Zeitmanagement im Handwerk: Mit diesen acht Ideen wird Ihr Betrieb effektiver

Die größten Zeitfresser im Handwerk

Wer Erfahrung im Handwerk hat, weiß: Man kann mit Hektik und Geschwindigkeit nicht wett machen, was an guter Organisation fehlt. Wenn es schlecht läuft, stehen alle im Betrieb unter Strom und die zentralen Aufgaben und Aufträge werden trotzdem nicht erledigt, Ziele nicht erreicht. Stress kann dafür sorgen, dass gute Ideen nicht umgesetzt werden. Daher sollten Sie diese Fehler vermeiden:

• Fehlende Prioritäten und fehlende professionelle Arbeitsabläufe

  Arbeiten ohne Ziel und „einfach machen“ kann zu einem handfesten Problem für Ihren Betrieb werden: Wenn die Richtung fehlt und es kein klar definiertes Unternehmensziel gibt, an dem Sie und Ihre Mitarbeitenden sich orientieren können, laufen viele Arbeiten ab, die nicht zielführend für Ihr Unternehmen sind.

• Nicht delegieren

  Wenn Sie als Chef alles alleine machen und nichts Ihren Mitarbeitenden anvertrauen wollen, laufen Sie Gefahr, sich schnell zu viel aufzubürden und den Fokus zu verlieren. Klare Aufgabenverteilung und eine effiziente Steuerung Ihrer Mitarbeitenden sind deshalb essenziell.

• Unordnung

  Manche nennen es vielleicht "kreatives Chaos", große Unordnung kann sich allerdings sehr negativ auf Ihr Zeitmanagement auswirken – etwa, wenn Werkzeug erst lange gesucht werden muss oder die notwendige Technik nicht da ist, wo sie sein sollte.

• Multitasking

  Sie jonglieren ständig mit mehreren Projekten und Aufgaben, telefonieren nebenbei noch mit Kundinnen und Kunden und klären interne Probleme? Keine gute Idee! Oft sind die Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe Alles-Macher mit dem Ergebnis, dass vor allem Verwaltungs-Themen oder das Schreiben von Angeboten und Rechnungen auf der Strecke bleiben oder nachts und am Wochenende erledigt werden. Ohne feste Zeitfenster für gewisse Aufgaben verlieren Sie den Fokus – und vor allem Zeit.

• Unrealistische Zeitplanung

  Eine steigende Zahl an Aufträgen und der Druck von Kundinnen und Kunden führt oft dazu, dass für Projekte viel weniger Zeit eingeplant wird, als eigentlich benötigt wird. Die Folge: Chaos, gestresste Mitarbeitende und am Ende dauert aufgrund von Fehlorganisation alles noch länger.

Acht Tipps für Zeitmanagement im Handwerk

• 1. Planen Sie rückwärts – und legen Sie so feste Zeitfenster für Ihre Projekte und Aufgaben im Kalender fest

  Statt Aufträge einfach der Reihe nach abzuarbeiten, verschaffen Sie sich einen Überblick und überlegen Sie systematisch, wann welche Arbeit fertig sein soll. Oft hilft es, dafür die größeren Meilensteine, wie zum Beispiel den Abschluss eines Projektes, auf Papier oder in einer Excel-Liste festzuhalten und rückwärts zu planen: Was muss vorher erledigt werden, damit ein Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig wird? Welche Zwischenschritte gibt es? Wofür müssen sie im Voraus Material oder Werkzeug besorgen oder Fachkräfte anfragen?

  Sie können diese Zwischenschritte in konkrete Aufgaben herunterbrechen und dafür Zeiträume und Fälligkeitsdaten festlegen, beispielsweise mit speziellen Projektmanagement-Tools. Wenn Sie die einzelnen Arbeitszeiten und Fälligkeitsdaten in Ihren Kalender eintragen, haben Sie einen Fahrplan für Ihre Projekte. (Im Fachjargon der Projektplanung wird diese Methode „Rückwärtsterminierung“ genannt.)

• 2. Geben Sie Verantwortung ab

  Fragen Sie sich, ob Sie eine Aufgabe selbst erledigen müssen – oder ob Sie diese delegieren können. Die Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum rät dazu: „Gerade in kleinen Handwerksbetrieben ist es wichtig, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Will ich als Chef oder Chefin selbst Hand anlegen – oder konzentriere ich mich auf Marketing oder Personalführung? 

  Holen Sie sich, wenn nötig Unterstützung – klar kostet das Geld, aber: "Sehen Sie es als Investition in Ihre Gesundheit, in Zeit für die Familie oder für wichtige strategische Themen“, so die Expertin.

  Das Delegieren von Aufgaben entlastet Sie am meisten, wenn es nicht nur um die reine Arbeit und Zeit geht, sondern auch darum, Verantwortung abzugeben. Verantwortung abgeben fällt leichter, wenn Sie langfristig definieren, wer für welchen Bereich oder welchen Typ Aufgaben zuständig ist, und Sie die Aufgaben nicht adhoc verteilen. Klare Strukturen können Zeit sparen und helfen Ihren Mitarbeitenden, Expertise in ihren Gebieten aufzubauen.

