Arbeitszeugnis schreiben: Was Betriebe beachten sollten

Eines vorab: Das Gesetz verpflichtet Betriebe, ihren Mitarbeitenden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. Für die Zeit zwischen Kündigung und Ausscheiden kann außerdem ein vorläufiges Zeugnis verlangt werden. Arbeitnehmende haben drei Jahre Zeit, um ihren Anspruch geltend zu machen. Optimalerweise erstellen Sie das Zeugnis jedoch möglichst zeitnah, damit Sie Arbeitsleistung und Fähigkeiten noch vor Augen haben und angemessen beurteilen können.

Alle Aussagen im Zeugnis müssen wahrheitsgetreu und wohlwollend formuliert werden – offene Kritik und negative Ausdrücke sind unzulässig. Das heißt aber natürlich nicht, dass Arbeitgebende nur Zeugnisse mit der Note 1 schreiben dürfen. Entsprach die geleistete Arbeit nicht den Ansprüchen, können sie ihre Kritik durch eine spezielle Zeugnissprache ausdrücken. Die verwendeten Phrasen klingen auf den ersten Blick zwar positiv – sind aber nicht immer auch so gemeint. Denn: In den Formulierungen ist ein verstecktes Bewertungssystem enthalten.

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Zeugnissen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Die Wahl liegt bei den scheidenden Angestellten. Wird allerdings nicht ausdrücklich die qualifizierte Variante verlangt, müssen Betriebe nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausstellen. Dieses darf weder Leistung noch Verhalten bewerten, sondern nur neutral die Tätigkeit beschreiben. Nach der Anschrift des Arbeitgebers folgen lediglich die persönlichen Daten von Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, eine Beschreibung des Unternehmens, die Beschäftigungsdauer sowie das Aufgabenfeld und ein Schlussabsatz.

Die einfache Zeugnisform eignet sich vor allem für kurze Arbeitsverhältnisse, bei denen Personalverantwortliche die Leistung nicht eingehend beurteilen konnten. Bei (Neben-)Jobs mit geringer Qualifikation wie Aushilfstätigkeiten oder Lieferdiensten reicht ebenfalls oft ein einfaches Arbeitszeugnis. Außerdem können Angestellte auf dieser Variante bestehen, falls sie im Falle eines qualifizierten Zeugnisses eine schlechte Bewertung fürchten.

Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird zusätzlich die Qualität der Arbeitsleistung und das Sozialverhalten bewertet. Ansonsten enthält es die gleichen Angaben wie das einfache Zeugnis. So können Sie es sinnvoll strukturieren:

Wie bereits erwähnt verbietet die Gesetzgebung negative Formulierungen und offene Kritik in Arbeitszeugnissen. Damit Arbeitgebende trotzdem Abstufungen in der Bewertung vornehmen können, hat sich eine Art Formulierungscode entwickelt. Dieser funktioniert ähnlich wie Schulnoten: Bestimmte Wörter und Wendungen stehen für verschiedene Noten. Damit können Personalverantwortliche die Leistung und sozialen Fähigkeiten je nach Zufriedenheit von "sehr gut" bis "mangelhaft" bewerten. Der Ausdruck "stets zur vollsten Zufriedenheit" steht beispielsweise für die Note 1, wohingegen "insgesamt den Erwartungen entsprechend" zwar ganz gut klingt, aber die Note 5 meint.

Deshalb ist es wichtig, die Formulierungen und insbesondere die Adjektive sehr sorgfältig zu wählen und bei der Erstellung auf bestimmte Satzkonstruktionen zu achten. Ansonsten kommt es schnell zu Fehlinterpretationen und Missverständnissen – und ein gut gemeintes Zeugnis wird zur Karrierebremse.

Fast genauso wichtig wie das, was in einem Arbeitszeugnis steht, ist das, was nicht darin zu finden ist. Sprechen Sie deshalb nach Möglichkeit noch einmal alles mit der betreffenden Person durch. Fehlende Angaben zu essenziellen Tätigkeiten könnten sonst als absichtliche Zurückhaltung verstanden werden – und die Arbeitsleistung so insgesamt abwerten.

Sollten Ihre Angestellten mit dem Zeugnis unzufrieden sein und sich ein anderes wünschen, haben sie Anspruch auf Nachbesserung oder auch einen Austausch. Formulierungen, die leicht missverstanden werden können oder sich widersprechen sowie Rechtschreibfehler müssen Ihre Mitarbeitenden im Arbeitszeugnis nicht akzeptieren. Dies erfolgt entweder schriftlich oder persönlich. Achtung: Wenn Sie sich weigern, das Arbeitszeugnis zu verändern, kann der oder die Angestellte das auch einklagen.

Einige Vorgesetzte bieten ihren Mitarbeitenden an, sich ihr Zeugnis selbst zu schreiben. Dabei vertrauen sie auf die ehrliche Selbsteinschätzung, aber: Die meisten Menschen scheuen sich vor zu viel Eigenlob, was im Falle eines Arbeitszeugnisses enorme Abstriche bei einer Bewerbung nach sich ziehen kann. Noch dazu wirkt es auf Mitarbeitende wenig wertschätzend, wenn ihre Führungskraft sich nicht die Zeit für eine faire Bewertung nimmt.

Schreiben Sie Zeugnisse also möglichst selbst und nutzen Sie diese Gelegenheit, um Mitarbeitenden Ihren Respekt für deren Einsatz zu beweisen. Trotzdem können Sie Ihre Mitarbeitenden in die Zeugniserstellung miteinbeziehen: Laden Sie ausscheidende Angestellte zum Beispiel zu einem Abschlussgespräch ein und sprechen noch einmal mit ihnen über die übernommenen Aufgaben und Erfolge. Dabei können Sie auch gemeinsam die Qualität der geleisteten Arbeit besprechen und überlegen, welche Bewertung dafür angebracht wären. So stellen Sie sicher, dass im Zeugnis keine wichtigen Angaben fehlen und Mitarbeitende sich fair bewertet fühlen.

Dann steht dem weiteren Karriereweg hoffentlich nichts mehr im Wege. Und wer sich von Mitarbeitenden im Guten trennt, profitiert indirekt auch selbst. Denn wer weiß: Vielleicht kreuzen sich Ihre beruflichen Wege ja noch einmal.