Praxistipp: Entspannt durch die Betriebsprüfung

Sind alle Mitarbeiter richtig versichert, wurden die Beiträge korrekt abgeführt, sind die Unterlagen auf dem aktuellen Stand und liegen für die Prüfer alle notwendigen Belege bereit? Dann steht einer reibungslosen Prüfung nichts mehr im Weg.

Wer prüft was?

Die Krankenkassen (Einzugsstellen) ziehen die Beiträge zur Sozialversicherung ein, schauen, ob alle Meldungen korrekt sind, und nehmen diese entgegen. Für geringfügig Beschäftigte ist die Knappschaft (Minijob-Zentrale) zuständig. Die Rentenversicherungsträger prüfen, ob Betriebe die Beiträge zur Sozialversicherung (Pflichtbeiträge in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, Umlagen etc.) ordnungsgemäß abgeführt haben.

Wie oft wird geprüft?

Die Rentenversicherungsträger prüfen die Betriebe mindestens alle vier Jahre. Wenn der Arbeitgeber es wünscht, können die Prüfungen auch in kürzeren Abständen erfolgen – zum Beispiel wenn viele neue Mitarbeiter eingestellt wurden oder das Unternehmen eine höhere Nachzahlung befürchtet. Prüfungen ohne Vorankündigungen können die Einzugsstellen bei Insolvenzverfahren, Verdacht auf Schwarzarbeit, illegaler Beschäftigung, Betriebsschließungen oder bei vermuteter Beitragshinterziehung einleiten.

Ankündigung und Terminabsprache

Möglichst einen Monat, mindestens aber 14 Tage vorher kündigen die Rentenversicherungsträger den Termin an. Nach der Terminvereinbarung mit dem Prüfer erhält der Betrieb ein Schreiben, in dem die benötigten Unterlagen aufgeführt sind. Werden Löhne und Gehälter über einen Steuerberater oder ein externes Rechenzentrum, das auch die Meldungen übernimmt, abgerechnet, kann die Prüfung auch dort stattfinden. Liegt der Termin sehr ungünstig, weil der Betriebsinhaber längerfristig aufgrund von Krankheit ausfällt, im Urlaub ist oder saisonaler Hochbetrieb herrscht, kann der Termin verschoben werden.

Dauer der Prüfung

Das hängt von der Größe des Betriebes ab: Bei kleineren Betrieben sind es meist ein bis zwei Tage, bei Unternehmen mit mehreren Hundert Mitarbeitern dauert die Prüfung länger, bisweilen kommen auch mehrere Prüfer. Jedoch darf sie den betrieblichen Ablauf nicht zu sehr beeinträchtigen. Es ist sinnvoll, innerhalb des Betriebs einen festen Ansprechpartner zu benennen und ausreichend Zeit einzuplanen. Der Prüfer benötigt einen geeigneten Raum und bei Bedarf einen Computer mit der entsprechenden Software.

Ergebnis der Prüfung

Jede Prüfung endet mit einem Abschlussgespräch, in dem die Ergebnisse erörtert werden. Wurden zuviel oder zuwenig Beiträge gezahlt, erhält das Unternehmen zusätzlich einen schriftlichen Bescheid. Ist der Betrieb mit dem Ergebnis nicht zufrieden, kann er innerhalb eines Monats nach Zustellung Widerspruch beim Rentenversicherungsträger einreichen. Der Betrieb sollte außerdem die Zeit nutzen und dem Prüfer noch offene Fragen zum Versicherung-, Beitrags- und Melderecht stellen.

Diese Unterlagen sollten Sie unbedingt bereithalten:

  • Lohn- und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen)
  • Beitragsabrechnungen und -nachweise
  • Unterlagen über die Versicherungspflicht/- freiheit: Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen, Erklärungen von geringfügig und kurzfristig Beschäftigten über weitere Jobs, Rentenbescheide etc.
  • Gesellschafts- und Anstellungsverträge
  • Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen des Prüfzeitraums
  • Ergebnisse der Prüfungen der letzten vier Jahre
  • Sachkonten