Zeit für Effizienz

Zeit ist heute mehr denn je ein kostbares Gut. Doch obwohl wir immer älter werden, haben wir oft das Gefühl, unsere Zeit nicht effizient zu nutzen. Was heißt überhaupt Effizienz? Und wie nutzt man seine Zeit am effizientesten? Wir haben mit einer Expertin gesprochen.

Wir alle haben uns schon einmal gewünscht, dass der Tag mehr als 24 Stunden hätte. Entweder, weil wir uns erschlagen fühlen von allerlei Aufgaben auf der Arbeit, oder wir unsere Freizeit mit Terminen verplanen. Das Ergebnis: Stress. Erfahren Sie, mit welchen einfachen Methoden Sie Ihre Effizienz steigern können – beruflich wie privat.

5 Tipps für ein besseres Zeitmanagement

Die Zwei-Minuten-Regel

Diese effektive Methode geht auf den amerikanischen Selbstmanagement-Experten David Allen zurück und ist so genial wie einfach: Alles, was man in zwei Minuten oder weniger abarbeiten kann, wird sofort erledigt. Auch wenn die eigentliche Aufgabe vielleicht nicht die höchste Priorität hat, sollte man sie doch direkt angehen und abhaken.

Gerade im Umgang mit E-Mails und aufgeschobenen Telefonaten wirkt die Zwei-Minuten-Regel fast schon magisch. Somit haben Sie den Kopf frei und können sich einem größeren Thema widmen.

Das Pareto-Prinzip

Ein weiteres hilfreiches Tool ist das Pareto-Prinzip, das auf seinen Entdecker Vilfredo Pareto zurückgeht. Dieser untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien und machte die Entdeckung, dass 20 Prozent der italienischen Staatsbürger 80 Prozent des Staatsvermögens besaßen, weshalb dieses Prinzip auch 80/20-Regel genannt wird.

Daraus lässt sich ableiten, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht werden können. Die verbleibenden 20 Prozent der Ergebnisse benötigen mit 80 Prozent die meiste Arbeit. Entsprechend ist das Pareto-Prinzip eine Zeitmanagement-Methode, um die Priorität auf die wichtigen Teile eines Projektes zu planen.

Legen Sie Pausen ein

Regelmäßig Pausen einzulegen, kann Ihre Produktivität deutlich steigern! Denn oft ist es effektiver, 15 Minuten zur Ruhe zu kommen oder mit einem Kollegen Smalltalk zu führen. So können Sie sich schneller regenerieren und mit frischem Kopf weiterarbeiten.

Setzen Sie Prioritäten

Um Aktivitäten in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und entscheiden zu können, welche Aktivitäten vor anderen erledigt werden sollten oder für die Umsetzung Ihrer Interessen wichtiger als andere sind, müssen Sie diese Aktivitäten priorisieren, das heißt: eine Reihenfolge festlegen, in der sie erledigt werden müssen.

Eine gute Möglichkeit, dies zu tun, ist die Eisenhower-Methode (siehe Infobox).

Notieren Sie sich Blitzgedanken

Jeder von uns kennt es: Bei der Ausübung einer Tätigkeit haben wir plötzlich einen tollen, kreativen Einfall, der die Lösung eines anderen Problems darstellen könnte. Diese Blitzgedanken sollten Sie sich stets notieren, beispielsweise als Notiz in Ihrem Smartphone, um eventuell später darauf zurück zu kommen. So haben Sie den Kopf frei für Ihre aktuelle Tätigkeit.

Dringlichkeit und Wichtigkeit

Die Eisenhower-Methode ist nach US-Präsident Dwight. D. Eisenhower benannt, der sie selbst anwendete. Bei der Methode wird davon ausgegangen, dass sich Aufgaben in ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit unterscheiden. So lassen sich Aufgaben in A, B, C und D-Kategorien einteilen.

Eisenhower-Methode

  • A-Aufgaben sind dringend und wichtig – das heißt sie haben eine hohe Wirkung für Ihr Projekt und sind auch noch zeitlich umgehend fällig.

  • B-Aufgaben sind nicht dringend aber wichtig – Aufgaben, die zeitlich nicht drängen, die aber von ihrer Wirkung her erheblich sind.

  • C-Aufgaben sind dringend aber nicht wichtig – Tätigkeiten, die zeitnah ausgeführt werden müssen, deren Wirkungsgrad jedoch eher gering ist.

  • D-Aufgaben sind weder dringend noch wichtig – Aktivitäten ohne nahe Fälligkeit und ohne große Bedeutung.

Tipp: Menschen tendieren dazu, sich zu oft mit C-Aufgaben zu beschäftigen, denn das schnelle Erledigen dieser gibt ihnen ein gutes Gefühl. Doch ihre Bedeutung ist nicht dieselbe wie die der A- und B-Aufgaben, weshalb diese zu priorisieren sind. B-Aufgaben drängen zwar nicht zeitlich, sind aber dennoch außerordentlich wichtig. Sie können daher schnell dringlich werden, falls ihnen lange keine Beachtung geschenkt wird.

Ein Interview über gutes Zeitmanagement

  • Zeit ist ihr Beruf: In ihrem Buch "Zeitmanagement im Takt der Persönlichkeit" erklärt Effizienz-Expertin Dr. Eva Brandt, wie Zeit am besten genutzt werden kann und welches Zeitmanagement für welche Persönlichkeitsstruktur geeignet ist.

