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Online Vorstellungs­gespräch und Co.: Tipps fürs Recruiting auf Distanz

Digitale Vorstellungsgespräche und Online-Bewerbungsverfahren sind nun auch bei kleineren und mittelständischen Unternehmen angekommen. Die Corona-Krise hat Video-Calls im beruflichen Umfeld alltäglich gemacht – auch im Bewerbungsverfahren. Doch wie können Personalverantwortliche virtuell einen guten Eindruck gewinnen und wie sollten sie mit digitalen Unterlagen umgehen?

Ein Online-Interview bietet mehr Flexibilität als ein Vor-Ort-Gespräch – gerade in Zeiten von Kontaktbeschränkungen. Außerdem lassen sich damit Zeit und Kosten einsparen. "Corona hat große Konzerne sowie kleine und mittelständische Betriebe dazu gebracht, digitale Wege zu nutzen – und das wird sich nach der Pandemie auch nur anteilig zurückentwickeln", sagt Tobias Nitzschke. Der Wirtschaftspsychologe, Trainer und Mediator berät als Geschäftsführer der Nitzschke GmbH Unternehmen unter anderem zu digitalen Bewerbungsprozessen. Nach seiner Beobachtung erleben Unternehmen, dass Videokonferenzen ebenso gute Ergebnisse liefern können wie Präsenzveranstaltungen – und zwar bei deutlich reduziertem Zeitaufwand.

Dennoch: Online-Vorstellungsgespräche stellen für beide Seiten eine besondere Herausforderung dar. Webcam und Mikro übertragen nur einen Bruchteil von Gestik, Mimik, Stimmfärbung und Lautstärke, was die nonverbalen und paraverbalen Teile der Kommunikation behindert. Schließlich transportieren diese Elemente einen Großteil der Botschaften. 

Warum sind Online-Vorstellungsgespräche so herausfordernd?

Psychologinnen und Psychologen der Universität Ulm fanden heraus, dass Jobsuchende bei Vorstellungsgesprächen per Videokonferenz schlechter abschneiden als im persönlichen Gespräch. Zum einen schafften es die Bewerberinnen und Bewerber selbst weniger gut, ihre eigenen Vorteile herauszustreichen und vermeintliche Schwächen zu umschiffen. Zum anderen fiel auch die Beurteilung durch die Interviewer schlechter aus. Die Gesprächspartner haben durch die Kamera weniger Blickkontakt und wirken dadurch weniger präsent. "Ohne Blickkontakt gelingt es kaum, eine starke soziale Präsenz zu entwickeln. So lässt sich auch schwerer einschätzen, mit welchen Taktiken ich mein Gegenüber am besten für mich einnehmen kann“, sagt Dr. Johannes Basch, Mitautor der Studie.

Eine weitere Studie bestätigt, dass die aufgebaute Bindung bei Videokonferenzen deutlich geringer ausfällt als im persönlichen Kontakt: Das Leibniz-Institut für Wissensmedien belegte, dass das Verantwortungsgefühl von Führungskräften gegenüber ihren Mitarbeitenden und dem Team im Homeoffice sinkt. Allerdings hängt das auch davon ab, ob sich die Führungskräfte eher auf sich selbst fokussierten oder auf andere. Übertragen auf den Bewerbungsprozess kann das bedeuten, dass es Entscheidern leichter fällt, Absagen zu erteilen. Diese Abstriche sollten Personalverantwortliche im Hinterkopf behalten, um eine gerechte Bewertung zu fällen.

Ein Grauhaariger Mann mittleren Alters sitzt vor einem Laptop am Küchentisch. © iStockphoto

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Was ist bei digitalen Gesprächen zu beachten?

Beim virtuellen Kennenlernen spielen die richtigen Rahmenbedingungen eine besonders wichtige Rolle. Sonst können ruckelige Videos, blecherner Ton und unaufmerksame Gesprächspartner schnell für Stress bei allen Beteiligten sorgen. Man spricht auch von der sogenannten "Zoom-Fatigue" oder Videotelefonie-Erschöpfung. Diese entsteht, weil Videokonferenzen die Sinne vor ungewohnte Herausforderungen stellen – die auf Dauer überfordern können.

  • Vorbereitung

    Auch für digitale Bewerbungsgespräche gilt: Gute Vorbereitung ist eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiche und vergleichbare Interviews. Am besten wird dazu ein Gesprächsleitfaden erstellt. Typische Fragen können ebenso zum Tragen kommen wie alle anderen Techniken eines klassischen Bewerbungsgespräches, um einen möglichst persönlichen Eindruck des Gegenübers zu erhalten. Um die Struktur des Termins effizient zu halten, sollten alle Teilnehmenden im Voraus über den groben Aufbau des Gesprächs informiert werden.

