junger Handwerker schreibt sein Berichtsheft am Laptop

Digitale Berichtshefte: Diese Vorteile haben sie für Betriebe

Elektronisch oder handschriftlich: Beim Ausbildungsnachweis haben Betriebe und Auszubildende die Wahl. Im Berichtsheft werden die Ausbildungsinhalte dokumentiert – inzwischen gibt es zahlreiche digitale Angebote, die den Berufsalltag erleichtern können.
Ein Experte klärt über das digitale Berichtsheft auf.

Im betrieblichen Teil der Ausbildung geht es darum, den Auszubildenden praktisches Wissen rund um den gewählten Beruf an die Hand zu geben, das sie mit den theoretischen Inhalten aus ihrem Berufsschulunterricht verknüpfen können.

Durch eine vollständige Dokumentation der erlernten Inhalte belegt der Betrieb, dass seine Azubis vollständig mit allen wichtigen Informationen ausgestattet wurden und nicht nur mit Kaffee kochen und Kopieren befasst waren.

Auch für die Auszubildenden ist das Berichtsheft nützlich, denn so können sie Gelerntes noch einmal reflektieren. Ein vollständiges Berichtsheft ist außerdem Voraussetzung für die Zulassung zur Prüfung am Ende der Ausbildung.

Welche Arten gibt es, ein Berichtsheft zu führen?

Das Berichtsheft sieht nicht in allen Unternehmen vollkommen gleich aus. Grundsätzlich entscheidet immer der Betrieb selbst, welche Form gewünscht ist – solange sichergestellt ist, dass inhaltlich alles den gesetzten Ausbildungskriterien entspricht und Azubis durch die vollständig geführte Dokumentation ihrer Lehrinhalte zur Prüfung zugelassen werden.

Auch ob die Inhalte handschriftlich oder online festgehalten werden, ist seit September 2021 nicht  mehr entscheidend. Allerdings kann die Wahl der Form großen Einfluss auf den zeitlichen Aufwand haben, den der Betrieb mit den einzelnen Nachweisen seiner Azubis hat.

  • Handschriftlich:

    Diese Form der Berichtsheft-Führung findet man aktuell meist in Ausbildungsberufen, die vorwiegend nicht am Schreibtisch stattfinden. Hier dokumentieren die Auszubildenden ihre Tätigkeiten und Inhalte handschriftlich. Auch der weitere Workflow wie Unterzeichnung und Abgabe des Berichtsheftes wird manuell erledigt.

  • Elektronisch:

    Nutzt man das elektronische Berichtsheft, füllen die Auszubildenden am PC eine Vorlage in Form eines Word-Dokuments aus und halten so alle Informationen fest. Anschließend werden die Seiten ausgedruckt und der weitere Ablauf, wie z.B. die Freigabe des Nachweises durch das Unternehmen, findet in analoger Form statt.

  • Digital:

    Über eine App werden nicht nur die Lehrinhalte des Azubis online über Smartphone oder PC/Notebook festgehalten, auch der weitere Ablauf sowie die Nachweiskontrolle findet ausschließlich über die App statt.

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Digitales Berichtsheft über Kammern und Verbände

Seit September 2021 gibt es die Möglichkeit für Auszubildende im ersten Ausbildungsjahr, den Ausbildungsnachweis auch online zu führen. Jedoch können nicht alle Anbieter des digitalen Berichtshefts auch sämtliche Kriterien der Ausbildungsbetriebe erfüllen. Denn ein Online-Berichtsheft muss nicht nur funktional und intuitiv in der Handhabe sein, sondern auch einem speziellen Kriterien-Katalog standhalten können und von der jeweiligen Prüfungskoordinatorin oder dem Prüfungskoordinator freigegeben worden sein.

Gerade, weil der Nachweis prüfungsrelevant ist, kommt es auf bestimmte Funktionen, wie zum Beispiel die Unveränderbarkeit eines Dokumentes, nach dem die digitale Unterschrift gesetzt wurde, besonders an. Aber auch die eindeutige Zuordnung eines Nachweises zum entsprechenden Azubi muss jederzeit sichergestellt sein. Nur so ist das digitale Berichtsheft wirklich für Azubi und Betrieb nutzbar.

