Die elektronische Patientenakte (ePA)

Ob Medikation, Vorerkrankungen, Blutwerte oder der Verlauf früherer Behandlungen: Unterschiedlichste Informationen über unsere Gesundheit stehen in den Aktenordnern unserer Arztpraxen. Gehen wir dann zu einem anderen Arzt, liegen viele dieser Informationen über uns nicht vor und Untersuchungen müssen wiederholt werden. Das will die elektronische Patientenakte (ePA) ändern.

Die ePA kann man sich als eine Art „Cloud“ – also einen externen Speicherplatz – für Ihre medizinischen Informationen vorstellen. Diese werden dort gebündelt und ortsunabhängig aufbewahrt. Statt einer Papiersammlung im Aktenordner sind alle wichtigen Dokumente so übersichtlich aufgelistet und einsehbar. Das heißt, Sie können sie jederzeit abrufen und Arztpraxen, Krankenhäusern oder Apotheken einfach und schnell zur Verfügung stellen.

Die Nutzung der ePA ist freiwillig. Wenn Sie der ePA widersprechen und keine ePA nutzen, hat dies keine Nachteile für Ihre Gesundheitsversorgung. Allerdings stehen Ihnen dann auch die Vorteile der ePA nicht zur Verfügung.

Bislang (seit Januar 2021) erhielt man die ePA nur auf Antrag (Opt-in-Verfahren). Das heißt, dass jede Patientin und jeder Patient für die Nutzung der Akte aktiv werden und Zugriffe für medizinisches Personal freigeben musste. Das ändert sich mit der Umsetzung des Digitalgesetzes Anfang 2025. Dann wird die ePA standardmäßig für alle Versicherte von den Krankenkassen angelegt – außer Sie widersprechen ausdrücklich (Opt-out-Verfahren). Denn die Nutzung der ePA bleibt freiwillig. Wer also nicht so lange warten möchte, kann seine ePA bereits heute beantragen und nutzen.

Die Anlage der Akten startete ab dem 15. Januar 2025 zunächst in den Testregionen Hamburg und Franken. Seit Ende April 2025 können Arztpraxen, Krankenhäuser oder andere Leistungserbringer bundesweit die ePA zunächst freiwillig befüllen. Die Leistungserbringenden sollen diese Phase dafür nutzen, um sich ausgiebig mit der ePA vertraut zu machen und sie in die Versorgungsabläufe zu integrieren. Seit dem 01.10.2025 ist die Nutzung der ePA nach den gesetzlichen Vorgaben auch für Leistungserbringende verpflichtend.

Was in allen neu angelegten Akten zu Beginn enthalten sein wird, sind eine Medikationsliste mit all Ihren mittels E-Rezept verschriebenen Arzneimitteln und eine Übersicht der von Ihnen in den letzten Jahren in Anspruch genommenen Leistungen.

Arztpraxen, Krankenhäuser oder andere Leistungserbringer haben seit Ende April 2025 Zugriff auf Ihre Akte, sobald Sie sich dort jeweils in Behandlung befinden. Sie müssen den Zugriff vorher nicht mehr aktiv freigeben. Selbstverständlich können Sie auch bestimmen, dass Leistungserbringer keinen Zugriff auf Ihre Patientenakte ab 2025 haben.

Durch die zentrale Verfügbarkeit der Daten reduziert sich auch für Ärzteschaft und andere Heilberufler der Aufwand, den sie für die Informationsbeschaffung aufbringen müssen, um die für Sie bestmögliche therapeutische Entscheidung treffen zu können, unerwünschte Wirkungen abzuwenden sowie unnötige Behandlungen oder belastende Mehrfachuntersuchungen zu vermeiden.

Mehr Transparenz, mehr Sicherheit und mehr Komfort: So lassen sich die wichtigsten Vorteile der ePA zusammenfassen.

Bestimmte Dokumente wie Impfpass, Mutterpass, Notfalldaten oder das Zahnbonusheft (sogenannte Medizinische Informationsobjekte – kurz MIO) können nur von Leistungserbringenden in der ePA gespeichert werden.

Um eigene Dokumente in der App abzulegen, nutzen Sie am besten unsere IKK classic ePA-App. Alle Informationen zur App finden Sie hier.

Wenn Sie die IKK classic ePA-App nicht nutzen, haben Sie die Möglichkeit, Dokumente von der IKK classic in Ihre Patientenakte hochladen zu lassen – allerdings ausschließlich durch eine persönliche Übergabe der Unterlagen in einem unserer Servicecenter.

Um lange Wartezeiten zu vermeiden, vereinbaren Sie einfach einen Termin in Ihrem Servicecenter vor Ort. Nutzen Sie dafür unseren praktischen Online-Terminservice. Hier finden Sie auch Ihr nächstgelegenes IKK Servicecenter. 

Bitte beachten Sie: 
Dokumente, die Sie per Post oder E-Mail an die IKK classic senden, können nicht in die ePA aufgenommen werden.

Ob Sie die ePA nutzen möchten oder nicht, ist Ihre freiwillige Entscheidung. Wenn Sie keine ePA nutzen möchten, müssen Sie gegenüber Ihrer Krankenkasse einen Widerspruch einlegen. Die IKK classic hat zwischen August und November 2024 ihre Versicherten per Brief über die Nutzung der ePA und die Widerspruchsmöglichkeiten informiert. Hier wurden auch einfache Möglichkeiten des Widerspruchs angeboten.

