Der Entwurf einer „Verordnung zur Änderung der Entgeltbescheinigungsverordnung und der Beitragsverfahrensverordnung“ sieht zum 1. Januar 2025 zwei wichtige Neuerungen vor: Zum einen gibt es hinsichtlich der Beitragsabschläge in der Pflegeversicherung Änderungen in der Entgeltbescheinigung. Zum anderen werden Unklarheiten bei der Vorhaltung von Originaldokumenten in den Entgeltunterlagen beseitigt.
Bereits zum 1. Juli 2023 wurde mit dem „Pflegeunterstützungs- und -entlastungsgesetz“ (PUEG) eine Beitragsstaffelung in der sozialen Pflegeversicherung eingeführt, die sich auf die Beitragsberechnung für Arbeitnehmer auswirkt. Ab dem 1. Januar 2025 soll dies auch für die Beschäftigten in der Entgeltbescheinigung sichtbar sein. Dort finden sie dann die Angabe, wie viele Kinder bei den Beitragsabschlägen berücksichtigt werden. Es gelten:
Aktuell besteht noch eine widersprüchliche Regelung in § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV): Diese sieht vor, dass Originalunterlagen wie beispielsweise Arbeitsverträge vernichtet werden können, wenn eine Kopie in die Entgeltunterlagen aufgenommen wird. Eine solche Vernichtung ist allerdings aufgrund anderer gesetzlicher, beispielsweise arbeitsrechtlicher, Vorschriften nicht zulässig.
Zum 1. Januar 2025 wird der bisherige Widerspruch durch eine Änderung des § 8 BVV aufgelöst: Werden dem Arbeitgeber dann Dokumente in Papierform übermittelt, hat er diese in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originaldokumente müssen bis zum Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden.
Durch die Änderung wird es möglich sein, beispielsweise Arbeitsverträge ausschließlich elektronisch zu speichern, ohne auf einer Aufbewahrung der Originalunterlagen zu bestehen. Nach anderen gesetzlichen Vorschriften, wie zum Beispiel im Arbeitsrecht, gibt es jedoch Aufbewahrungspflichten im Original. Künftig reicht eine elektronische Kopie in den Entgeltunterlagen aus; das aufzubewahrende Original kann an einer anderen Stelle als in den Entgeltunterlagen aufbewahrt werden.
Der Entwurf der „Verordnung zur Änderung der Entgeltbescheinigungsverordnung und der Beitragsverfahrensverordnung“ vom 7. August 2024 ist hier zu finden.
