Studenten, Praktikanten und Azubis

Je nachdem, ob Sie einen Studenten oder Praktikanten fortlaufend beschäftigen oder ihn nur zeitweise einsetzen, zum Beispiel nur in den Semesterferien, gelten in der Sozialversicherung unterschiedliche Regelungen.

Fortlaufend beschäftigte Studenten

Unabhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit gelten für Studenten, die weniger als 450 Euro pro Monat verdienen, in der Sozialversicherung die gleichen Regelungen wie für andere geringfügig entlohnte Beschäftigungen, die sog. Minijobs.

Wichtig: Auch beschäftigte Studenten sind auskunftspflichtig, ob noch weitere Beschäftigungen bestehen. Sie sollen ihre Erklärung schriftlich abgeben und sich außerdem dazu zu verpflichten, später eintretende Veränderungen bekannt zu geben. Solche Erklärungen gehören in die Entgeltunterlagen.

Liegt das Gesamtentgelt über 450 Euro, gelten ein paar besondere Regelungen für die Sozialversicherung.

Wie andere Arbeitnehmer auch, sind Studenten rentenversicherungspflichtig. Zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung müssen jedoch ggf. keine Beiträge aus der Beschäftigung gezahlt werden. Voraussetzung dafür ist, dass das Studium im Vordergrund steht (sog. Werkstudentenprivileg). Damit ist gemeint, dass neben dem Job noch genügend Zeit bleibt, dem Studium nachzugehen. Dafür gilt folgender Beurteilungsgrundsatz: Während des Semesters darf die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden betragen. Diese Grenze darf nur unter der Voraussetzung überschritten werden, dass die Beschäftigung überwiegend an den Wochenenden oder in den Abend- und Nachtstunden ausgeübt wird. In den Semesterferien gilt diese Beschränkung der wöchentlichen Arbeitszeit nicht. Dann kann der Student also auch mehr Stunden pro Woche arbeiten.

Werden diese Voraussetzungen nicht eingehalten, gilt der Student als regulärer Arbeitnehmer und ist auch kranken-, pflege- und arbeitslosenversicherungspflichtig.

Kurzfristig beschäftigte Studenten

Ist das Arbeitsverhältnis von vornherein auf maximal 2 Monate bzw. 50 Arbeitstage befristet, dann sind auch Studenten unabhängig von Verdienst und Arbeitszeit sozialversicherungsfrei (einschließlich Rentenversicherung).

Wird diese Grenze jedoch überschritten, weil zum Beispiel im Laufe des Jahres mehrere kurzfristige Beschäftigungen zusammenkommen oder weil ein Ferienjob verlängert wird, tritt in jedem Fall Rentenversicherungspflicht ein.

Wichtig: Begleitend zur Einführung eines flächendeckenden Mindestlohns in Deutschland gilt vom 1. Januar 2015 bis einschließlich 31. Dezember 2018 eine Übergangsregelung. Befristet für diese vier Jahre nimmt der Gesetzgeber eine Ausweitung der Kurzfristigkeit dergestalt vor, dass sie auch für Beschäftigungen gilt, die auf längstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage begrenzt sind.

Wann tritt volle Sozialversicherungspflicht ein?

1.  Der Student verfügt innerhalb eines Zeitjahres über Beschäftigungszeiten von mehr als 26 Wochen bzw. 182 Kalendertagen. Berücksichtigt werden dabei alle Beschäftigungen, bei denen die wöchentliche Arbeitszeit über 20 Stunden liegt. Als Berechnungsgrundlage gilt: es muss vom voraussichtlichen Ende der aktuellen befristeten Beschäftigung ein Zeitjahr zurückgerechnet werden.

2.  Wird ein ursprünglich auf 2 bzw. 3 Monate befristetes Arbeitsverhältnis verlängert, z. B. aufgrund eines unerwartet hohen Arbeitsaufkommens, ist außerdem noch folgendes zu beachten: Liegt der Verlängerungszeitraum im Semester? Und beträgt die wöchentliche Arbeitszeit mehr als 20 Stunden? Dann ist der Student vom Zeitpunkt der Verlängerung an sozialversicherungspflichtig, denn das Werkstudentenprivileg gilt nicht mehr.