  • Frau Dr. Brandt, was bedeutet eigentlich Zeitmanagement?

    Wir können unsere Zeit nicht managen. Denn das würde bedeuten, dass wir uns mehr Zeit erarbeiten könnten. Dabei steht jedem dieselbe Zeit für Verfügung. Das Einzige, das sich ändern lässt, ist das eigene Verhalten. So kann man lernen, effizienter zu arbeiten. 

  • Wie definieren Sie Zeitmanagement und Effizienz?

    Zeitmanagement bedeutet die Gesamtorganisation des eigenen Verhaltens. Wie verteile ich meine Aufgaben? Wie meine Prioritäten? Effizienz hingegen geht mehr ins Detail, wie Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe verbessert werden können. Beispielsweise wäre es effizient, E-Mails nicht ins Smartphone zu tippen, sondern per Sprachassistenten schreiben zu lassen.

  • Viele haben das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben. Wie entsteht dieses Gefühl?

    Die Digitalisierung hat einen großen Beitrag dazu geleistet, dass sich unsere Verhaltensweisen verlagert haben. Wir nutzen Smartphone, Laptop und Co. ständig und unterwegs. Infolgedessen können wir in der selben Zeit noch mehr leisten und erhöhen dazu noch unseren Anspruch an uns selbst. Dank des gesteigerten Anspruchs glauben wir, weniger Zeit zur Verfügung zu haben.

  • Wie sieht es mit den Anforderungen im Beruf aus?

    Auch die Anforderungen im Berufsleben nehmen zu, wodurch das Abschalten im Privaten nicht leichter wird. Um Stress vorzubeugen, hilft es, ein gutes und auf die eigene Persönlichkeit abgestimmtes Zeitmanagement zu nutzen.

Um Stress vorzubeugen, hilft es, ein gutes und auf die eigene Persönlichkeit abgestimmtes Zeitmanagement zu nutzen.
Dr. Eva Brandt
  • Was ist ein gutes Zeitmanagement?

    Oft fängt es schon damit an, dass viele nicht das Ergebnis ihrer Arbeit genau definieren, bevor sie starten. Ein Schreiner weiß vielleicht, dass er einen Stuhl anfertigen muss, doch ein Büroangestellter hat vielleicht viele unterschiedliche Themen und Ziele. Weiß ich aber, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um das Ziel zu erreichen, ist das schon die halbe Miete.

    Im nächsten Schritt sollte ich klar priorisieren, welche Aufgaben wichtig sind und welche eher Zeitdiebe darstellen und abgegeben werden können. Und schließlich darf die Zeit für die Erledigung einer Aufgabe nicht unterschätzt werden.

  • Hier kommt Effizienz ins Spiel. Kann jeder Mensch im selben Maße effizient sein?

    Die Gehirnforschung hat festgestellt, dass jeder Mensch einen genetisch angeborenen Zeittakt hat. Daraus lassen sich drei Kategorien ableiten: Zum einen Menschen, die sich stärker aus dem Zwischenhirn orientieren­ – hier „Macher“ genannt. Diese leben im Hier und Jetzt und lieben den Druck.

    Andere orientieren sich an den Funktionen des Großhirns. Diese „Analytiker“ sehen sich erst alle Details genau an, bevor sie entscheiden.

    Die dritte Zeitpersönlichkeit ist der „Gesellige“, der nach Harmonie strebt und seine Routinen braucht, möglichst ohne Veränderungen. Je nach Typ gibt es verschiedene Arten, Aufgaben effizient zu erledigen.

  • Wie sieht das konkret aus?

    Der Macher könnte mit dem Tipp „in der Ruhe liegt die Kraft“, nichts anfangen. Er braucht Druck, weil er sich sonst schnell unterfordert fühlt. Dagegen darf ich den Geselligen nicht zu stark unter Druck setzen, da er sonst innerlich blockieren würde. Er braucht Raum zur Entfaltung, ansonsten kann er nicht kreativ sein. Der Analytiker hingegen braucht einen Tagesplan, der ihm Struktur gibt.

  • Wie erkenne ich, welcher Typ ich bin?

    In meinem Buch habe ich einen Analyse-Bogen bereitgestellt, mit dessen Hilfe man seine Zeitpersönlichkeit erkennen kann. Selbstverständlich sind wir auch nicht ausschließlich Macher, Geselliger oder Analytiker. Doch einer der drei Typen ist häufig der dominierende. Nach unserem Typen zu leben, heißt: authentisch zu sein. Das wiederum verschafft uns Zufriedenheit. Denn wider unsere Natur zu handeln, würde uns über kurz oder lang nur unglücklich machen.

  • Welche Karriere passt zu welcher Zeitpersönlichkeit?

    Studien haben gezeigt, dass alle drei Typen starke und erfolgreiche Führungskräfte sein können. Und alle drei Typen sind auch innerhalb eines Teams gleichermaßen wichtig. Ein Team, das nur mit Machern bestückt ist, bricht wegen des zu starken Geltungsdrangs irgendwann auseinander. Ähnliches gilt für Analytiker und Gesellige.

    Dennoch sollte jeder Typ für sich entscheiden, wo seine Reise hingehen soll. Denn jedes Ziel bringt auch Veränderungen im Leben mit sich. Und man sollte sich nicht nur überlegen, ob man die Zielerreichung wünscht, sondern auch die damit verbundenen Veränderungen mitbedenken.

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