Als Unternehmer den Urlaub vorbereiten: Tipps für eine stressfreie Auszeit

Immer Handy an, immer erreichbar sein? Keine gute Idee. Stattdessen: Öfter mal – buchstäblich – abschalten! Expertin Marloes Göke, Beraterin für Selbstständige, gibt Ihnen wertvolle Praxis-Tipps und verrät: Ein entspannender Urlaub basiert auf einer durchdachten Urlaubsplanung.

"Nach wie vor gilt in der Arbeitswelt als erfolgreich, wer ‚busy‘ und immer erreichbar ist, auch abends und am Wochenende", erläutert Marloes Göke. "Doch ohne Pausen sinkt unsere Leistungsfähigkeit. Die Fehleranfälligkeit nimmt zu und die Qualität nimmt ab. Dies kann zu einer massiven Schieflage führen – sowohl für das Unternehmen als auch für die Gesundheit der Chefinnen und Chefs."

Fällt es auch Ihnen schwer, sich Urlaub zu nehmen und Ihren Betrieb und die Verantwortung "loszulassen"? Um beruhigt wegzufahren, müssen Sie als Führungskraft lernen, Ihren Mitarbeitenden zu vertrauen. Wenn Sie zudem die folgenden Tipps im Rahmen einer gut organisierten Urlaubsplanung berücksichtigen, steht Ihrem Urlaub nichts mehr im Wege:

Planen Sie Ihren Urlaub so rechtzeitig, dass genügend Zeit bleibt, alles für Ihre Abwesenheit zu organisieren. Sie sollten ihn im Unternehmen mindestens zwei Monate im Voraus ankündigen. Denken Sie auch daran, Kundinnen und Kunden so früh wie möglich über Ihren Urlaub zu informieren und wer Sie vertreten wird.

Da Sie die Chefin oder der Chef sind und selbst bestimmen, wie viele Tage Urlaub Sie nehmen, sollten Sie nicht zu knapp kalkulieren. Wenn Sie wegfliegen, bauen Sie vor Abflug und nach Ankunft jeweils ein bis zwei freie Tage zeitlichen Puffer ein. So brauchen Sie nicht "direkt von der Werkbank zum Flughafen" zu hetzen und haben auch nach der Rückkehr von Ihrer Reise ausreichend Zeit, in Ruhe "anzukommen". Natürlich nur, wenn betriebliche Belange nicht entgegenstehen.

Insbesondere kleinen Betrieben mit bis zu fünf Mitarbeitenden raten die Kreishandwerkerschaften zur Anordnung eines Betriebsurlaubs. Für diese sogenannten „Handwerkerferien“ wird ein fester Zeitraum von etwa zwei Wochen festgelegt und dieser auch nach außen an die Kundschaft sowie Geschäftspartnerinnen und -partner kommuniziert.

Kundinnen und Kunden wissen dann Bescheid, dass in diesem Zeitraum keine Aufträge bearbeitet werden können und es dadurch zu Verzögerungen kommt. Für Sie als Betriebsinhabende und Ihre Mitarbeitenden bedeutet das: weniger Stress!

Auch Prozesse im Betrieb können Sie mit Betriebsferien vereinfachen, da die Urlaubsplanung im Team geregelt ist und sich die Jahresplanung angesichts der Aufträge flexibler gestaltet.

Der Gedanke, zwei Wochen im Urlaub zu sein, hat zunächst keinen direkten Erholungswert für Betriebsinhabende. Während Arbeitnehmende beim Thema Urlaub ins Schwärmen geraten, verziehen Chefs und Meister oft eher unwillig das Gesicht. Ein Grund ist ihr hohes Verantwortungsgefühl. Marloes Görke erklärt: "Die Firma ist ‚ihr Baby‘, sie sind stark damit verbunden und wollen, dass alles möglichst perfekt läuft. Darin spiegelt sich ein Kontrollbedürfnis wider, das bei Urlaub und Abwesenheit nicht erfüllt werden kann."