  Auch Cordula Nussbaum rät: „Wer im Team hat für welche Themen ‚den Hut auf‘? Übergeben Sie nicht nur die Aufgaben, sondern auch die Verantwortung!“

• 3. Schaffen Sie eine Grundstruktur für Ihre Arbeitszeit

  Gutes Zeitmanagement zeichnet sich nicht nur dadurch aus, dass Sie ihre Aufgaben rechtzeitig erledigen; sondern auch dadurch, dass Sie nicht so viel wertvolle Zeit mit Zeitmanagement selbst verbringen. Es hilft enorm, bei der Planung schon im Vorhinein grundsätzliche Strukturen zu haben wie zum Beispiel: „Vormittags fahre ich zu Kunden, nachmittags arbeite ich ungestört am Projekt weiter, freitags erledige ich Büroarbeit.“

  Sie, Ihr Team und Ihre Kundinnen und Kunden können sich an diese Struktur gewöhnen und viele Fragen beantworten sich von selbst. Viele Aufgaben, wie zum Beispiel Bestellungen von Material oder Buchhaltung, lassen sich schneller erledigen, wenn sie gebündelt sind, und nicht immer mal zwischendurch eingeschoben werden.

• 4. Legen Sie Zeiträume fest, in denen Sie ungestört arbeiten können

  Viele Aufgaben lassen sich schneller erledigen, wenn Sie nicht unterbrochen werden. Das gilt vor allem auch für Arbeit im Büro wie zum Beispiel Buchhaltung. Stellen Sie dafür Ihr Handy aus und sagen Sie dem Team Bescheid, dass Sie nicht gestört werden wollen.

  Cordula Nussbaum rät: „Es kann Ihnen viel Ruhe und Entlastung schenken, wenn Sie nicht nur für (Kunden)-Termine Kalendereinträge machen, sondern wenn Sie Zeitfenster für Ihre Aufgaben im Kalender festlegen. Gerne auch als Serientermine: Wann wollen Sie Zeiträume für bestimmte wichtige Aufgaben serienmäßig im Kalender blocken, wann sind Sie grundsätzlich in der Werkstatt bzw. im Verkaufsraum, wann erledigen Sie Bürokram?“

• 5. Priorisieren Sie Aufgaben

  In der Flut der Aufgaben übersehen auch Handwerkerinnen und Handwerker schnell, welche Projekte essenziell sind und sofort effizient erledigt werden müssen, und welche Aufgaben noch etwas Zeit haben. Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum rät: „Legen Sie immer wieder fest, was für Sie wichtig ist – und worum Sie sich persönlich kümmern müssen.“  

  Bei der Priorisierung kann Ihnen eine einfache Tabelle mit vier Spalten helfen: Schreiben Sie an den linken Rand „wichtig“ und „weniger wichtig“ und oben „dringend“ und „weniger dringend“. Aufgaben, die in das Feld „wichtig/ dringend“ fallen, erledigen Sie am besten zeitnah selbst.

  Aufgaben, die in das Feld „wichtig/ weniger dringend“ fallen, können Sie in Ihren Kalender schreiben und später erledigen. Aufgaben, die dringend aber weniger wichtig sind, können Sie delegieren. Aufgaben, die im vierten Feld landen, also weder dringend noch wichtig sind, können Sie vielleicht erst einmal zu den Akten legen.

• 6. Planen Sie Pausen ein

  Optimale Zeitgestaltung bedeutet auch, festzulegen, wann Sie und Ihr Team nicht arbeiten. Gutes Zeitmanagement heißt nicht nur, dass Sie schnell Arbeit erledigen, sondern auch, dass Sie und Ihr Team dabei nicht Ihre Grenzen überschreiten.

  Pausen können Ihnen dabei helfen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Cordula Nussbaum rät: „Jede Minute, die Sie der Regeneration widmen, erhöht Ihre Produktivität und den Erfolg Ihres Tuns. Lernen Sie von Spitzensportlern, die wissen: ohne Pause keine Höchstleistung!“

  Wenn Mitarbeitende länger als sechs Stunden am Tag arbeiten, ist eine Pause von 30 Minuten gesetzlich vorgeschrieben. Wer länger als neun Stunden arbeitet, hat ein gesetzliches Anrecht auf 45 Minuten Pause. Wissenschaftliche Studien zeigen, dass uns fünf Minuten Pause nach etwa einer Stunde Arbeit helfen, konzentriert zu bleiben.

• 7. Nutzen Sie Fahr- und Wartezeiten

  Auch wenn Sie Ihre Aufgaben erfolgreich nach bewährten Methoden planen, werden Sie Fahr- und Wartezeiten haben. Überlegen Sie sich, ob das „geschenkte Pausen“ sein sollen, oder ob Sie in diesen Zeiten beispielsweise mit Kundinnen und Kunden telefonieren wollen.

• 8. Setzen Sie auf Digitalisierung

  Selbstmanagement kann auch bedeuten, sich Zeit für Digitalisierung und Automatisierung zu nehmen. Fragen Sie sich: Für welche Büroaufgaben können Sie schon Vorlagen erstellen, die Sie immer wieder verwenden? Welches digitale Werkzeug könnte Ihnen helfen?

  Eine digitale Zeiterfassung ermöglicht Ihnen beispielsweise einen Überblick über die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden und dadurch eine bessere Kalkulation von Projekten sowie eine effizientere Steuerung Ihrer Mitarbeitenden.

  Zeitmanagement-Expertin Cordula Nussbaum rät: „Schlagen Sie eine Schneise in die Aufgabenflut und analysieren Sie, wo Ihnen Digitalisierung und Automatisierung viel Arbeit abnehmen können: Denken Sie an digitale Buchhaltung oder automatisierte Prozesse für Angebots- und Rechnungserstellung. Klar ‚kostet‘ die Einführung Zeit, aber die damit erreichte Entlastung wiegt das locker auf.“