Ein grundsätzlicher Widerspruch ist auch nach Anlage einer ePA jederzeit möglich und führt zu einer Löschung der Akte mit allen darin gespeicherten Daten. Einen Widerspruch gegen die ePA können Sie gegenüber Ihrer Krankenkasse jederzeit widerrufen. Wenn Sie die ePA nutzen wollen, müssen Sie nichts weiter tun. Sie wurde 2025 automatisch für Sie angelegt.

Auch mitversicherte Kinder erhalten eine ePA. Mit Vollendung des 15. Lebensjahres können sie selbstbestimmt und eigenverantwortlich die ePA nutzen. Bis zum Alter von 15 Jahren entscheiden die Erziehungsberechtigten, ob eine ePA zur Verfügung gestellt oder der Bereitstellung widersprochen werden soll.

Ärztliche Praxen, Apotheken und Krankenhäuser sind seit dem 15.01.2025 grundsätzlich zum Zugriff auf Ihre ePA befugt und verpflichtet, bestimmte Daten in die ePA einzustellen. Die Zugriffsberechtigungen und die Zugriffsdauer variieren je nach Art der Leistungserbringereinrichtung und der gespeicherten Daten. Für Ärztinnen und Ärzte ist der Zugriff auf abgelegte Daten grundsätzlich für 90 Tage nach Behandlung möglich. Welche Daten in der ePA gespeichert werden, wer darauf zugreifen kann oder was gelöscht werden soll, entscheiden am Ende Sie. Der Widerspruch kann dabei vor oder nach dem Besuch in der entsprechenden Leistungserbringereinrichtung in der IKK classic ePA-App erteilt werden. Hierüber können einzelne Dokumente „verschattet“ werden. Das hat zur Folge, dass KEIN Leistungserbringer mehr darauf Zugriff hat. Soll nur bestimmten Leistungserbringenden der Zugriff auf die Dokumente in Ihrer ePA entzogen werden, ist dies über die Sperrung von einzelnen Leistungserbringenden über die ePA-Ombudsstelle der IKK classic möglich.

Ein einmal erklärter Widerspruch kann jederzeit zurückgenommen werden.

Sie können Ihren Widerspruch sowie Widerruf jederzeit schriftlich sowie telefonisch oder in einem Servicecenter vor Ort einreichen. In unseren Informationsschreiben wurden Ihnen zusätzlich zur Einreichung eines Widerspruches einmalig ein Zugang zu einem Online-Formular oder alternativ ein Antwortbogen angeboten.

Neukunden der gesetzlichen Krankenversicherung (z. B. Neugeborene) erhalten vor der Anlage der ePA ein separates Informationsschreiben. Dieses enthält sowohl einen einmaligen Zugang zu einem Online-Formular sowie einen Antwortbogen, über die die einzelnen Widersprüche gegenüber der IKK classic erklärt werden können.

Neben dem direkten Nutzen für Ihre Versorgung sollen voraussichtlich ab Januar 2027 die in der ePA bereitgestellten Daten für gemeinwohlorientierte Zwecke wie z. B. der Forschung verwendet werden. Denn Gesundheitsdaten können wichtige Erkenntnisse für die künftige Gestaltung der gesundheitlichen und pflegerischen Versorgung in Deutschland liefern und bei der Weiterentwicklung unseres Gesundheitswesens helfen. Welche Zwecke als gemeinwohlorientiert gelten und wer die Daten nutzen darf, wird gesetzlich festgelegt. Auf dieser Grundlage kontrolliert das Forschungsdatenzentrum (FDZ) Gesundheit beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) die Weiternutzung der Daten.

Die Ausleitung pseudonymisierter Daten aus der elektronischen Patientenakte erfolgt schrittweise in Form von Medizinischen Informationsobjekten (MIOs). Dabei handelt es sich um strukturierte Daten, die nicht leicht zu pseudonymisieren sind. Das erste MIO, aus dem Daten pseudonymisiert ausgeleitet werden, ist die elektronische Medikationsliste (eML). Weitere Inhalte werden Schritt für Schritt ergänzt, sobald ihre sichere Pseudonymisierung gewährleistet ist.

Es werden nur Daten übermittelt, die ab dem Stichtag (voraussichtlich Januar 2027) neu anfallen. Eine Ausleitung von Bestandsdaten erfolgt nicht!

Die Daten in Ihrer Akte sind stets verschlüsselt abgelegt. Wenn Sie selbst oder eine an Ihrer Behandlung beteiligte Leistungserbringereinrichtung berechtigt auf die ePA zugreifen, überträgt die ePA die Daten verschlüsselt zu den entsprechenden Computersystemen, z. B. Ihrer Arztpraxis. Die Datenverarbeitung in der ePA erfolgt in einer auf höchstem Niveau sicherheitsgeprüften und vertrauenswürdigen technischen Umgebung. Weder der Betreiber noch die Krankenkasse haben Zugriff auf Ihre Daten.

Auch die Datensicherheit unterliegt innerhalb der Telematikinfrastruktur (TI) höchstmöglichen Standards: Alle für die ePA relevanten Daten werden in der TI so übertragen, dass Unbefugte sie weder lesen noch verändern können. Jede Übertragung erfolgt verschlüsselt.