Hinweise zur Beschäftigung von Studenten

  • Nehmen Sie von beschäftigten Studenten und für Praktikanten, die an einer Hochschule eingeschrieben sind, immer eine Immatrikulationsbescheinigung als Nachweis zu den Entgeltunterlagen.
  • Lassen Sie sich auch von Studenten einen Nachweis über eventuelle weitere Arbeitsverhältnisse vorlegen.
  • Auch wenn die Beschäftigung eines Studenten sozialversicherungsfrei ist, gilt grundsätzlich die Versicherungspflicht der Studenten in der Kranken- und Pflegeversicherung (KVdS). Darum müssen Sie sich als Arbeitgeber jedoch nicht kümmern, das ist Sache des studentischen Mitarbeiters.

Beispiel 1:

Ein Student übt eine unbefristete Beschäftigung aus. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 17 Stunden, das monatliche Arbeitsentgelt 800 Euro.

Ergebnis: Da die Beschäftigung an nicht mehr als 20 Stunden in der Woche ausgeübt wird, besteht Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherungsfreiheit. In der Rentenversicherung hingegen besteht Versicherungspflicht, da es sich um keine geringfügige Beschäftigung handelt.

Beispiel 2:

Ein Student übt eine unbefristete Beschäftigung aus. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 16 Stunden, das monatliche Arbeitsentgelt 700 Euro. In den Semesterferien erhöht er seine wöchentliche Arbeitszeit auf 30 Stunden, das monatliche Arbeitsentgelt beträgt in dieser Zeit 1.300 Euro.

Ergebnis: Da die Beschäftigung in der Vorlesungszeit an nicht mehr als 20 Stunden in der Woche ausgeübt wird, besteht Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherungsfreiheit. Die erhöhte Wochenarbeitszeit ist insoweit unschädlich, da sich diese ausschließlich auf die Semesterferien beschränkt. In der Rentenversicherung hingegen besteht durchgehend Versicherungspflicht, da es sich um keine geringfügige Beschäftigung handelt.

Beispiel 3:

Ein Student übt eine vom 01.08. bis 30.09. befristete Beschäftigung aus. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 25 Stunden. Es bestehen folgende Vorbeschäftigungszeiten:

- vom 01.10. bis 30.11. des Vorjahres (wöchentliche Arbeitszeit 25 Stunden)

- vom 01.01. bis 15.02. des laufenden Kalenderjahres (wöchentliche Arbeitszeit 18 Stunden)

Ergebnis: Die zu beurteilende Beschäftigung ist in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, da die Dauer der Beschäftigungen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von mehr als 20 Stunden im Laufe der vergangenen 12 Monate nicht mehr als 26 Wochen beträgt. In der Rentenversicherung ist die Beschäftigung versicherungspflichtig, da sie mehr als kurzfristig ausgeübt wird.

Praktikanten - freiwillig

Absolvieren Studenten ein freiwilliges Zwischenpraktikum – also ein Praktikum, das nicht in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist – gegen Arbeitsentgelt, gelten hinsichtlich der Sozialversicherung die allgemeinen Regelungen für beschäftigte Studenten.

Erhält der Student für das Praktikum kein Entgelt, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an. Dasselbe gilt für Schülerpraktika (in der Regel in der 9. Klasse als Orientierungshilfe zur Berufswahl), auch dann, wenn sie als Anerkennung ein Taschengeld erhalten.

Jugendliche oder junge Erwachsene, die nach ihrem Schulabschluss ein freiwilliges Praktikum in einem Betrieb machen, z. B. um die Wartezeit auf einen Ausbildungsplatz zu überbrücken oder um ein Berufsbild näher kennenzulernen, werden - sofern sie ein Entgelt erhalten - sozialversicherungsrechtlich wie reguläre Arbeitnehmer behandelt. Das heißt, es gelten je nach Dauer des Praktikums und Höhe des Verdienstes z.B. die Regelungen für kurzfristig Beschäftigte, für geringfügig entlohnte Beschäftigte oder Beschäftigte im Niedriglohnbereich. Erhalten Sie kein Entgelt, fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge an.

Vorgeschriebene Praktika

In den Studien- oder Prüfungsordnungen zu zahlreichen Studiengängen sind Vor-, Nach- oder Zwischenpraktika vorgeschrieben. Hierbei sind für die Beurteilung der Sozialversicherungspflicht besondere Regelungen zu beachten.

