Generell gilt, dass es keine Teilnahmepflicht an einer Weihnachtsfeier gibt. Bei Feiern während der Arbeitszeit müssen Mitarbeiter, die nicht teilnehmen, ihrer Arbeitspflicht nachkommen. Achtung: Durch regelmäßige Wiederholung kann eine „betriebliche Übung“ entstehen, die einen Anspruch auf Fortführung begründet. Ein Freiwilligkeitsvorbehalt in den Einladungen schützt davor.
Weihnachtsfeier: Darauf sollten Sie achten
Redaktion
Die Weihnachtszeit naht – und damit für viele Unternehmen die Planung der jährlichen Betriebsfeier. Was als Dankeschön an die Belegschaft gedacht ist, kann Fragen zum Unfallversicherungsschutz aufwerfen oder zur Steuerfalle werden. Mit diesen Tipps können Arbeitgeber böse Überraschungen vermeiden.
Inhaltsverzeichnis
Wer ist versichert?
Familienangehörige oder ehemalige Mitarbeiter dürfen an der Feier teilnehmen, solange die aktuelle Belegschaft die Mehrheit der Teilnehmer ausmacht. Allerdings genießen diese Gäste selbst keinen Unfallversicherungsschutz.
Geschützt sind alle Aktivitäten, die mit dem Zweck der Weihnachtsfeier zusammenhängen. Auch der Hin- und Rückweg ist unfallversichert – hier gelten die gleichen Regeln wie beim normalen Arbeitsweg. Ist ein Unfall ausschließlich auf Alkoholkonsum zurückzuführen oder wird der Weg für private Erledigungen unterbrochen, entfällt der Versicherungsschutz.
Der Versicherungsschutz endet, sobald der Veranstalter die Weihnachtsfeier offiziell beendet oder sich selbst verabschiedet. Wer danach noch in kleiner Runde weiterfeiert, tut dies auf eigenes Risiko. Aus versicherungsrechtlichen Gründen sollten Arbeitgeber daher Anfangs- und Endzeitpunkt der Veranstaltung im Vorfeld klar festlegen und kommunizieren.
Der 110-Euro-Freibetrag
Auch aus steuerlicher Sicht gibt es bei der Vorbereitung einer Weihnachtsfeier einiges zu beachten: Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsfeier sind bis zu 110 Euro brutto pro Mitarbeiter und Veranstaltung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei.
Wichtig: Der Freibetrag gilt für maximal zwei Veranstaltungen im Jahr – etwa für eine Weihnachtsfeier und ein Sommerfest. Findet nur eine Feier statt, bleibt es bei den 110 Euro; die Freibeträge werden nicht addiert.
In die Berechnung fließen sämtliche Kosten ein wie Speisen, Getränke, Raummiete oder Unterhaltungsprogramm. Die Gesamtkosten werden auf alle tatsächlich anwesenden Personen umgelegt, nicht auf die gesamte Belegschaft. Hier lauert bereits die erste Falle: Bringen Mitarbeiter eine Begleitperson mit, müssen deren Kosten dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet werden. Eine pauschale Verteilung auf alle Beschäftigten ist nicht zulässig.
Wird der Freibetrag überschritten, können Arbeitgeber eine pauschale Versteuerung nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 Prozent wählen und damit die Steuerlast selbst übernehmen.
