Hilfe zum SV-Meldeportal: Sichere Mitarbeiter-verwaltung

Das neue SV-Meldeportal zum Datenaustausch mit der IKK classic und den anderen Sozialversicherungsträgern ist am 4. Oktober freigeschaltet worden. Vieles erscheint von der Ausfüllhilfe sv.net bekannt, aber es gibt durchaus auch Unterschiede. Die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) begleitet nicht nur den anfangs erforderlichen Registrierungsprozess, sie unterstützt auch im Anschluss daran bei den ersten Schritten in der noch ungewohnten Umgebung. So erklärt eine der Videoanleitungen die sichere Mitarbeiterverwaltung mit Onlinespeichernutzung.

Mitarbeiterverwaltung mit Online-Datenspeicher

Die Mitarbeiterverwaltung steht nur mit aktiviertem Online-Datenspeicher zur Verfügung. Damit Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Meldungen mit der IKK classic und den anderen Sozialversicherungsträgern austauschen können, müssen diese zunächst im SV-Meldeportal angelegt werden. Nachdem sich der Arbeitgeber registriert und im SV-Meldeportal angemeldet hat, klickt er dazu auf den Bereich „Verwaltung“ und die Kachel „Mitarbeiter“. Dann geht er auf die Mitarbeiterliste und auf „Mitarbeiter anlegen“. Danach muss er die Firma auswählen, für den der Mitarbeiter angelegt werden soll.

Übrigens: Da die Datenstruktur des SV-Meldeportals nicht mit der von sv.net kompatibel ist und ein Import mit Datenkonvertierung zu fehleranfällig gewesen wäre, können keine Daten aus sv.net/comfort in das SV-Meldeportal übernommen werden.

Speicherung der Basisdaten

Als nächstes werden die Basisdaten des Mitarbeiters, also sein Name und Geburtsdatum sowie seine Adresse und Versicherungsnummer (optional) eingetragen. Nachdem der Arbeitgeber den Mitarbeiter mit seinen Basisdaten gespeichert hat, erhält er eine Meldung, dass dieser erfolgreich im SV-Meldeportal angelegt wurde. Die Basisdaten dienen zukünftig der eindeutigen Identifizierung des Mitarbeiters im SV-Meldeportal.

Anmeldung über die Mitarbeiterliste

Nach erfolgreicher Speicherung der Basisdaten können beispielsweise neue Mitarbeiter bei der IKK classic angemeldet werden. Dazu geht der Arbeitgeber auf den Bereich „Formulare“. Um eine Anmeldung abzugeben, muss die Kachel „SV-Meldungen“ angeklickt werden. Hier kann unter „Anmeldung“ der Beginn der Beschäftigung des neuen Mitarbeiters eingetragen werden. Anschließend muss der Arbeitgeber das Formular zur Erfassung der Anmeldung und die bereits erfassten Daten über die Stammdaten übernehmen, dazu wählt er den betreffenden Mitarbeiter einfach aus. Die noch nicht erfassten Daten wie z. B. die Staatsangehörigkeit müssen eingetragen bzw. ergänzt werden. Zur Erfassung der richtigen Tätigkeit des neuen Mitarbeiters kann nach dem entsprechenden Tätigkeitsschlüssel gesucht werden.

Fehlen anschließend noch Daten oder sind diese ungültig, so werden die entsprechenden Stellen automatisch rot gekennzeichnet. Sobald diese ergänzt bzw. korrigiert worden sind, kann der Arbeitgeber die Daten mit einem Klick übermitteln. Das pdf-Dokument zur Bestätigung der Anmeldung kann angezeigt und zur Archivierung heruntergeladen werden.

Sichere Datenverschlüsselung

Der Datenaustausch erfolgt verschlüsselt; die Daten sind somit geschützt und sicher. Die Basisdaten der Mitarbeiter bleiben in den Stammdaten enthalten und sind für weitere Meldungen (z. B. Jahresmeldungen) abrufbar. Wenn der Arbeitgeber den Online-Speicher aktiviert hat, werden die Meldedaten automatisch abgelegt und stehen fünf Jahre lang für den erneuten Zugriff zur Verfügung.

Das Erklärvideo zur Mitarbeiterverwaltung im SV-Meldeportal und weitere Videos/Dokumentationen sind zu finden unter: https://sv-meldeportal.de/anleitungen/