Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung: Die besten Tipps für Betriebe im Handwerk

Die nächste Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung steht an – und Sie wissen nicht genau, was auf Sie zukommt? Kein Grund zur Panik. Hauptsache, Sie kennen als Chefin oder Chef eines Unternehmens oder wenn Sie sich gerade selbstständig gemacht haben, die Grundlagen rund um das Thema Betriebsprüfung. Unser Experte Stefan Jung, Leiter Arbeitgeberservice der IKK classic in Düsseldorf, beantwortet deshalb die wichtigsten Fragen: Wie läuft die Prüfung ab? Was sollte man bei der Vorbereitung beachten? Was droht bei Auffälligkeiten?

Darüber hinaus werden die Beschäftigungsverhältnisse der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer durchleuchtet. Zum Beispiel darauf hin, ob eine Scheinselbstständigkeit besteht.

Diese Prüfung ist im Sozialgesetzbuch (SGB IV) verankert. Die Rentenversicherungsträger sind dazu verpflichtet, alle vier Jahre eine solche Prüfung bei Unternehmen vorzunehmen. Seien Sie also sicher: Egal, ob früher oder später. Die nächste Prüfung kommt.

Als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber können Sie diese auch beim Rentenversicherungsträger beantragen. So kann diese beispielsweise zur gleichen Zeit mit einer steuerlichen Außenprüfung durch die Finanzbehörden erfolgen.

Wie ist der Ablauf einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung?

Der Rentenversicherungsträger kündigt eine Betriebsprüfung mit ausreichend Vorlauf an. Die Ankündigung erfolgt einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung. Dazu bekommen Arbeitgeberinnen oder Arbeitgeber einen Erhebungsfragebogen zugeschickt. Darin werden allgemeine Informationen zum Unternehmen und dessen Struktur abgefragt. Zum Beispiel, ob freie Mitarbeitende auf Honorarbasis beschäftigt sind oder wann die letzte Steuer-Außenprüfung stattgefunden hat.

Darin müssen Sie auch angeben, wo die Prüfung stattfinden soll. Etwa bei Ihnen im Unternehmen oder im Büro der Steuerberatung oder im Lohnbüro. Wichtig ist, einen Ort auszuwählen, an dem alle nötigen Unterlagen (Lohnbuchhaltung, Rechnungswesen und Belege) am Tag der Betriebsprüfung zugänglich sind.

Wenn Sie den Fragebogen ausgefüllt und zurückgeschickt haben, erhalten Sie von der Rentenversicherung eine Prüfungsankündigung, in der Ort, Datum, Prüfungszeitraum und die prüfenden Personen festgelegt sind. Sollten Sie diesen Termin verschieben wollen, müssen Sie einen Antrag stellen und die Gründe dafür nennen.

Seit 2012 besteht übrigens die Möglichkeit, diese Unterlagen bereits vor dem eigentlichen Termin elektronisch an die Behörde zu übermitteln. Damit kommen Sie zwar nicht um den Besuch der Behörde herum. Sie stellen jedoch sicher, dass die Prüfenden Zugang zu allen wichtigen Dokumenten haben und sie können sich eine Menge Papierkram sparen.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung?

Die Dauer der Betriebsprüfung variiert von Betrieb zu Betrieb. Der Ablauf kann sich unter Umständen auch in die Länge ziehen. Das hängt von unterschiedlichen Faktoren wie der Größe des Unternehmens oder der Komplexität der Buchführung ab. Bei kleineren Familienbetrieben sind es in der Regel ein bis zwei Tage. Bei mehreren Hundert Mitarbeitenden dauert es entsprechend länger. Dann sind in der Regel auch mehrere Prüferinnen und Prüfer vor Ort.

Wichtig ist: Die Prüfenden kommen während der Arbeitszeit. Die Rentenversicherungsträger sind deshalb verpflichtet, die Prüfung so durchzuführen, dass der Alltag nicht unzumutbar beeinträchtigt wird.

Was passiert bei Auffälligkeiten?

"Wenn während der Betriebsprüfung Unregelmäßigkeiten oder Auffälligkeiten festgestellt werden, wird ein Prüfbericht erstellt", sagt Jung. Darin werden Beiträge nachberechnet oder gutgeschrieben. In der Regel ist das mit Säumniskosten verbunden.

Wenn Sie alle aufgeführten Punkte beachten, sollten Sie gut auf die nächste Betriebsprüfung vorbereitet sein.