven Zeiten eingesetzt werden.

Zahlreiche Gestaltungsmöglichkeiten: Teilzeit

Insbesondere im Hinblick auf den Wunsch nach Vereinbarkeit von Familie und Beruf wird die Teilzeitarbeit immer mehr nachgefragt. Sie bietet Arbeitgebern zum einen die Möglichkeit, das Unternehmen besonders kundenfreundlich zu führen, indem beispielsweise längere Öffnungszeiten personell abgedeckt werden können. Zum anderen helfen Teilzeitmodelle dabei, Fachkräfte nach der Familiengründung im Unternehmen zu halten.

  • Beim klassischen Teilzeitmodell wird die tägliche Arbeitszeit stundenweise reduziert. Die vereinbarten Arbeitsstunden können dabei auch auf zwei bis fünf Tage in der Woche verteilt werden.
  • Eine besondere Form der Teilzeitarbeit ist das Jobsharing. In der klassischen Form teilen sich zwei Arbeitnehmer eigenverantwortlich einen Arbeitsplatz und können auf diese Weise auch Vollzeitstellen übernehmen. Wie viele Stunden die gemeinsame Arbeitszeit umfasst, legt das Unternehmen fest.
  • Bei der Team-Teilzeitarbeit gibt der Arbeitgeber lediglich vor, wie viele Mitarbeiter in bestimmten Zeitabschnitten in dem Arbeitsbereich anwesend sein müssen. Im Team wird dann die jeweilige persönliche Arbeitszeit geplant und abgesprochen. Kurzfristige Änderungen sind so jederzeit möglich.

Pro und Kontra

Die Möglichkeit zur Teilzeitarbeit erhöht die Attraktivität des Unternehmens für Arbeitnehmer. Teilzeitmodelle wie das Jobsharing eignen sich besonders gut, um lange Servicezeiten personell abzudecken und funktionieren bei guter Abstimmung sogar in Führungspositionen. So bleiben Fachkräfte dem Unternehmen erhalten. Der Verwaltungsmehraufwand ist abhängig vom Modell. So ist er bei klassischer Teilzeitarbeit gering, bei anderen wie dem Jobsharing höher, da für einen Arbeitsplatz zwei oder mehr Angestellte gefunden und Arbeitszeitkonten eingerichtet werden müssen.

Flexibel und dienstleistungsorientiert: Wahlarbeitszeit

Bei der Wahlarbeitszeit werden Einsatzzeiten anhand von Personalplänen festgelegt, die genau auf den Arbeitsanfall abgestimmt sind. Grundlage ist ein Personalbedarfsplan, in den sich die Mitarbeiter nach ihren Wünschen und dem vertraglich vereinbarten Arbeitszeitvolumen eintragen, sodass am Ende alle Einsatzzeiten vergeben sind. Das Modell eignet sich besonders für das dienstleistungsorientierte Handwerk wie Bäckereien und funktioniert nur mit einer heterogenen Belegschaft, weil sich sonst alle für die gleichen Arbeitszeiten interessieren.

Pro und Kontra

Der Personaleinsatz folgt dem Bedarf. In Zeiten geringerer Nachfrage sind weniger Mitarbeiter anwesend, Leerlauf wird vermieden. Die Belegungsplanung kann jedoch einen vergleichsweise hohen Arbeitsaufwand verursachen. Zudem müssen Mitarbeiter es in Kauf nehmen, dass in ruhigen Phasen ihre Arbeitszeit ohne Lohnausgleich reduziert werden kann.

Eigenverantwortung zählt: Funktionszeit und Vertrauensarbeitszeit

Das Modell Funktionszeit verzichtet auf verpflichtende Anwesenheitszeiten für den Einzelnen. Arbeitnehmer können sich teamintern ihre Arbeitszeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben selbst einteilen. Stattdessen werden Funktionszeiten geschaffen, in denen bestimmte Arbeitsbereiche funktionsfähig sein müssen. Entscheidend ist nur das Arbeitsergebnis. Funktionsarbeit fördert das unternehmerische Denken bei Mitarbeitern und eignet sich insbesondere für Unternehmen, in denen die Arbeit in Form von Projekten organisiert ist. Auf intensive Arbeitsphasen können nach Projektende ganze freie Tage folgen.

