Frau liegt krank mit Schnupfen im Bett und betätigt ihr Smart Phone

Digitale Krankschreibung: Das sollten Handwerksbetriebe beachten

Bald ist der "gelbe Schein" aus Papier Geschichte. Denn ab dem 01.01.2023 ist sie verpflichtend für Ärztinnen und Ärzte, Krankenkassen sowie Arbeitgebende: die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU. Wir erklären, was sich zukünftig ändert und wie die Übergangsphase aussieht.

77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden von Ärztinnen und Ärzten pro Jahr ausgestellt. Die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) setzt dieser Zettelwirtschaft ein Ende. Doch ein seit Jahrzehnten bewährtes System lässt sich nicht so einfach auf Knopfdruck umstellen.

Welche Änderungen bringt die neue digitale eAU mit sich?

Bislang mussten sich Arbeitnehmende am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit krankmelden und nach dem Arztbesuch einen "gelben Schein" bei ihrer Arbeitgeberin bzw. ihrem Arbeitgeber und der Krankenkasse einreichen, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als die zulässigen drei Tage, die sogenannten Karenztage, andauerte.

Dieser "gelbe Schein", also die Krankschreibung von der Ärztin oder vom Arzt, beinhaltete stets eine Seite für die Krankenkasse sowie eine Seite für Arbeitgebende. Diese musste von der Patientin oder dem Patienten jeweils weitergeleitet werden. Arbeitgebende wurden dadurch informiert, bei welcher Ärztin bzw. welchem Arzt Arbeitnehmende sind und für welchen Zeitraum sie als arbeitsunfähig krankgeschrieben wurden.

Zwei Dachdecker bei der Arbeit

Betriebliches Eingliederungsmanagement

Psychische Belastungen im Beruf, eine schwere Erkrankung oder ein Unfall sind häufige Ursachen, warum ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum hinweg arbeitsunfähig ist. Betriebliches Eingliederungsmanagement (kurz: BEM) hilft dabei, die erkrankten Beschäftigten möglichst schnell zu rehabilitieren. Zum BEM

Ab 1. Januar 2023 erhalten Arbeitnehmende diese Papiere für Krankenkasse und Arbeitgebende nicht mehr. Bei der neuen elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) übermittelt die Vertragsärztin bzw. der Vertragsarzt oder das Krankenhaus die entsprechenden Daten direkt elektronisch und verschlüsselt an die Krankenkasse der Patientin bzw. des Patienten.

Arbeitnehmende haben nur noch die Pflicht, sich am ersten Tag der Krankheit unverzüglich bei ihren Vorgesetzten arbeitsunfähig zu melden, sie über die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit zu informieren (Anzeigepflicht) und nach den Karenztagen ggf. ihre Ärztin oder ihren Arzt aufzusuchen. Die Pflicht, Arbeitgebenden die Krankschreibung vorzulegen (Nachweispflicht), entfällt.

Arbeitgebende müssen die Daten zur Arbeitsunfähigkeit, die sie bislang über den "gelben Schein" direkt von ihren Arbeitnehmenden bekamen, im Rahmen des eAU-Verfahrens zukünftig direkt bei der Krankenkasse des kranken Mitarbeitenden abrufen.

Betroffen von den Änderungen sind vorrangig gesetzlich Versicherte. Bislang nicht erfasst von der digitalen Übermittlung sind u.a. Privatversicherte, Krankschreibungen durch Ärztinnen bzw. Ärzte im Ausland, Erkrankungen eines Kindes, Physiotherapie- und Reha-Maßnahmen.

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    Was gilt in der Übergangsphase?

    Der Pflichttermin für Betriebe zur Teilnahme am neuen Verfahren ist der 01.01.2023. Bis dahin läuft die Übergangsphase, in der Firmen schon mit dem neuen Verfahren "üben" können. Die Teilnahme am Datenaustausch rund um die neue eAU ist für Krankenkassen bereits seit 01.01.22 obligatorisch. Auch Ärztinnen und Ärzte sind seit 01.07.2022 in der Pflicht, doch bislang haben erst etwa 66 Prozent der Praxen die entsprechenden Daten an die Kassen übermittelt.

    Betriebe müssen mit der Abfrage der Daten zur Arbeitsunfähigkeit erst zum Jahresende nachziehen. Momentan erhalten Versicherte die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für ihre Arbeitgebenden noch in Papierform.

    Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

    Seit Herbst 2021 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz eAU) Schritt für Schritt eingeführt. Doch was genau ist die eAU und welche Auswirkungen hat die Einführung auf Betriebe und ihre Beschäftigten? 

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    Chancen und Herausforderungen der eAU für Betriebe

    Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein weiterer Mosaikstein für ein zukunftsfähiges Gesundheitswesen. Die bundesweite Vereinheitlichung sorgt in Betrieben für eine raschere Informationsübermittlung und damit eine zuverlässigere Personalplanung. Der bürokratische Aufwand wird deutlich verringert und der gesamte Prozess für Arbeitnehmende vereinfacht. Zudem sorgt die zunehmende Digitalisierung für eine Einsparung wertvoller Ressourcen, wie etwa Papier.

    Doch die individuelle Datenabfrage bedeutet für Arbeitgebende zunächst einen organisatorischen Mehraufwand. Die Herausforderungen liegen vorrangig in der Notwendigkeit, neue Schnittstellen und Prozesse zu implementieren. Die elektronische Anforderung und Überwachung der eAU sowie der Umgang mit eventuellen Störungen bedeutet ein Mehr an Verantwortung für die einzelnen Lohnsachbearbeitenden. Zudem läuft in der Übergangszeit und für Sonderfälle parallel noch das alte Verfahren mit Papier. Umso wichtiger ist es, dass sich Betriebe rechtzeitig auf das neue Prozedere und seine Besonderheiten vorbereiten.

    3 Vorbereitungstipps zur neuen eAU

    Um eine reibungslose Umstellung zum Jahreswechsel zu gewährleisten, sollten Betriebe sich frühzeitig mit den Änderungen auseinandersetzen und die neuen Prozesse testen. Nur so können Stolpersteine – technischer oder prozessualer Natur – rechtzeitig erkannt und angepasst werden.

    eAU – Infoblatt zum Download

    Hier lesen Sie weitere wichtige Infos rund um die elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung sowie ein Infoblatt zum Download. Zu den eAU Informationen

    IKK-Experte Stefan Jung nennt drei Punkte, auf die Betriebe schon jetzt ihr Augenmerk richten sollten:

    • 1. Krankmeldung vereinheitlichen

      Arbeitnehmende müssen wissen, bei wem, wann und auf welchem Wege sie sich krankmelden müssen.

      Dies ist in vielen Betrieben nicht vereinheitlicht: Der eine meldet sich bloß per WhatsApp beim Kollegen, der andere schreibt eine E-Mail an den Chef und ein Dritter ruft direkt in der Personalabteilung an. Es sollte jedoch einen festgelegten Ablauf für diesen Fall geben, wie z.B. der Anruf bei direkten Vorgesetzten am ersten Krankheitstag bis spätestens 9 Uhr. Wer informiert wen wann worüber? Das wird idealerweise in einer Betriebsvereinbarung schriftlich festgelegt.

    • 2. Prozess der Weiterleitung der Information innerhalb des Betriebs

      Wenn festgelegt wurde, bei wem sich kranke Mitarbeitende als arbeitsunfähig abzumelden haben, ist die sinnvolle Weiterleitung dieser Information innerhalb des Betriebs abzubilden. Sind beispielsweise direkte Vorgesetzte zu informieren, so muss festgelegt werden, an wen diese die Information intern weiterleiten, z.B. an die jeweiligen Kolleginnen und Kollegen in Lohnabrechnung und Zeiterfassung.

    • 3. Üben, üben, üben!

      Viele Firmen nehmen schon jetzt am neuen Abrufverfahren teil. In 2022 erhielt die IKK classic bereits 114.000 Abfragen und auch der GKV-Spitzenverband schaut optimistisch auf den Jahreswechsel. Nutzen auch Sie die letzten Wochen und Monate, bevor es "ernst" wird. Bereiten Sie sich vor. Testen Sie die neuen, digitalen Prozesse und Software-Lösungen.

    Online-Seminar zur eAU

    Seminarangebot im Oktober: Elektronische AU-Bescheinigung – Ausblick 2023

    Unser Experte Stefan Jung informiert Sie über die praktische Umsetzung im Betrieb, konkrete Pflichten von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden sowie die Vorteile des neuen Verfahrens mit der eAU.

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