Nicht nur für werdende Mütter ist die Schwangerschaft eine Zeit voller Veränderungen, sondern auch für Betriebe, die sich von der Arbeitsorganisation bis zur Buchhaltung darauf einstellen müssen.
Die Kosten für das Unternehmen werden durch das Umlageverfahren U2 gedeckt. Im Mutterschutzgesetz (MuSchG) und in der Verordnung zum Schutze der Mütter am Arbeitsplatz finden Unternehmen alle einzuhaltenden Vorschriften.
Die werdende Mutter sollte ihrem Arbeitgeber so schnell wie möglich mitteilen, dass sie schwanger ist, damit alle Maßnahmen zum Schutz von Gesundheit und Leben von Mutter und Kind eingeleitet werden können. Das Unternehmen muss die Schwangerschaft von Arbeitnehmerinnen der zuständigen Aufsichtsbehörde (Arbeitsschutzamt, Bezirksregierung oder Gewerbeaufsichtsamt) umgehend melden, sonst droht ein Bußgeld.
In ihrer Arbeitsplanung müssen Unternehmen die gesetzlichen Schutzfristen berücksichtigen: Sechs Wochen vor und acht Wochen nach der Entbindung (bei medizinischen Früh- oder Mehrlingsgeburten und bei Geburten von behinderten Kindern zwölf Wochen) dürfen Mütter nicht beschäftigt werden, wobei die Schwangere vor der Geburt auf Wunsch weiterarbeiten darf.
Frauen haben einen Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Mutterschaft bzw. während eines Beschäftigungsverbotes. Urlaubstage verfallen durch Beschäftigungsverbote und Schutzfristen nicht, sondern können anschließend von der Mitarbeiterin beansprucht werden. Während der Schutzfristen bekommt sie von ihrer Krankenkasse ein Mutterschaftsgeld von bis zu 13 Euro täglich. Bei höheren Nettolöhnen wird das Mutterschaftsgeld vom Arbeitgeber bezuschusst, um die Differenz zum bisherigen Nettolohn auszugleichen.
Darf eine Mitarbeiterin aufgrund eines betrieblichen oder ärztlichen Beschäftigungsverbotes nicht tätig sein, erhält sie vom Arbeitgeber einen Lohn für die Zeit des Mutterschutzes in Höhe ihres Durchschnittsverdienstes der letzten drei Monate vor der Schwangerschaft.
Unternehmen können sich sowohl die Aufwendungen für den Mutterschutz (Beschäftigungsverbot) als auch für den Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld voll erstatten lassen. Dazu ist ein Antrag bei der Ausgleichskasse notwendig, bei der für die Mitarbeiterin die Umlagebeiträge entrichtet werden. Die Erstattung finanziert sich durch die sogenannte Umlage U2, in die alle Arbeitgeber einzahlen.
Der Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld ist beitragsfrei. Die Arbeitgeberanteile an den Gesamtsozialversicherungsbeiträgen, welche auf die während eines Beschäftigungsverbotes weitergezahlten Bezüge entfallen, werden ebenfalls voll aus der Umlage U2 erstattet (sofern keine pauschale Erstattung vorgesehen ist).
Das Mutterschutzgesetz schreibt vor, dass Schwangere keine schweren körperlichen Arbeiten ausführen dürfen und dass ein betriebliches Beschäftigungsverbot für Tätigkeiten gilt, „bei denen sie schädlichen Einwirkungen von gesundheitsgefährdenden Stoffen oder Strahlen, von Staub, Gasen oder Dämpfen, von Hitze, Kälte oder Nässe, von Erschütterungen oder Lärm ausgesetzt sind“ und diese eine unverantwortbare Gefährdung verursachen würden. Das Unternehmen muss für jeden Arbeitsplatz eine Gefährdungsbeurteilung durchführen und mögliche unverantwortbare physikalische sowie chemische und biologische Gefährdungen von Arbeitnehmerinnen dabei berücksichtigen.
Die Gefährdungsbeurteilung ist laut Arbeitsschutzgesetz zu dokumentieren und unabhängig davon durchzuführen, ob derzeit eine Frau diesen Arbeitsplatz besetzt oder überhaupt eine Frau beschäftigt ist.
Sobald der Arbeitgeber von einer Schwangerschaft erfährt, hat er die vorausschauend ermittelten Erkenntnisse unverzüglich zu konkretisieren und die erforderlichen Schutzmaßnahmen festzulegen. Auch hier ist eine Dokumentation erforderlich.
Chemische Gefahren können zum Beispiel im Maler- und Lackiererhandwerk sowie in holzverarbeitenden Betrieben durch Stäube und lösemittelhaltige Farben bestehen oder bei Gebäudereinigerinnen durch Desinfektions- und Reinigungsmittel. Riskante Biostoffe sind unter anderem Pilze, Bakterien und Viren, die im Gartenbau und bei Reinigungsarbeiten im Gesundheitswesen auftreten können.
In vielen Handwerksberufen können für Schwangere physikalische Gefährdungen bestehen: Hitze in der Bäckerei, Lärm und Erschütterungen durch Maschinen, erhebliches Strecken oder Beugen bei Montagearbeiten, ständiges Stehen der Friseurin oder häufiges Bewegen von Lasten ohne Hilfsmittel. Erhöhte Unfallgefahren durch Ausgleiten, Fallen oder Abstürzen treten nicht nur generell auf Baustellen auf, sondern auch schon durch die Arbeit auf Leitern oder in Werkhallen mit feuchtem Fußboden.
Ist es nicht möglich, die Arbeitsbedingungen entsprechend zu verändern, muss der Mitarbeiterin eine andere Tätigkeit übertragen werden. Neben den betrieblichen Beschäftigungsverboten kann ein Arzt auch ein ärztliches vollständiges oder teilweises Beschäftigungsverbot verhängen, wenn die Gesundheit von Mutter oder Kind durch die Arbeit gefährdet ist.
Im Mutterschutzgesetz, das in Betrieben mit mehr als drei weiblichen Beschäftigten ausgelegt oder ausgehängt werden muss, sind darüber hinaus das Kündigungsverbot, Ruhemöglichkeiten und Freistellungen für Vorsorgeuntersuchungen geregelt.