Die Vertrauensarbeitszeit ist häufig in Branchen wie Softwareentwicklung oder Telekommunikation zu finden. Arbeitnehmer müssen ihre Aufgaben termingerecht fertigstellen und entscheiden selbst, wann sie arbeiten. Eine Voraussetzung dafür sind ein gutes Zeitmanagement und realistische Zielvereinbarungen mit den Mitarbeitern.

Auch wenn es bei der Funktionsarbeitszeit und bei der Vertrauensarbeit keine Vorgaben über die Anwesenheit im Betrieb gibt, so müssen die Zeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen, aufgezeichnet werden. Nach dem Arbeitszeitgesetz sind zehn Stunden am Tag oder 60 Stunden in der Woche die Obergrenze und vorgeschriebene Ausgleichszeiträume müssen eingehalten werden.

Pro und Kontra

Funktions- und Vertrauensarbeitszeit setzen auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter und steigern unter den entsprechenden Voraussetzungen Motivation und Effizienz. Bei der Funktionszeit ist ein harmonisches Team unverzichtbar, da sichergestellt werden muss, dass das Unternehmen jederzeit erreichbar ist. Das Modell Vertrauensarbeitszeit führt schnell zu Überlastung, wenn die Personaldecke zu dünn ist, Zielvereinbarungen unrealistisch sind oder einige Mitarbeiter ein ungenügendes Zeitmanagement haben.

Nur virtuell anwesend: Telearbeit oder Home Office

Unter den Begriff Telearbeit, gerne auch als „Home Office“ bezeichnet, fallen verschiedene Arbeitsmodelle, in deren Rahmen Arbeitnehmer einen Teil der Arbeit nicht vor Ort im Unternehmen, sondern zu Hause oder an einem anderen Ort erbringen. Arbeits- und Terminplanungen werden verabredet und der Arbeitnehmer erfasst selbst seine Arbeitszeiten. Die Kommunikation mit Arbeitgeber und Team läuft in der Regel über Kanäle wie Computer und Telefon. Vorherrschende Variante ist die so genannte alternierende Telearbeit, bei der ein physischer Arbeitsplatz sowohl im Unternehmen als auch zu Hause besteht. Den Arbeitsplatz im Unternehmen teilen sich in diesem Fall häufig mehrere Mitarbeiter. Telearbeit eignet sich in erster Linie für Tätigkeiten, die am Computer erfolgen, wie zum Beispiel Verwaltung, Projektmanagement oder Redaktion.

Pro und Kontra

Während Arbeitnehmer in Telearbeit sich die Zeit und das Geld für den Weg zum Arbeitsplatz sparen, können Arbeitgeber unter Umständen auf die Einrichtung einiger physischer Arbeitsplätze verzichten. Studien zeigen, dass Arbeitnehmer in Telearbeit häufig produktiver arbeiten als im Unternehmen. Grundsätzlich erfordert Telearbeit jedoch ein hohes Maß an Vertrauen gegenüber dem Arbeitnehmer und eignet sich nur für Tätigkeiten, die auch problemlos zu Hause ausgeführt werden können. Hinzu kommt, dass die Kommunikation über Computer und Telefon oftmals zu Reibungsverlusten führt und einen höheren Koordinierungsaufwand für alle Beteiligten erfordert. Der Arbeitsplatz zu Hause muss zudem eingerichtet werden, wobei auch wichtige Aspekte wie Datenschutz, Arbeitssicherheit und Haftungsfragen – zum Beispiel bei Datenverlust – unbedingt beachtet werden müssen.

Videoclip aus der Praxis

Instrument Arbeitszeitkonto: Pro und Kontra

Praktisch stellt das Arbeitszeitkonto das maßgebliche Instrument der Arbeitszeitflexibilisierung dar. Faktisch werden auf einem Arbeitszeitkonto die Sollzeit (in der Regel vereinbarte tägliche Sollzeit x Anzahl der Arbeitstage im Abrechnungszeitraum) und die Istzeit (tatsächlich geleistete Arbeitszeit im Abrechnungszeitraum) gegenübergestellt. Am Ende des Abrechnungszeitraums wird ein Saldo gebildet. Zeitguthaben und Zeitschulden – also Plus- und Minusstunden – werden gutgeschrieben oder abgezogen. So können auch längerfristig angesparte Stunden in Absprache mit dem Arbeitgeber für Sabbaticals – längere Auszeiten – oder Altersteilzeit genutzt werden. Dafür wird für einen gewissen Zeitraum Vollzeit gearbeitet, währenddessen aber weniger Gehalt bezogen. Im Anschluss an diese so genannte Ansparphase erhält der Arbeitnehmer während der Auszeit oder Teilzeittätigkeit weiterhin einen Teil seines Gehalts.

