Solange man als Chefin oder Chef jeden Tag nach dem Rechten sehen kann, läuft der Betrieb. Aber was, wenn man sich unersetzlich gemacht hat und dann plötzlich krank wird, ausfällt oder sogar stirbt? Wenn Sie allein über alle Kontakte, Schlüssel, Zugangsdaten zu Computern oder Vertragsunterlagen verfügen und das Wissen über alle Abläufe haben? Dann kann ein Unternehmen stark ins Wanken geraten und seine Existenz schnell gefährdet sein. Rechnungen müssen bezahlt, Gehälter von Mitarbeitenden überwiesen, Absprachen mit Kunden eingehalten werden und vieles mehr muss passieren, damit die Arbeit nicht liegen bleibt.
Als Chef krank: Wie sollten Betriebsinhaber für längere Ausfälle vorsorgen?
Redaktion
Ein Unfall, eine schwere Krankheit, ein Notfall – ein Ausfall von Chefin oder Chef kann schon nach wenigen Tagen schwierig für das Unternehmen werden. Wir erklären, wie Firmeninhaber frühzeitig vorsorgen sollten, damit der Betrieb trotzdem reibungslos weiterläuft. Außerdem: welche Vertretungsvollmachten wichtig sind und was in einen Notfallordner gehört.
Vertretungsvollmachten und Notfallplan: Warum so wichtig?
Wer einen Betrieb leitet, sollte sich daher der Verantwortung bewusst sein, die er oder sie auch im Falle von Krankheit und Unfall gegenüber dem Unternehmen und den Arbeitnehmenden hat. Dazu gehört, dass der Chef oder die Chefin eine vertrauenswürdige und fachlich geeignete Person als Stellvertretung bestimmt und für den Fall der eigenen Krankmeldung mit entsprechenden Vertretungsvollmachten ausstattet. In einem Notfallplan wird schriftlich festgehalten, welche Aufgaben wer übernehmen soll. So ein Notfallplan gibt den Mitarbeitenden Sicherheit und sollte mit ihnen besprochen werden, gerade wenn es um die Fragen der Zuständigkeiten geht. Außerdem ist es wichtig, dass er immer aktuell bleibt, etwa bei Personalwechsel. Ein Notfallplan, der veraltet in einer Schublade vergessen wird, hilft im Ernstfall wenig.
Als Chef krank: Wozu ein Notfallordner?
Während ein Notfallplan im Vorfeld allen Beteiligten bekannt sein sollte, ist ein Notfallordner sensibler. Er enthält alle wichtigen Unterlagen, die für den Betriebsablauf und die Rechtsgeschäfte nötig sind. So kann sich die stellvertretende Person schnell einen Überblick verschaffen und verliert keine wertvolle Zeit, wenn die Chefin oder der Chef ausfällt. Weil darin aber alle Informationen über den Betrieb gesammelt sind, braucht dieser Ordner einen sicheren Aufbewahrungsort, der nur engen Familienmitgliedern und dem Stellvertreter oder der Stellvertreterin bekannt ist.
Die Notfall-Stellvertretung im Betrieb sollte bestenfalls kein Angehöriger übernehmen. Denn im Falle einer schweren Krankheit und besonders im Todesfall ist die Unternehmer-Familie mit vielen herausfordernden Aufgaben beschäftigt, sodass ein Außenstehender die Abläufe im Geschäft oft besser führen kann. Geeignet ist dafür eine Person aus der Mitarbeiterschaft, die das Vertrauen ihres Arbeitgebenden genießt.
Eine klare Befugnis als Interims-Manager sorgt hierbei für Klarheit. Um für Rechtssicherheit in so einem Fall zu sorgen, kann ein Gang zum Notariat nötig sein. Hier können Unternehmer beispielsweise eine Generalvollmacht beglaubigen lassen.
Gerade weil Handwerksbetriebe oft Familienbetriebe sind, gehört auch die Frage nach der Nachfolge und der Rolle der Kinder frühzeitig geregelt. Denn wenn es keine geordnete Übergabe gibt, muss im Fall einer Krankheit oder Arbeitsunfähigkeit die Nachfolge schnell und ohne tiefergehende EInarbeitung geregelt werden.
