Computermonitor auf einem Schreibtisch in einer Werkhalle

ChatGPT in Unternehmen: Was sollten Betriebe beachten?

ChatGPT, Chatbot, Künstliche Intelligenz – Begriffe, die seit Monaten für Gesprächsstoff sorgen. Übertriebene Aufregung oder bahnbrechender Umbruch? Wir liefern Antworten zu den wichtigsten Fragen rund um ChatGPT und geben Experten-Tipps, worauf Betriebe im Umgang mit Chatbot und Künstlicher Intelligenz achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

Wie alle Unternehmen, so stehen auch Handwerksbetriebe vor der Aufgabe, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, um Kundenanfragen und Aufträge effizient abzuarbeiten. Schließlich gilt es, die Folgen der Pandemie, gestiegene Rohstoffpreise, den Fachkräftemangel und die digitale Transformation bestmöglich zu stemmen.

Dabei gewinnt bei Büro- und Verwaltungsaufgaben die Nutzung digitaler Werkzeuge – wie aktuell der Chatbot ChatGPT – rasant an Bedeutung. Wir verraten, worauf Sie beim Gebrauch dieser neuen Technologie achten sollten.

Was ist ChatGPT?

ChatGPT (engl.: Generative Pre-trained Transformer) ist eine künstliche Intelligenz (KI), die mit ihrem Nutzer über Texteingabe kommuniziert und von dem Unternehmen OpenAI entwickelt wurde. Auf die gestellten Fragen oder Aufgabenstellungen antwortet ChatGPT in natürlicher Sprache und simuliert so ein menschliches Gespräch in außergewöhnlich guter Qualität (sog. Chatbot oder Bot).

Skeptikerinnen und Skeptiker führen an, dass es vermeintlich Revolutionäres in den letzten Jahren schon mehrfach gab. Ist ChatGPT auch wieder nur ein temporärer Hype? Expertinnen und Experten sind sich weitestgehend einig: Dieser Chatbot ist ein bemerkenswerter Fortschritt auf dem Gebiet der natürlichen Sprachverarbeitung. Mit ausgefeilten Algorithmen erkennt der Bot komplexe Sprachmuster, liefert den Nutzerinnen und Nutzern binnen Sekunden hilfreiche Antworten und überrascht sogar mit Kreativität und Humor.

Und obwohl ChatGPT noch längst nicht perfekt ist, zeigt sich schon ein großes Potenzial für Chatbots in verschiedenen Anwendungsbereichen wie zum Beispiel im Marketing. Wenn, wie zu erwarten ist, die Entwicklung der Technologie in diesem Tempo weitergeht, wird man in naher Zukunft spannende weitere Möglichkeiten für den Einsatz von Chatbots entdecken.

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Wie kann ChatGPT Betriebe unterstützen?

Die KI bietet Betrieben einige Vorteile und Chancen, sie können sie schon jetzt in verschiedenen Bereichen einsetzen:

  • Kundenservice

    Der Bot kann Kundinnen und Kunden häufig gestellte Fragen zu Themen wie Erhältlichkeit eines Produkts, Versand oder Umtauschrechten beantworten (sog. First-Level-Support). Das spart den Mitarbeitenden Zeit, in der sie sich anderen wichtigen Themen widmen können.

  • Produktempfehlungen

    Der Chatbot kann Kundinnen und Kunden auf Basis individueller Interessen oder bisheriger Bestellungen Produkte empfehlen, so den Verkauf ankurbeln und durch passgenaue Produkte die Kundenzufriedenheit steigern.

  • Texte schreiben

    ChatGPT liefert den Nutzenden Entwürfe für verschiedenste Textarten wie etwa E-Mails, Newsletter, Produktbeschreibungen oder Beiträge für die Website und Social Media. Unternehmen können so die Qualität ihres Marketings verbessern.

  • Online-Recherche

    ChatGPT kann bei der Recherche helfen und auf die Schnelle Fragen beantworten – z.B. zu Tipps für Energiesparmaßnahmen für Betriebe. Allerdings können Fakten und Zitate auch falsch sein und müssen überprüft werden, insbesondere wenn sie rechtlicher Natur sind.

  • Übersetzungen

    ChatGPT übersetzt Texte jeglicher Art in andere Sprachen, was vor allem für international tätige Betriebe hilfreich sein kann. Kosten für externe Dienstleister können so eingespart werden.

  • Kommunikation mit Bewerberinnen und Bewerbern

    Interessierten kann die KI beispielsweise Informationen zu Stellenausschreibungen, Bewerbungsvoraussetzungen oder internen Ansprechpartnern liefern.

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Weitere KI-Anwendungen

Neben ChatGPT gibt es noch andere kostenlose KI-Angebote, die Betriebe vor allem im kreativen Bereich unterstützen können:

Stable Diffusion ist eine kostenlose KI, die aus freien Texteingaben in natürlicher Sprache Bilder generiert. Über ein Textfeld teilen Nutzende der KI mit wenigen Worten mit, was das gewünschte Bild darstellen soll. Als Eingaben sind etwa Tiere, Gegenstände, Zeichenstile, Formen oder Orte möglich. Stable Diffusion erstellt daraufhin ein realitätsnahes Bild. 

