Die Digitalisierung der Entgeltunterlagen wird ab dem 1. Januar 2027 verbindlich: Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen dann sämtliche relevanten Entgeltunterlagen elektronisch führen und aufbewahren. Grundlage hierfür ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Bereits seit 2022 besteht grundsätzlich die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Bislang konnten Unternehmen jedoch auf Antrag durch den zuständigen Betriebsprüfungsdienst der Deutschen Rentenversicherung von dieser Verpflichtung befreit werden.
Diese Übergangsregelung endet zum 31. Dezember 2026. Ab 2027 ist eine Befreiung nicht mehr möglich. Damit wird die Führung elektronischer Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber verbindlich.
Diese Unterlagen müssen künftig elektronisch gespeichert, strukturiert abgelegt und bei Betriebsprüfungen jederzeit verfügbar sein.
Für die elektronische Führung gelten konkrete Vorgaben unter anderem zu Formaten und zur Benennung von Dateien, zu Ordnungssystemen sowie zur Archivierung und Prüfbarkeit.
Die Einzelheiten ergeben sich aus den „Gemeinsamen Grundsätzen“ der Sozialversicherungsträger nach § 9a BVV. Die Deutsche Rentenversicherung wird die Einhaltung dieser Vorgaben künftig im Rahmen von Betriebsprüfungen kontrollieren.
Wichtig: Die Pflicht gilt nur für Unterlagen und Vorgänge ab dem 1. Januar 2027. Eine nachträgliche Digitalisierung älterer Unterlagen ist nicht erforderlich.
