Frau liest Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnis schreiben: Was Betriebe beachten sollten

Mit einem guten Arbeitszeugnis öffnen Sie scheidenden Angestellten die Türen zu neuen beruflichen Chancen. Doch wer nicht genau auf die Formulierungen achtet, sorgt stattdessen für Stolpersteine. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ein aussagekräftiges Zeugnis erstellen – und was dabei unbedingt zu beachten ist.

Egal, um welchen Job es geht: Ist einer Bewerbung kein oder ein eher ernüchterndes Arbeitszeugnis angehängt, sinken die Chancen für ein persönliches Kennenlernen gegen null. Denn: Betriebe können daraus nicht nur entnehmen, in welchen Tätigkeitsbereichen ihre Bewerbenden zuvor gearbeitet haben – sondern vor allem wie gut ihre Leistung war.

Eine Empfehlung der vorherigen Arbeitsstelle dient also als Visitenkarte für die nächste berufliche Herausforderung. Je besser das Zeugnis, desto höher die Chance, zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden. Weil ein ordentliches Arbeitszeugnis derart großen Einfluss auf die Zukunft von scheidenden Mitarbeitenden hat, sollten Sie die Erstellung nicht zu unbedarft angehen. Doch worauf kommt es dabei an und wie schreiben Sie eine faire Beurteilung – auch ohne eigene Personalabteilung?

Ein Bewertungssystem positiver Formulierungen

Eines vorab: Das Gesetz verpflichtet Betriebe, ihren Mitarbeitenden bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. Für die Zeit zwischen Kündigung und Ausscheiden kann außerdem ein vorläufiges Zeugnis verlangt werden. Arbeitnehmende haben drei Jahre Zeit, um ihren Anspruch geltend zu machen. Optimalerweise erstellen Sie das Zeugnis jedoch möglichst zeitnah, damit Sie Arbeitsleistung und Fähigkeiten noch vor Augen haben und angemessen beurteilen können.

Alle Aussagen im Zeugnis müssen wahrheitsgetreu und wohlwollend formuliert werden – offene Kritik und negative Ausdrücke sind unzulässig. Das heißt aber natürlich nicht, dass Arbeitgebende nur Zeugnisse mit der Note 1 schreiben dürfen. Entsprach die geleistete Arbeit nicht den Ansprüchen, können sie ihre Kritik durch eine spezielle Zeugnissprache ausdrücken. Die verwendeten Phrasen klingen auf den ersten Blick zwar positiv – sind aber nicht immer auch so gemeint. Denn: In den Formulierungen ist ein verstecktes Bewertungssystem enthalten.

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Diese Angaben muss ein Arbeitszeugnis beinhalten

Jedes Arbeitszeugnis muss gewisse Kriterien erfüllen, was die äußere Form und den Inhalt angeht.

  • Das Arbeitszeugnis muss schriftlich ausgestellt werden. Alle Arbeitnehmenden haben ein Recht auf ein ordentliches, ausgedrucktes Exemplar.

  • Es soll Arbeitnehmende durch wohlwollende Formulierungen bei der Jobsuche unterstützen.

  • Selbstverständliches gehört nicht ins Arbeitszeugnis, da so unterschwellige Kritik geübt werden kann.

  • Es muss mindestens mit “befriedigend” bewertet werden. Eine schlechtere Bewertung erfordert nachvollziehbare Beweise.

  • Der Kündigungsgrund darf nicht genannt werden, außer mit ausdrücklicher Zustimmung der oder des Angestellten. Gleiches gilt für andere Arbeitsumstände wie Gehalt, Gewerkschaftstätigkeit, Betriebsratstätigkeit (außer auf Wunsch) oder Nebentätigkeiten (außer bei Verstoß).

  • Angaben zu Krankheitstagen und Elternzeit sind unzulässig, ebenso zu persönlichen Themen wie Konfession, Gesundheitszustand, Drogenproblemen, Schwangerschaft oder Parteizugehörigkeit.

  • Die Unterschrift der oder des bisherigen Personalverantwortlichen darf nicht fehlen und muss identifizierbar sein.