Midjourney ist eine kostenlose künstliche Intelligenz, die visuelle Kunst und Grafiken erzeugt. Das Tool kann neue Bilder auf der Grundlage eines Text-Briefings oder eines vorhandenen Bilds erstellen. Derzeit ist Midjourney nur über einen Discord Bot auf dem offiziellen Discord von Midjourney zugänglich.

DALL-E ist ein Online-Programm des Unternehmens OpenAI, das Textaufforderungen in Bilder übersetzt. Der Begriff „DALL-E“ ist zusammengesetzt aus dem Namen des surrealistischen Künstlers Dalí und dem Pixar-Filmtitel „WALL-E“. Aus sogenannten Textpromts – also Texteingaben – kann die KI neue Bilder erstellen oder bestehende editieren.

Vorsicht ist jedoch bei der Verwendung solcher KI-generierten Bilder für Werbezwecke geboten, denn das Urheberrecht der durch eine KI erstellten Bilder ist noch nicht juristisch definiert.

Language Tool ist ein kostenloser Online-Dienst zur Prüfung von Rechtschreibung, Grammatik und Stil. Neben Deutsch werden 30 weitere Sprachen unterstützt. Die Browsererweiterung kann das geschriebene Wort inhaltlich erfassen und so auch kontextuelle Fehler finden, wie beispielsweise Wortverwechslungen oder inhaltliche Fehler. 

ChatGPT in Unternehmen nutzen: Was ist zu beachten?

Chatbots wie ChatGPT können viele Aufgaben übernehmen, gehen aber auch mit Risiken einher. Es ist einiges zu beachten, um einen reibungslosen und gesetzeskonformen Einsatz dieser Technologie zu gewährleisten. So etwa bei folgenden Themen:

  • Überwachung

    Die Ergebnisse müssen – je nach Fragestellung – im Anschluss von einem Menschen überprüft werden. "Bei den Fakten nimmt es ChatGPT manchmal nicht so genau", sensibilisiert Marketing-Experte Ulf Thaler.

  • Barrierefreiheit

    Wenn Mitarbeitende wenig internetaffin sind, kann es zu Problemen kommen. Daher ist einerseits die technische Schulung der Mitarbeitenden wichtig, aber auch das Werben für ein Verständnis des Einsatzes von künstlicher Intelligenz.

  • Rechtliches

    Unternehmen müssen bei entsprechender Verwendung von Chatbots sicherstellen, dass ihre Kundschaft der Datensammlung und -verarbeitung durch die Künstliche Intelligenz zugestimmt hat, die Daten geschützt sind und generell die geltenden Datenschutzgesetze beachtet werden. Experte Ulf Thaler ergänzt: "Die Urheberrechtsfrage ist ungeklärt. Italien geht als erstes europäisches Land wegen fehlenden Datenschutzes gegen ChatGPT vor. Kanada hat Ermittlungen aufgenommen."

  • Integration

    Der Bot muss in die bestehende IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden werden und problemlos mit Systemen wie dem Customer-Relationship-Management (kurz CRM; ein Tool für Kontakt- und Vertriebsmanagement und zur Produktivitätsverbesserung ) oder der Kundendatenbank arbeiten.

  • Kundenkommunikation

    Im Rahmen der Kommunikation mit den Kundinnen und Kunden und dem Kundenservice muss klar sein, welche Art von Anfragen der Bot bearbeiten kann und welche nicht. Hier sollte ein Abgleich mit den Erwartungen der Kundinnen und Kunden erfolgen, sonst kann es auf Kundenseite zu Frust und Enttäuschung kommen.

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Was ist bei der ChatGPT-Schulung von Mitarbeitenden zu beachten?

Die intensive Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit Künstlicher Intelligenz ist ungemein wichtig für deren effektive Nutzung. Dabei sollten Betriebe Folgendes berücksichtigen:

Verständnis für die Technologie

Mitarbeitende sollten ein grundlegendes Verständnis für Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten von Chat GPT in ihrem Unternehmen haben. Schulungsmaterialien wie zum Beispiel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Videos können den Mitarbeitenden helfen, die Funktionen der KI zu verstehen.

Praktische Erfahrung

Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, mit dem Bot zu üben. Unternehmen können Testsysteme bereitstellen, damit die Mitarbeitenden die KI testen und ihre Funktionen verstehen können.

Schulungen

Die Schulungsdauer hängt von den Fähigkeiten der Mitarbeitenden ab, sollte aber keinesfalls zu kurz bemessen sein. Die Schulungen können intern oder durch externe Anbieter durchgeführt werden.

Feedback

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Mitarbeitenden regelmäßig Feedback geben können, um Schulungen und Chatbot zu optimieren. Zudem können so Probleme und Schwierigkeiten bei der Nutzung des Bots identifiziert und gelöst werden.

Insgesamt ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Mitarbeitenden umfassend auf die Nutzung von ChatGPT vorbereiten. Sie sollten jederzeit Zugang zu technischer Unterstützung haben, damit auftretende Fragen und Probleme schnell gelöst werden können. Wenn Bedenken oder Widerstand gegen die Nutzung des Bots aufkommen, sollten Unternehmen offen und transparent kommunizieren und den Zweiflern die Vorteile der Künstlichen Intelligenz aufzeigen.

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