Vorgeschriebenes Zwischenpraktikum

Dabei handelt es sich um den einfachsten Fall: Diese Beschäftigung ist in allen Zweigen der Sozialversicherung versicherungsfrei. Sowohl die wöchentliche Arbeitszeit, die Höhe des Verdienstes als auch die Frage, ob überhaupt ein Entgelt gezahlt wird, spielen keine Rolle.

Kranken- und pflegeversichert ist der Student während des vorgeschriebenen Zwischenpraktikums ggf. über seine Studentenversicherung (KVdS). Darum muss sich der Arbeitgeber jedoch nicht kümmern, das ist Sache des Praktikanten. Er trägt auch allein die KVdS-Beiträge.

Vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum

Da Studenten bei einem Vor- oder Nachpraktikum in der Regel noch nicht oder nicht mehr immatrikuliert sind, besteht hier Versicherungspflicht in allen Zweigen der Sozialversicherung. Wie hoch die Beiträge sind und wer sie trägt, hängt dabei vom Entgelt ab.

Fall 1: Das Praktikum ist unbezahlt

Sofern kein Anspruch auf Familienversicherung besteht, trägt der Praktikant die Beiträge für seine Kranken- und Pflegeversicherung (KVdS) allein. Die Beiträge zur Arbeitslosen- und Rentenversicherung hingegen werden vom Arbeitgeber getragen (Bemessungsgrundlage ist hier 1 % der monatlichen Bezugsgröße).

Fall 2: Der Praktikant verdient weniger als 325 Euro pro Monat

Bei 325 Euro pro Monat verläuft die sog. Geringverdienergrenze. Bekommt der Praktikant kein höheres Entgelt, werden die Beiträge zu allen Zweigen der Sozialversicherung vom Arbeitgeber allein getragen.

Fall 3: Der Praktikant verdient mehr als 325 Euro pro Monat

Es besteht Sozialversicherungspflicht (Geringfügigkeit kommt nicht in Betracht), die Beiträge werden grundsätzlich je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Achtung: Die Gleitzonenregelung darf bei Praktikanten nicht angewandt werden!

Auszubildende sind als zu ihrer Berufsausbildung Beschäftigte versicherungspflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Dies gilt hinsichtlich der Renten- und Arbeitslosenversicherung selbst dann, wenn sie kein Arbeitsentgelt erhalten sollten. Die Beiträge sind dann allein vom Arbeitgeber zu tragen und aus einem fiktiven monatlichen Arbeitsentgelt in Höhe von einem Prozent der monatlichen Bezugsgröße zu berechnen.

Wichtig: Die Geringfügigkeitsregelungen sind auf Beschäftigungen im Rahmen betrieblicher Berufsbildung nicht anzuwenden. Dieser Personenkreis ist also auch dann sozialversicherungspflichtig, wenn die Ausbildungsvergütung die Geringfügigkeitsgrenze (450 Euro) regelmäßig nicht überschreitet.

Meldungen

Für Auszubildende bestehen grundsätzlich dieselben Meldepflichten wie für alle anderen Arbeitnehmer auch. Als Personengruppenschlüssel kommen in Betracht:

102 = Auszubildende ohne besondere Merkmale

121 = Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze von 325 Euro/Monat nicht übersteigt

122 = Auszubildende in einer außerbetrieblichen Einrichtung

Da Zeiten einer Berufsausbildung in der Rentenversicherung besonders bewertet werden, sind der Beginn und das Ende gesondert zu melden. Jedenfalls dann, wenn dem Berufsausbildungsverhältnis ein Beschäftigungsverhältnis bei demselben Arbeitgeber unmittelbar vorhergeht oder sich anschließt.

War ein Arbeitnehmer bereits unmittelbar vor Beginn der Berufsausbildung bei demselben Arbeitgeber beschäftigt, hat der Arbeitgeber das Ende des Beschäftigungsverhältnisses durch eine Abmeldung anzuzeigen. Der Beginn des Berufsausbildungsverhältnisses wird mit einer Anmeldung gemeldet. Ist der Beginn der Berufsausbildung nicht der erste Tag des Kalendermonats, kann anstelle der taggenauen Angabe der Erste des betreffenden Monats angegeben werden. Entsprechend gilt als Ende des Beschäftigungsverhältnisses der letzte Tag des vorhergehenden Kalendermonats. Allerdings ist dann bei der Abmeldung auch nur das Arbeitsentgelt einzutragen, das bis zu diesem Zeitpunkt erzielt wurde.