Erkundigen Sie sich am besten bei Ihrer IHK, HWK, der Kreishandwerkerschaft oder Ihrem Berufsverband. Denn viele dieser Institutionen bieten bereits (in Kooperation) qualitätsgesicherte Lösungen:

So bieten diverse IHKn ein digitales Berichtsheft über ein spezielles "Serviceportal Bildung", für das sich Mitgliedsbetriebe registrieren können. Andere Kammern und Verbände kooperieren mit dem  Online-Berichtsheft BLOK.

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Interview mit IHK-Experte Friedrich Pröhl

Herr Pröhl, Sie sind Bildungsberater bei der IHK für München und Oberbayern – wie wird das digitale Berichtsheft bisher von den Unternehmen angenommen?

Friedrich Pröhl: Das Angebot wird schon sehr gut genutzt. Wir bieten die Möglichkeit auch erst seit etwa einem Jahr an, insofern rechnen wir damit, dass es derzeit noch eine anfängliche Zurückhaltung bei den Unternehmen gibt, die nach und nach verschwinden wird. Das Angebot wird sicher zukünftig noch stärker wahrgenommen.

Kommt man als Betrieb auf Dauer noch an dem Online-Berichtsheft vorbei?

Im Zuge der Digitalisierung nutzen Unternehmen in den vielfältigsten Bereichen moderne, digitale Möglichkeiten. So natürlich auch im Bereich der Ausbildung. Die wenigsten Unternehmen führen noch handschriftliche Berichtshefte, der Großteil setzt bereits auf die elektronische Form. Es werden aber immer mehr Betriebe auf die digitale Version aufmerksam. Allein bei unserem Tool, das wir den Ausbildungsbetrieben kostenlos zur Verfügung stellen, haben wir aktuell etwa 600 Betriebe und 1000 Azubis, die das Tool aktiv nutzen.

Welche konkreten Vorteile bietet das Online-Berichtsheft den Ausbildungsbetrieben?

Auf jeden Fall die Ressourcenschonung. Diese ist Bestandteil jeder Ausbildung und wird bereits dadurch erreicht, indem das Ausdrucken des Nachweises einfach wegfällt und grundsätzlich kein Papier für die Sammlung der Informationen benötigt wird. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, alle Berichtshefte schnell und effizient einzusehen – übergreifend über die Ausbildungsstätten und Abteilungen.

Hinzu kommt die enorme Zeitersparnis: Da der Workflow von Erstellung bis hin zur finalen Freigabe komplett digital abgebildet ist, können Berichtshefte schnell und effizient kommentiert werden, sie können durch digitale Signaturen ganz einfach freigegeben bzw. unterzeichnet werden. Durch diese digitale Struktur hat der Betrieb zudem die Möglichkeit, unkompliziert und jederzeit Berichtshefte einzusehen und auch den aktuellen Status des Berichtheftes im Auge zu behalten.

Gibt es Funktionen oder Bereiche, die dem digitalen Nachweis aktuell noch fehlen?

Aktuell nein, denn die Berichtsheft-App wurde von unserer Seite vor allem daher im Angebot an die Unternehmen ergänzt, weil die Betriebe an uns herangetreten sind und sich genau diese Möglichkeiten und Formen im Bereich Ausbildung gewünscht haben. Insofern enthält das Online-Berichtsheft genau das, was auch das elektronische und handschriftliche Berichtsheft abbilden – nur mit den Vorteilen der digitalen Vernetzung.

3D-Bild von Messestand mit Gesundheitsparcours

Digitaler Gesundheitstag

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Tipps und Hinweise rund um den Ausbildungsnachweis

  • Die Führung des Berichtsheftes ist immer Teil der Arbeit und wird damit in die Arbeitszeit hineingezählt.

  • Der Ausbildungsbetrieb entscheidet selbst über die Form des Berichtsheftes (handschriftlich, elektronisch oder digital) und muss den Auszubildenden hierzu alle nötigen Unterlagen und Funktionen kostenlos bereitstellen.

  •  Jedes Berichtsheft muss unverwechselbar einer Auszubildenden bzw. einem Auszubildenden zugeordnet sein.

  • Es empfiehlt sich, den Status der Berichtshefte regelmäßig zu überprüfen, um zeitnah sicherzustellen, dass diese ordnungsgemäß und vollständig geführt werden. Die Inhalte können als Nachweis zum Einsatz kommen, wenn in Zweifel gezogen wird, dass alle relevanten Inhalte vermittelt wurden. Mindestens einmal im Monat muss diese Kontrolle erfolgen

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