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Schritt für Schritt zum aussagekräftigen Arbeitszeugnis

Grundsätzlich unterscheidet man zwei Arten von Zeugnissen: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Die Wahl liegt bei den scheidenden Angestellten. Wird allerdings nicht ausdrücklich die qualifizierte Variante verlangt, müssen Betriebe nur ein einfaches Arbeitszeugnis ausstellen. Dieses darf weder Leistung noch Verhalten bewerten, sondern nur neutral die Tätigkeit beschreiben. Nach der Anschrift des Arbeitgebers folgen lediglich die persönlichen Daten von Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, eine Beschreibung des Unternehmens, die Beschäftigungsdauer sowie das Aufgabenfeld und ein Schlussabsatz.

Die einfache Zeugnisform eignet sich vor allem für kurze Arbeitsverhältnisse, bei denen Personalverantwortliche die Leistung nicht eingehend beurteilen konnten. Bei (Neben-)Jobs mit geringer Qualifikation wie Aushilfstätigkeiten oder Lieferdiensten reicht ebenfalls oft ein einfaches Arbeitszeugnis. Außerdem können Angestellte auf dieser Variante bestehen, falls sie im Falle eines qualifizierten Zeugnisses eine schlechte Bewertung fürchten.

Bei einem qualifizierten Arbeitszeugnis wird zusätzlich die Qualität der Arbeitsleistung und das Sozialverhalten bewertet. Ansonsten enthält es die gleichen Angaben wie das einfache Zeugnis. So können Sie es sinnvoll strukturieren:

  • 1. Zahlen, Daten, Fakten

    Ein Arbeitszeugnis startet mit einem Briefkopf samt Anschrift des Unternehmens, der Überschrift “Arbeitszeugnis” sowie der Anrede und den Stammdaten der oder des Arbeitnehmenden – also Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Beschäftigungsart und Beschäftigungsdauer.

  • 2. Tätigkeiten und Erfolge

    Im nächsten Abschnitt sollten Sie auf die verschiedenen Tätigkeiten und Erfolge des Mitarbeitenden eingehen. Nennen Sie die übernommenen Aufgaben und ordnen Sie diese nach Wichtigkeit – bei besonders vielen können Sie diese auch in kurzen Stichpunkten zusammenfassen. Wenige Aufgabenfelder und Soft Skills wirken dagegen besser als Fließtext, da Sie so näher auf die unterschiedlichen Tätigkeiten und das Verhalten des Mitarbeitenden eingehen können. Handelt es sich um eine Stelle mit Personalverantwortung, sollte auch dies hier Erwähnung finden.

  • 3. Arbeit und Leistungsbereitschaft

    Weiter geht es mit der Arbeitsleistung im Unternehmen. Hier werden Arbeitsbereitschaft, Fähigkeiten, Fachkompetenz und Arbeitsweise beurteilt. Zudem können Sie besondere Kenntnisse und Spezialgebiete hervorheben, oder auch die Auffassungsgabe und Belastbarkeit einschätzen. Bei einer leitenden Position sollten Sie außerdem die Führungsqualitäten bewerten. Dieser Absatz sollte unbedingt vollständig sein, denn: Jeder fehlende Aspekt könnte als verdeckte Kritik interpretiert werden.

  • Sozialkompetenz und Teamfähigkeit

    Im nächsten Abschnitt erfolgt die Beurteilung der Sozialkompetenz. Wie war das Verhalten gegenüber Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten? Wie souverän gelang der Umgang mit Kundinnen und Kunden? Gerade dieser Abschnitt könnte für Ihre Angestellten von großer Bedeutung sein, um bei der nächsten Bewerbung einen guten Eindruck zu hinterlassen.

    Unbedingt auch die Reihenfolge bei der Bewertung beachten: Zuerst das Verhältnis zu Vorgesetzten, dann zum Team und zuletzt zum Kundenkreis und Geschäftsbeziehungen. Stehen die Vorgesetzten beispielsweise an zweiter Stelle oder fehlt ein Hinweis dazu ganz, kann das auf Probleme schließen lassen.

  • 5. Abschluss

    In den Schlussteil gehören der Austrittsgrund, ein Dankeschön für die geleistete Arbeit und Zukunftswünsche. Dabei müssen beziehungsweise dürfen Sie nicht ganz genau beschreiben, wieso jemand Ihr Unternehmen verlässt. Eine elegante Lösung: “Auf eigenen Wunsch” meint eine Kündigung auf Arbeitnehmerseite, “Betriebsbedingt” deutet auf eine vom Betrieb ausgesprochene Kündigung hin.

