Betriebsdatenpflege: Neues Dialogverfahren ab 2027

Über das bisherige Verfahren zur Betriebsdatenpflege (Datensatz DSBD) melden Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber Änderungen ihrer betrieblichen Stammdaten elektronisch an die BA. Dazu gehören beispielsweise Änderungen der Firmierung, der Betriebsanschrift, der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner oder der Branchenzuordnung. Bislang werden diese Meldungen über die Annahmestellen der Krankenkassen an die BA weitergeleitet. 

Dieses Verfahren bleibt bis Ende 2026 bestehen. Zum 1. Januar 2027 wird die Übermittlung über die Annahmestellen der Krankenkassen durch das neue Dialogverfahren abgelöst. Die rechtliche Grundlage für die Umstellung wurde bereits 2022 mit dem Achten SGB-IV-Änderungsgesetz geschaffen. 

Ab dem 1. Januar 2027 erfolgt die Kommunikation unmittelbar zwischen Arbeitgeber und BA im XML-Standard (DXBD, DXBE). Die Daten werden aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal an die Annahmestelle der BA übermittelt.

Neu ist insbesondere, dass die BA auf die Meldungen elektronisch antworten kann. Damit wird aus der bisherigen Betriebsdatenpflege ein echtes Dialogverfahren. Auf eine Bestands- oder Änderungsmeldung kann die BA beispielsweise mit einer elektronischen Speicherbestätigung reagieren oder eine Prüfung bzw. Korrektur der Angaben anfordern.

An den grundsätzlichen Meldeanlässen ändert sich durch die Umstellung nichts. Eine Bestandsmeldung ist weiterhin erforderlich, wenn betriebliche Stammdaten erstmals im Entgeltabrechnungsprogramm erfasst werden. 

Auch Änderungen der Betriebsdaten sind anlassbezogen zu melden. Eine erneute Bestandsmeldung ist außerdem erforderlich, wenn sich die Absendernummer oder die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle ändert.

Wichtig: Die Pflicht zur laufenden Pflege der Betriebsdaten bleibt bestehen. Geändert werden ausschließlich der Kommunikationsweg und die technische Ausgestaltung des Verfahrens.

Eine wichtige Neuerung betrifft die Wirtschaftsunterklasse (WUKL). Die wirtschaftliche Betätigung eines Betriebs gehört zu den meldepflichtigen Betriebsdaten. Im neuen Dialogverfahren wird die WUKL deshalb ab dem 1. Januar 2027 als Pflichtfeld umgesetzt.

Hinweis: Die Wirtschaftsunterklasse ist eine fünfstellige Schlüsselzahl aus der Klassifikation der Wirtschaftszweige des Statistischen Bundesamtes. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber sollten deshalb prüfen, ob die entsprechende Angabe im Entgeltabrechnungssystem korrekt hinterlegt ist. Die BA verwendet die WUKL zur Zuordnung von Betrieben. Aktuell stehen dafür 839 verschiedene Wirtschaftsunterklassen zur Auswahl. 

Einzelheiten regeln die Gemeinsamen Grundsätze für die Datenerfassung und Datenübermittlung nach § 28b Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 3 SGB IV in der ab 1. Januar 2027 geltenden Fassung. Die Information ist auf gkv-datenaustausch.de im Bereich „Arbeitgeberverfahren/DEÜV“ abrufbar.