Delegieren lernen: So geben Sie Aufgaben richtig ab

3 Fragen an den Experten: Die Vorteile des Delegierens

• Warum fällt es vielen Menschen so schwer Arbeit abzugeben?

  Ob Führungskraft oder nicht: Im Job haben viele Menschen das Gefühl, alles kontrollieren zu müssen. Vorherrschend ist das Bild “Nur, wenn ich etwas selber mache, weiß ich, dass es gemacht ist und dass es gut gemacht ist." Loszulassen und Verantwortung anderen Menschen zu übertragen, bedeutet immer auch Macht und Kontrolle abzugeben. Wer zu viel delegiert, könnte sich einen Konkurrenten aufbauen und sich abhängig oder überflüssig machen. Folglich erledigt man lieber alles selbst. Auch das Gefühl, andere könnten den Eindruck bekommen, nur unangenehme oder überfordernde Aufgaben werden abgegeben, spricht vermeintlich gegen das Delegieren.

• Welche Vorteile bringt das Delegieren mit sich?

  Wer richtig delegiert, gewinnt mehr Zeit und Energie für andere, wesentliche Aufgaben. Es ergeben sich neue Kapazitäten und das Stresslevel reduziert sich. Für alle Beteiligten eröffnen sich attraktive Vorteile. Das Einbinden anderer Fachkräfte bedeutet zusätzliches Know-how, Kreativität und Ideen, die dem Endprodukt und somit dem gesamten Unternehmen qualitativ zugutekommen. Die betreffenden Mitarbeitenden können dank der neuen Aufgaben und der damit verbundenen Verantwortung ihre eigenen Kompetenzen, ihr eigenes Wissen unter Beweis stellen beziehungsweise erweitern.

• Wirkt sich Delegieren auch auf die Kolleginnen und Kollegen aus, die Aufgaben übernehmen?

  Die Weitergabe von Aufgaben bedeutet generell einen Vertrauensbeweis. Es ist ein Zeichen der Wertschätzung anderen gegenüber – egal, ob man Führungskraft ist oder nicht. Vertrauen stärkt Selbstvertrauen und wer Selbstvertrauen und Sinnhaftigkeit aus einer Tätigkeit ziehen kann, erhöht die Identifikation mit der Tätigkeit. Indirekt steigt die Identifikation mit dem Unternehmen und fördert somit die Arbeitsmotivation. Motivierte Mitarbeitende sind wiederum leistungsbereiter und seltener krank. Aufgaben zu delegieren führt somit für alle Beteiligten zu einer Win-Win-Situation.

Klären Sie diese Fragen vor dem Delegieren

• Welche Aufgabe soll mit welchem Zweck delegiert werden? Notieren Sie Ausgangspunkt sowie Ziel der Aufgabe.

• Welche Erwartungen habe Sie an die Delegation?

• Welche Vorteile entstehen für alle Beteiligten durch das Delegieren der Aufgabe? Zum Beispiel Zeitersparnis für die Führungskraft oder das Erweitern von Kompetenzen für Mitarbeiter.

• Welche Person ist der geeignete Mitarbeiter für die Herausforderung? Ressourcen, Fähigkeiten, Wissen, Stärken und Schwächen müssen abgewogen werden.

• Terminiert

  Welche Bedingungen müssen erfüllt sein, damit die Aufgabe erledigt werden kann? Auch im Hinblick auf Befugnisse, die womöglich erweitert werden müssen, Kapazitäten und Kompetenzen.

• Welche Zwischenergebnisse sollten kontrolliert werden? Setzen Sie vorab Etappen fest, deren (erfolgreicher) Abschluss wichtig für das Endergebnis sind.

Richtig delegieren: So geht's

Nach dem Feststecken der Ziele und Bedingungen folgt das eigentliche Delegieren. Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung kann Ihnen dabei helfen.

• Aufgabenteilen verständlich machen

  Wenn Mitarbeitende verstehen, warum sie eine bestimmte Aufgabe übernehmen sollen, arbeiten sie besser. Bevor es beim Delegieren um die eigentlichen Inhalte geht, sollten Sie erklären, warum eine Person für die jeweilige Aufgabe ausgewählt wurde. So sprechen Sie die Stärken Ihres Gegenübers offen an, was dessen Motivation steigert.

• Klare, unmissverständliche Kommunikation im ersten Briefing

  Je klarer der Arbeitsauftrag ist, desto einfacher ist dessen Bearbeitung. Klären Sie alle entscheidenden Fragen und brechen Sie komplexe Aufgaben in Einzelschritte auf. Lassen Sie die Mitarbeitenden in eigenen Worten wiederholen, was genau zu tun ist. So vermeiden Sie Missverständnisse.

• Regelmäßiges Kontrollieren der Teilergebnisse

  Ein entscheidender Punkt beim Delegieren: Auch wenn Sie eine Aufgabe abgeben, sind Sie immer noch dafür verantwortlich. Legen Sie Etappen fest und überprüfen Sie den Arbeitsfortschritt nach jedem Abschnitt.

• Erfolge ansprechen

  Delegierte Aufgaben sollen attraktiv für alle beteiligten Personen sein. Regelmäßiges, begründetes und nachvollziehbares Lob bildet dabei einen Kernpunkt. Wenn etwas gut gelaufen ist, ist es die Aufgabe des Delegierenden, das auch hervorzuheben.

• Probleme und Schwierigkeiten zeitnah benennen

  Unstimmigkeiten sollten Sie schnell und direkt anzusprechen. Wichtig dabei: Beschneiden Sie nie die Autorität der Mitarbeitenden vor anderen. Differenzen gehören in ein vertrauliches, klärendes Gespräch.

• Abschließende Feedbackrunde durchführen

  Richtig delegieren endet nicht mit dem Abschluss der jeweiligen Aufgabe. Damit beim nächsten Mal alles noch besser läuft, führen Sie eine abschließende Feedbackrunde ein. Sowohl die delegierende Person als auch Mitarbeitende, die Aufgaben übernommen haben, sollten Lob und Kritik am Prozess oder an den beteiligten Personen äußern. Übernehmen Sie die Punkte in ein Protokoll und entwickeln Sie daraus Ihre ganz persönliche Richtschnur. So lernen alle Beteiligten, was eine richtige Delegation ausmacht.