Ob mit Stundenzetteln oder elektronischen Systemen – eine Arbeitszeiterfassung erfordert Verwaltungsaufwand. Dieser rechnet sich jedoch, wenn Mehrarbeit in Spitzenzeiten nicht als Überstunden bezahlt werden muss, sondern bei geringerem Arbeitsanfall mit Freizeit ausgeglichen werden kann.

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeitkonten im Blick behalten und darauf achten, dass Mitarbeiter nicht übermäßig Plusstunden ansammeln, sondern sie gemäß des Arbeitszeitgesetzes in einem festgelegten Zeitraum ausgleichen können. Für den Ausgleich ist eine gute Koordination notwendig, damit in einem Arbeitsbereich nicht zu viele Mitarbeiter gleichzeitig fehlen und Aufgaben nicht erledigt werden können.

Flexibles Arbeiten auch für kleine Betriebe

Die Einführung flexibler Arbeitszeiten macht sich bezahlt. Unternehmen werden als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen – das erhöht auch für kleine Betriebe die Chancen bei der Suche nach Fachkräften. Mehr Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum führen zudem häufig zu zufriedeneren Mitarbeitern, die seltener krank sind, was im Idealfall zu sinkenden Personalkosten führt.

Sowohl in produzierenden als auch in dienstleistungsorientierten Handwerksbetrieben schwanken die Auslastungen im Verlauf eines Tages bis hin zum Verlauf eines Jahres. Durch entsprechende Arbeitszeitmodelle können Mitarbeiter effizienter eingesetzt werden und die Produktivität steigt.

Kundenfreundliche Öffnungszeiten und schnelle Liefertermine sind ein bedeutender Wettbewerbsvorteil. Durch flexible Arbeitszeiten sind auch kleine Betriebe mit wenigen Mitarbeitern in der Lage, sich so zu organisieren, dass sie diesen Vorteil für sich nutzen können.

Tipps zur Einführung

Die Wahl des passenden Modells erfolgt am besten Schritt für Schritt. Zunächst sollten der derzeitige Arbeitsanfall und die zugrundeliegenden Zusammenhänge genauer unter die Lupe genommen werden. Eine frühe Einbeziehung von Führungskräften ist sinnvoll. Auch eine Konkurrenzbetrachtung ist zu diesem Zeitpunkt hilfreich.

Ist das passende Modell gewählt, sollten die entsprechenden Rahmenbedingungen, wie beispielsweise die maximale Anzahl von Plus- und Minusstunden bei Gleitzeit, festgelegt werden. Danach sollten auch die Mitarbeiter informiert und idealerweise in die weitere Planung einbezogen werden. Dafür sind feste Gesprächstermine empfehlenswert. Ein Fahrplan regelt im Anschluss die Einführung des gewählten Modells – soll es beispielsweise eine Testphase geben? Ist das Modell einmal eingeführt, ist die Aufstellung eines groben Plans zu Beginn jedes Geschäftsjahres sinnvoll, um den voraussichtlichen Personalbedarf zu bestimmen.

Grundsätzlich gilt bei der Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle: Gesetzliche Regelungen zu Arbeitszeiten und geltende Tarifverträge müssen in jedem Fall beachtet werden! Die Rahmenbedingungen für die Arbeitszeitgestaltung sind im Arbeitszeitgesetz geregelt. Durch den bewussten Verzicht auf zu starre Regelungen bietet es Raum für flexible Vereinbarungen. Für weitere Regelungen sind in Deutschland die Tarifvertragsparteien bzw. – bei nicht tarifgebundenen Arbeitsverhältnissen – die Betriebsleitung und die Betriebsangehörigen zuständig.

Unterstützung finden

Beratung bei der Einführung und bei Problemen bieten sowohl die Handwerks- als auch die Industrie- und Handelskammern. Weitere Informationen finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (www.erfolgsfaktor-familie.de).