Wird ein Arbeitnehmer unmittelbar nach dem Ende der Berufsausbildung bei demselben Arbeitgeber weiter beschäftigt, hat der Arbeitgeber das Ende der Berufsausbildung durch eine Abmeldung anzuzeigen. Der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses wird mit einer Anmeldung gemeldet. Liegt das Ende der Berufsausbildung im Laufe eines Kalendermonats, kann anstelle der taggenauen Angabe der letzte Tag des betreffenden Monats angegeben werden. Dementsprechend gilt als Beginn des Beschäftigungsverhältnisses der erste Tag des folgenden Kalendermonats. Bei der Abmeldung ist dann das bis zum Letzten des Monats erzielte Arbeitsentgelt einzutragen.

Beiträge

Beiträge

Die Beiträge, welche in die gesetzliche Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung fließen, richten sich zum einen nach der Höhe der Ausbildungsvergütung. Zum anderen wird die Beitragshöhe vom Beitragssatz im jeweiligen Versicherungszweig bestimmt.

In der Krankenversicherung kommen zum Beitragsanteil des Auszubildenden noch Beiträge nach dem individuellen Zusatzbeitragssatz der jeweiligen Krankenkasse hinzu. Hieran ist der Arbeitgeber nicht beteiligt.

In der Pflegeversicherung müssen Kinderlose den sog. Beitragszuschlag in Höhe von 0,25 Prozentpunkten zahlen. Allerdings: Auszubildende sind von dieser Regelung meist nicht betroffen, da der PV-Beitragszuschlag erst ab dem vollendeten 23. Lebensjahr anfällt.

Eine weitere Besonderheit gilt für Sachsen: Im Zusammenhang mit der Einführung der Pflegeversicherung wurde – anders als in den übrigen Bundesländern – kein Feiertag gestrichen. Daher sind Arbeitnehmer bzw. Auszubildende hier stärker als zur Hälfte am Pflegeversicherungsbeitrag beteiligt.

Wichtig: Die sog. Gleitzonenregelung gilt für Aus­zubildende nicht, in allen Entgeltmeldungen (Ab-, Jahres-, Unterbrechungsmeldungen) ist das Feld „Gleitzone“ daher stets mit der Ziffer „0“ auszufüllen.

Ausnahme: Geringverdiener

Unter „Geringverdienern“ im Sinne der Sozialversicherung werden zur Berufsausbildung Beschäftigte verstanden, deren Arbeitsentgelt die Grenze von 325 Euro/Monat nicht übersteigt. In diesen Fällen muss der Ausbildungsbetrieb die Beiträge in voller Höhe übernehmen.

Von der Verpflichtung zur alleinigen Beitragstragung durch den Arbeitgeber wird auch der PV-Beitragszuschlag (0,25 %) sowie der KV-Zusatzbeitrag erfasst. Letzterer wird von Geringverdienern generell unter Berücksichtigung des durchschnittlichen anstelle des kassenindividuellen Zusatzbeitragssatzes erhoben.

Etwas Besonderes gilt, wenn die Geringverdienergrenze ausnahmsweise in einem Monat überschritten wird. Dieser Fall kann eintreten, sofern zusätzlich zur Ausbildungsvergütung eine Sonderzahlung (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld) erfolgt. Ist das Gesamtentgelt höher als 325 Euro, dann kommen Ausbildungsbetrieb und Auszubildender aus dem übersteigenden Entgelt gemeinsam für die Beiträge auf. Bis zur Geringverdienergrenze bleibt es jedoch bei der alleinigen Beitragsaufbringung durch den Arbeitgeber.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz bleibt maßgeblich, wenn die Geringverdienergrenze ausschließlich durch eine Sonderzahlung überschritten wird. Soweit die Beiträge aus dem übersteigenden Betrag auf den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz entfallen, tragen die Geringverdiener diese allein.