    Dieser Absatz sollte nicht vernachlässigt werden – schließlich können Sie mit persönlichen und wertschätzenden Formulierungen Ihren positiven Eindruck gegenüber potenziellen neuen Arbeitgebern nochmals unterstreichen. Natürlich dürfen Unterschrift, Datum und in den meisten Fällen ein Firmenstempel nicht fehlen.

Die Code-Sprache der Arbeitszeugnisse richtig anwenden

Wie bereits erwähnt verbietet die Gesetzgebung negative Formulierungen und offene Kritik in Arbeitszeugnissen. Damit Arbeitgebende trotzdem Abstufungen in der Bewertung vornehmen können, hat sich eine Art Formulierungscode entwickelt. Dieser funktioniert ähnlich wie Schulnoten: Bestimmte Wörter und Wendungen stehen für verschiedene Noten. Damit können Personalverantwortliche die Leistung und sozialen Fähigkeiten je nach Zufriedenheit von "sehr gut" bis "mangelhaft" bewerten. Der Ausdruck "stets zur vollsten Zufriedenheit" steht beispielsweise für die Note 1, wohingegen "insgesamt den Erwartungen entsprechend" zwar ganz gut klingt, aber die Note 5 meint.

Deshalb ist es wichtig, die Formulierungen und insbesondere die Adjektive sehr sorgfältig zu wählen und bei der Erstellung auf bestimmte Satzkonstruktionen zu achten. Ansonsten kommt es schnell zu Fehlinterpretationen und Missverständnissen – und ein gut gemeintes Zeugnis wird zur Karrierebremse.

Von sehr gut bis mangelhaft – Noten übersetzt in Zeugnissprache

1 für sehr gut: "…außerordentlich und stets zur vollsten Zufriedenheit."

Diese beispielhaften Formulierungen bedeuten eine Bewertung mit der Note 1.

  • Frau Müller war in höchstem Maße motiviert und zeigte stets außerordentliche Eigeninitiative und großes Engagement.

  • Sie setzte ihre Aufgaben stets selbstständig mit äußerster Sorgfalt und größter Genauigkeit um.

  • Ihre Arbeitsergebnisse waren stets herausragend und sie überzeugte durch bemerkenswerte Motivation sowie überdurchschnittliche Zielerreichung.

  • Sie wies eine außerordentlich hohe Belastbarkeit sowie umfassende Flexibilität bei der Arbeit auf.

  • Neuen Arbeitssituationen trat sie mit größter Motivation und zielgenauen Lösungsansätzen entgegen.

  • Im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden war Frau Müller jederzeit vorbildlich, freundlich und zuvorkommend. Sie überzeugte durch ihr professionelles Auftreten.

2 für gut: "… vorbildlich und zur vollsten / stets zur vollen Zufriedenheit."

Diese beispielhaften Formulierungen bedeuten eine Bewertung mit der Note 2.

  • Herr Paul bewies stets großes Interesse und Eigeninitiative sowie eine vorbildliche Arbeitseinstellung und Motivation.

  • Er erledigte seine Aufgaben mit hoher Sorgfalt, großer Präzision und Selbstständigkeit.

  • Seine Arbeit lieferte jederzeit beste Ergebnisse von sehr guter Qualität.

  • Herr Paul war ausgesprochen belastbar und zeigte sich jederzeit flexibel.

  • Neue Arbeitssituationen bewältigte er stets motiviert und zu unserer vollen Zufriedenheit.

  • Im Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden war Herr Paul jederzeit vorbildlich, freundlich und zuvorkommend. Er überzeugte auch durch professionelles Auftreten.

3 für befriedigend: "… über dem Durchschnitt und zur vollen Zufriedenheit."

Diese beispielhaften Formulierungen bedeuten eine Bewertung mit der Note 3.

  • Frau Strobel zeigte große Initiative und viel Engagement bei der Arbeit.

  • Sie setzte ihre Aufgaben stets sorgfältig und zufriedenstellend um.

  • Sie zeigte eine hohe Belastbarkeit und Flexibilität bei ihrer Arbeit.

  • Ihre Herangehensweise an neue Arbeitssituationen war überdurchschnittlich gut und zufriedenstellend.

  • Die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse lag über dem Durchschnitt.