Benennen Sie im Unternehmen eine ebenso erfahrene wie zuverlässige Person als Urlaubsvertretung. Dieser oder diese Mitarbeitende sollte mit allen Abläufen im Betrieb vertraut und in der Lage sein, notwendige Entscheidungen zu treffen. Prüfen Sie, ob Ihre Vertretung dafür eventuell von Ihnen ausgestellte Vollmachten oder andere Unterlagen benötigt und hinterlassen Sie Ihrer Vertretung eine Rufnummer, unter der Sie in dringenden Fällen erreichbar sind.

"Oft hat sich eine Unternehmensstruktur entwickelt, die auf die Chefin oder den Chef abgestimmt ist", sagt Marloes Göke. "Dadurch wird die Person zu einem sogenannten Bottleneck (Flaschenhals) – alles läuft über sie. Dann hängt das Unternehmen von ihr ab und deren Abwesenheit würde eine Störung im System bedeuten."

Doch die Expertin hat ein Gegenmittel parat: "Definieren Sie Verantwortungs- und Aufgabenbereiche. Übertragen Sie mehr Eigenverantwortung an Ihr Team und fordern Sie diese auch aktiv ein. Üben und testen Sie dies vorab mit kürzeren Abwesenheiten – ohne Kontrollanrufe o. ä. – und analysieren Sie die Phase anschließend im Team."

Prüfen Sie, ob in Ihre Urlaubszeit Termine fallen, die Sie verlegen oder Fristen, die Sie wahren müssen. Vergewissern Sie sich, dass offene Rechnungen rechtzeitig bezahlt werden und genug Geld auf dem Geschäftskonto ist, um während Ihrer Reise alle laufenden Kosten zu decken.

Informieren Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner. Erstellen Sie eine Abwesenheitsnotiz für eingehende E-Mails auf Ihrem Firmen-Account. Darin sollten Sie zumindest den Zeitraum Ihrer Abwesenheit und die Kontaktdaten Ihres Vertreters oder Ihrer Vertreterin benennen. Auch sollten Sie darauf hinweisen, dass eingehende E-Mails nicht weitergeleitet werden und Sie nach Ihrer Rückkehr darauf zurückkommen.

Wer meint, es würde ja nicht schaden, im Urlaub ab und an in die Mails zu schauen oder Anrufe zu beantworten, um weiterhin "auf dem Laufenden" zu bleiben, der irrt. Man braucht vielleicht nicht gleich den Begriff "Digital Detox" zu bemühen, doch dass Körper und Geist dankbar sind, wenn man zwischendurch ein paar Tage lang nicht am Smartphone hängt, liegt auf der Hand.

Zudem haben Chefinnen und Chefs eine Vorbildfunktion: Wenn Sie auf Ihrer Reise erreichbar sind und womöglich sogar auf einzelne Mails reagieren, fühlen sich möglicherweise einige Mitarbeitende genötigt, im Urlaub das Gleiche zu tun.

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um sich nach Ihrer Reise wieder in Ihre Arbeit hineinzufinden. Planen Sie zumindest einen oder zwei Tage ein, um die wichtigsten Angelegenheiten zu erledigen und im Betrieb wieder auf den neuesten Stand zu kommen.

Prüfen Sie auch, ob die Urlaubsplanung im Vorfeld ausreichend war und passen Sie die Vorbereitung entsprechend vor dem nächsten Urlaub an. Hierfür ist es hilfreich, eine Checkliste zu führen, damit Sie nicht vor jedem Urlaub neu überlegen müssen, was im Rahmen der Urlaubsplanung zu beachten ist.

Sie sehen: Eine solide Urlaubsplanung beruhigt, denn Sie können sicher sein, dass das Geschäft während Ihrer Abwesenheit reibungslos weiterläuft. Sorgfältige Vorbereitung und Organisation sind bei der Planung die Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie diese Tipps zur Urlaubsplanung im Unternehmen beachten, werden Sie Ihren wohlverdienten Urlaub in vollen Zügen genießen können und erholt, gut gelaunt und energiegeladen zurückkehren.