Aktuell bezieht sich die Übermittlungspflicht auf die relevanten Informationen aus der Entgeltbuchhaltung wie beispielsweise Lohn- und Stammdaten der Arbeitnehmer oder Inhalte der Beitragsnachweise. Die elektronische Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung erfolgt derzeit noch auf freiwilliger Basis und nur im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber.
Betriebsprüfung: Übermittlungs-pflicht in der Finanzbuch-haltung
Redaktion
Arbeitgeber haben die Pflicht, die für Betriebsprüfungen notwendigen Daten elektronisch im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) an die Rentenversicherung zu übermitteln. Ab Januar 2025 betrifft diese Pflicht auch Daten aus der Finanzbuchhaltung. Auf Antrag des Arbeitgebers kann allerdings noch bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung verzichtet werden.
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Ab 2025 Übermittlung verpflichtend elektronisch
Ab dem 1. Januar 2025 sollen Arbeitgeber auch die Daten aus der Finanzbuchhaltung verpflichtend elektronisch über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme, Schnittstellen oder Programme der Finanzbuchhaltung übermitteln. In den „Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ ist der Mindestumfang der zu liefernden Sachkonten-Buchungen der Finanzbuchhaltung genau definiert. Der prüfende Rentenversicherungsträger kann zudem weitere Kontobuchungen oder Buchungssätze zu anderen Konten anfordern.
Die prüfrelevanten Arbeitgeberdaten werden in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren bereitgestellt. Dabei wird das sogenannte eXTra-Verfahren genutzt – ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, das beispielsweise bereits bei der Sofortmeldung innerhalb der Sozialversicherung verwendet wird.
Wichtiger Hinweis: Die Rückstellungsoption bis 31. Dezember 2026 gilt nach § 126 SGB IV auch für die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten.
Hintergrund euBP
Die Rentenversicherung prüft mindestens alle vier Jahre, ob der Arbeitgeber seine Melde- und Beitragspflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz erfüllt. Die euBP ersetzt die Prüfung der Unterlagen vor Ort durch die Betriebsprüfer und verringert so den Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten. Die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm werden aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers elektronisch an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt. Im Anschluss können die Betriebsprüfer die elektronisch bereitgestellten Unterlagen digital prüfen.
Die „Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ in der ab 1. Januar 2025 gültigen Fassung sind hier veröffentlicht.
