Wie ist der Ablauf einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung?
Der Rentenversicherungsträger kündigt eine Betriebsprüfung mit ausreichend Vorlauf an. Die Ankündigung erfolgt einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung. Dazu bekommen Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber einen Erhebungsfragebogen zugeschickt. Darin werden allgemeine Informationen zum Unternehmen und dessen Struktur abgefragt. Zum Beispiel, ob freie Mitarbeitende auf Honorarbasis beschäftigt sind oder wann die letzte Steuer-Außenprüfung stattgefunden hat.
Darin müssen Sie auch angeben, wo die Prüfung stattfinden soll. Etwa bei Ihnen im Unternehmen oder im Büro der Steuerberatung oder im Lohnbüro. Wichtig ist, einen Ort auszuwählen, an dem alle nötigen Unterlagen (Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen und Belege) am Tag der Betriebsprüfung zugänglich sind.
Wenn Sie den Fragebogen ausgefüllt und zurückgeschickt haben, erhalten Sie von der Rentenversicherung eine Prüfungsankündigung, in der Ort, Datum, Prüfungszeitraum und die prüfenden Personen festgelegt sind. Sollten Sie diesen Termin verschieben wollen, müssen Sie einen Antrag stellen und die Gründe dafür nennen.
Seit 2012 besteht übrigens die Möglichkeit, diese Unterlagen bereits vor dem eigentlichen Termin elektronisch an die Behörde zu übermitteln. Damit kommen Sie zwar nicht um den Besuch der Behörde herum. Sie stellen jedoch sicher, dass die Prüfenden Zugang zu allen wichtigen Dokumenten haben und sie können sich eine Menge Papierkram sparen.