  • Terminfindung und Teilnehmer

    Video-Calls sollten nicht im Akkord stattfinden, denn: Virtuelle Meeting-Marathons führen schnell zu Müdigkeit und Gereiztheit – und das erschwert eine objektive Beurteilung. Am angenehmsten empfinden die meisten Menschen Termine zu Randzeiten des Tages, um nicht ständig zwischen Online- und Präsenz-Meetings hin- und herspringen zu müssen. Die optimale Dauer liegt bei maximal 45 Minuten – danach fällt das Aufmerksamkeitslevel rapide ab. Auch wichtig: Nicht mehr Personen einladen als unbedingt nötig. Je mehr Teilnehmende, desto unruhiger wird die Video-Ansicht – und das belastet sowohl die Augen als auch die Konzentrationsfähigkeit.

  • Technik-Check

    Teams? Skype? Zoom? Welches System für den Video-Call zum Einsatz kommt, sollten  alle Gesprächspartnerinnen und -partner frühzeitig erfahren. So bleibt ihnen genügend Zeit, um sich vorzubereiten und das Programm eventuell noch herunterzuladen und in Ruhe zu testen. Auch die Interviewerin oder der Interviewer selbst sollte mit der verwendeten Software professionell umgehen können.

    Um sicher zu gehen, ob alles klappt, können Unternehmen mit ihren Jobinteressenten auch einen Test-Anruf vorab vereinbaren. Genauso wichtig wie die richtige Software: eine stabile und schnelle Internetverbindung. Die Qualität lässt sich online mit einem sogenannten Speedtest überprüfen. "Wichtig ist vor allem die Upload-Geschwindigkeit. Ich empfehle meist, mindestens 40 Mbit Download und 9 Mbit Upload sicherzustellen", so Tobias Nitzschke.

  • Bild und Ton

    Die Webcam sollte so eingestellt sein, dass sie sich auf Augenhöhe befindet. Gerade bei einem Laptop empfiehlt es sich, ihn etwas erhöht aufzustellen, damit man nicht von oben herab in die Kamera blickt. Der Kopf sollte sich mittig im Bild befinden und auch nach oben und unten etwa den gleichen Abstand haben. Damit man sein Gegenüber auch ausreichend groß sieht und sich besser fokussieren kann, eignet sich die Sprecheransicht besser als die Galerieansicht.

    Von Headsets für eine bessere Tonqualität rät der Bewerbungsexperte Nitzschke ab, da es Teile des Gesichts abdeckt und dadurch die persönliche Wirkung, etwa bei einem Lächeln, weiter einschränkt. Eine gute Tonqualität sollte aber natürlich trotzdem gewährleistet sein. Reicht das Mikrophon des Gerätes nicht aus, ist ein USB-Mikrophon empfehlenswert. Wer gerade nicht aktiv am Gespräch teilnimmt, sollte sich außerdem auf stumm schalten, um störende Hintergrundgeräusche und Widerhall zu minimieren.

  • Volle Aufmerksamkeit

    Während der Videokonferenz schnell das Mail-Postfach checken? Schon in normalen Meetings gilt Multitasking als echtes No-Go – bei Bewerbungsgesprächen sollte man der Versuchung erst recht nicht nachgeben. Wer seinem Gegenüber nicht die volle Aufmerksamkeit schenkt, kann dem Gespräch schnell nicht mehr folgen. Das wirkt nicht nur unhöflich, sondern kostet auch auf beiden Seiten zusätzliche Nerven.

  • Kleidung

    Sowohl Bewerberinnen und Bewerber als auch Personalverantwortliche sollten sich genauso kleiden, wie sie es für ein Präsenz-Interview tun würden – am besten sogar mit passenden Schuhen. "Es wirkt sich spürbar aus, wenn ich nur obenherum ein Hemd anhabe und unten Jogginghose und Hausschuhe. Der Körper ist dann nicht wirklich im Vorstellungsmodus", so Trainer Tobias Nitzschke.

  • Datenschutz

    Ein Vorteil von digitalen Bewerbungsgesprächen ist, dass sie ohne großen Aufwand aufgezeichnet werden können. So können Sie hinterher Gespräche in Ruhe auswerten und die Bewerberinnen und Bewerber vergleichen.

    Wichtig: Wenn Sie das vorhaben, brauchen Sie unbedingt vorher das Einverständnis aller Teilnehmenden und müssen sicherstellen, dass die Aufnahme ausschließlich für den Bewerbungsprozess gespeichert wird.