  • Der Umgang mit Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Kundinnen und Kunden war professionell.

4 für ausreichend: "… im erwarteten Maß und zur Zufriedenheit."

Diese beispielhaften Formulierungen bedeuten eine Bewertung mit der Note 4.

  • Herr Schneider erledigte seine Aufgaben motiviert, gewissenhaft und mit viel Fleiß.

  • Die Qualität der Arbeitsergebnisse war unseren Erwartungen entsprechend.

  • Herr Schneider konnte die Aufgaben in seinem Bereich problemlos bewältigen und zeigte dabei das erwartete Maß an Flexibilität.

  • Herr Schneider passte sich neuen Arbeitssituationen jederzeit an.

  • Mit Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzten ging er stets freundlich um.

5 für mangelhaft: "… im Großen und Ganzen zur Zufriedenheit."

Diese beispielhaften Formulierungen bedeuten eine Bewertung mit der Note 5.

  • Frau Mayer war insgesamt motiviert bei der Arbeit und zeigte nach Anleitung Fleiß.

  • Sie war stets um die Sorgfalt und Genauigkeit ihrer angetretenen Aufgaben bemüht.

  • Die Arbeitsergebnisse entsprachen insgesamt unseren Erwartungen und waren angemessen.

  • Frau Mayer war insgesamt belastbar und flexibel.

  • Das Einfinden in neue Arbeitssituationen verlief größtenteils problemlos.

  • Ihr Verhalten gegenüber Kolleginnen und Kollegen war im Großen und Ganzen angemessen.

Gespräch mit den Mitarbeitenden suchen

Fast genauso wichtig wie das, was in einem Arbeitszeugnis steht, ist das, was nicht darin zu finden ist. Sprechen Sie deshalb nach Möglichkeit noch einmal alles mit der betreffenden Person durch. Fehlende Angaben zu essenziellen Tätigkeiten könnten sonst als absichtliche Zurückhaltung verstanden werden – und die Arbeitsleistung so insgesamt abwerten.

Sollten Ihre Angestellten mit dem Zeugnis unzufrieden sein und sich ein anderes wünschen, haben sie Anspruch auf Nachbesserung oder auch einen Austausch. Formulierungen, die leicht missverstanden werden können oder sich widersprechen sowie Rechtschreibfehler müssen Ihre Mitarbeitenden im Arbeitszeugnis nicht akzeptieren. Dies erfolgt entweder schriftlich oder persönlich. Achtung: Wenn Sie sich weigern, das Arbeitszeugnis zu verändern, kann der oder die Angestellte das auch einklagen.

Schreiben lassen statt selbst schreiben – Arbeitszeugnis leicht gemacht?

Einige Vorgesetzte bieten ihren Mitarbeitenden an, sich ihr Zeugnis selbst zu schreiben. Dabei vertrauen sie auf die ehrliche Selbsteinschätzung, aber: Die meisten Menschen scheuen sich vor zu viel Eigenlob, was im Falle eines Arbeitszeugnisses enorme Abstriche bei einer Bewerbung nach sich ziehen kann. Noch dazu wirkt es auf Mitarbeitende wenig wertschätzend, wenn ihre Führungskraft sich nicht die Zeit für eine faire Bewertung nimmt.

Schreiben Sie Zeugnisse also möglichst selbst und nutzen Sie diese Gelegenheit, um Mitarbeitenden Ihren Respekt für deren Einsatz zu beweisen. Trotzdem können Sie Ihre Mitarbeitenden in die Zeugniserstellung miteinbeziehen: Laden Sie ausscheidende Angestellte zum Beispiel zu einem Abschlussgespräch ein und sprechen noch einmal mit ihnen über die übernommenen Aufgaben und Erfolge. Dabei können Sie auch gemeinsam die Qualität der geleisteten Arbeit besprechen und überlegen, welche Bewertung dafür angebracht wären. So stellen Sie sicher, dass im Zeugnis keine wichtigen Angaben fehlen und Mitarbeitende sich fair bewertet fühlen.

Dann steht dem weiteren Karriereweg hoffentlich nichts mehr im Wege. Und wer sich von Mitarbeitenden im Guten trennt, profitiert indirekt auch selbst. Denn wer weiß: Vielleicht kreuzen sich Ihre beruflichen Wege ja noch einmal.

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