  • Aus Feedback lernen

    Was lief gut? An welchen Stellen könnte das Online-Vorstellungsgespräch noch verbessert werden? Wer Bewerberinnen und Bewerber um ihr Feedback bittet, kann daraus wertvolle Verbesserungsvorschläge für die Zukunft ableiten. Einige Tools bieten sogar eine eigene Umfrageoption, mit der alle Teilnehmenden am Ende den Call bewerten können.

Zwei Frauen in Buisiness-Kleidung stehen vor einer Pinnwand © IKK Classic

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Der Ablauf eines digitalen Job-Interviews

Wie bei einem Live-Gespräch sollte auch das digitale Bewerbungsgespräch einem festen Ablauf folgen. Das hilft allen Teilnehmenden bei der Fokussierung und sorgt außerdem für vergleichbare Voraussetzungen. So lässt sich ein Gespräch sinnvoll gliedern:

  • Begrüßung

    Für Gastgeberin oder Gastgeber heißt es zu Gesprächsbeginn: das Eis brechen. Im Büro würde man den Gästen einen Kaffee anbieten – im Online-Gespräch müssen dagegen herzliche Worte für einen angenehmen Empfang sorgen. Ein wenig Small Talk bereitet außerdem den Weg für das folgende anspruchsvolle Gespräch.

  • Vorstellung

    Der oder die Gesprächsführende stellt die Personen vor, die am Bewerbungsgespräch teilnehmen. Dann gilt es, das Unternehmen und die ausgeschriebene Stelle näher zu beschreiben, um den Bewerberinnen und Bewerbern ein möglichst vollständiges Bild zu vermitteln. Auch Besonderheiten wie Homeoffice, Arbeitszeiten und Ähnliches können hier schon angesprochen werden.

  • Kennenlernen

    Personalverantwortliche sollten mit offenen Fragen versuchen, die Bewerberin oder den Bewerber möglichst gut kennenzulernen und die Motivation hinter der Bewerbung zu ergründen. Neben der fachlichen Eignung geht es auch darum, ob die Person in das bestehende Team passt. Dabei sollten Recruiter aber nicht von oben herab kommunizieren – immerhin wollen sie ja das beste Talent für sich gewinnen.

  • Zeit für Fragen

    In den vorherigen beiden Phasen sollte schon ein Großteil aller Fragen geklärt worden sein. Dennoch: Zum Schluss erhält die Kandidatin oder der Kandidat noch einmal Gelegenheit, offene Punkte anzusprechen.

  • Verabschiedung

    Eine freundliche Verabschiedung sollte nicht zu kurz kommen. Also besser etwas zeitlichen Puffer einplanen, um nicht direkt im Anschluss in den nächsten Video-Call springen zu müssen.

Von der Papiermappe zum digitalen Bewerbungsprozess

Das Bewerbungsgespräch ist ein wichtiges, aber nicht das einzige Element im Bewerbungsprozess. Schon ein paar Schritte vorher gibt es digitale Lösungen: nämlich bei der Frage, wie die Dokumente übermittelt werden. Bereits etabliert hat sich die Bewerbung per E-Mail, bei der Unterlagen wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse als PDF eingereicht werden. Einen weiteren Schritt in die Richtung des digitalen Bewerbungsprozess gehen Unternehmen mit einer Recruiting-Plattform, auf der Interessierte ihre Informationen in standardisierte Formulare eingeben müssen. "Unternehmen, die nach wie vor ausschließlich auf die postalische Zustellung Wert legen, laufen Gefahr, als unzeitgemäß wahrgenommen zu werden", warnt Tobias Nitzschke. Dann müssten zumindest die Inhalte auf der Homepage und in Social Media zeitgemäß sein.

Auch Interessentinnen und Interessenten sollten sehr gut abwägen, ob sie sich ausschließlich in Papierform bewerben wollen. Zum einen kann eine haptische Bewerbung hochwertiger erscheinen, denn: Es bedeutet ein gewisses Engagement, ein Dokument auszudrucken, in eine Mappe zu stecken und per Post zu verschicken. Andererseits beweist man damit nicht gerade Digitalaffinität. Je nachdem, bei welchem Unternehmen man sich bewirbt, kann das negativ ausgelegt werden. Zudem: Wenn in einem Unternehmen die Bewerbungsunterlagen von mehreren Personen gesichtet werden, ist der Austausch per E-Mail deutlich einfacher, als eine Mappe über verschiedene Abteilungen hinweg weiterzugeben, vor allem, wenn viele Mitarbeitende im Homeoffice sind. Hier gilt es also genau zwischen digital und analog abzuwägen – sowohl für Jobsuchende als auch für Unternehmen.

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